Деловые переговоры – важный этап перед заключением договора. Автор рассказывает, что необходимо учесть при подготовке встречи на высшем уровне, какие организационные вопросы решить принимающей стороне, как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров; дает советы по протокольным аспектам встречи делегации (кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров). Выясняем, как фиксировать договоренности, которые удалось достичь на переговорах, если до заключения договора дело не дошло.
Одна из важнейших задач делового общения – создание благоприятного имиджа компании, который складывается в результате многочисленных контактов с деловыми партнерами. Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие или неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, и как результат – провалу переговоров. Избежать подобных ситуаций поможет знание правил делового этикета и протокола.
Следует отметить, что переговоры собственно начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.
Подготовка переговоров
Организационные вопросы
Если хотите, чтобы все было на высшем уровне, то заранее надо будет:
- составить программу приема деловых партнеров,
- сформировать переговорную команду,
- определить место и время проведения переговоров,
- составить повестку дня для каждого переговорного раунда,
- при необходимости согласовать встречу с заинтересованными организациями или ведомствами.
В программе приема партнеров необходимо подробно и четко обговорить все детали встречи, чтобы постараться избежать непредвиденных ситуаций. Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации – это может быть помощник руководителя или специалист службы протокола.
При разработке программы пребывания необходимо согласовать с приглашенной стороной следующие вопросы:
- категорию гостиницы, количество и тип бронируемых номеров;
- если оплату за проживание осуществляет приглашенная сторона, то форму оплаты (наличными, кредитными картами, безналичным расчетом);
- если проживание оплачивает принимающая сторона, необходимо согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице: адрес гостиницы, условия проживания и т.д.;
- убедиться в наличии въездных виз для зарубежных гостей. В случае их отсутствия, помощь с подготовкой необходимого пакета документов для оформления въездных документов;
- способ передвижения (на машине, самолет, ж/д проезд) и удобное время приезда и отъезда гостей;
- пожелания приглашенной стороны к культурной программе пребывания. При составлении культурной программы целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретные мероприятия, которые предлагает приглашающая сторона.
В программу пребывания делегации как «итоговый организационный» документ лучше включить следующие сведения:
- о встрече и проводах делегации;
- состав участников переговоров;
- размещение в гостинице;
- питание, обслуживание, транспорт;
- проведение деловой части;
- культурная программа;
- ответственные за проведение мероприятий.
После согласования программы пребывания с приглашенной стороной, она утверждается руководителем организации. См. образец оформления этого документа в Примере 1.
За 2–3 рабочих дня до приезда гостей ответственному за прием делегации необходимо:
- проверить информацию о приезде / отъезде делегации: место, точное время прибытия / убытия, номер рейса / поезда. Если оплата проезда была сделана приглашающей стороной, то убедиться, что билеты выкуплены и получены;
- уточнить список официальных членов делегаций с обеих сторон, а также списки сопровождающих их лиц;
- подтвердить бронирование гостиницы и проверить качество номеров, если бронирование было сделано со...
