Top.Mail.Ru

Подтверждаем представительские расходы

Какие расходы являются представительскими, что однозначно можно в них включать, а с чем контролирующие органы точно не согласятся, отнесение каких расходов к представительским является на сегодняшний день спорным. Говорим о нормировании представительских расходов (приводим конкретные примеры), основных рисках и путях их избегания, а также как оформить документы, чтобы не было проблем с налоговой (даем выверенные юристами образцы). Предлагаем удобные таблицы-шпаргалки, содержащие сведения о составе представительских расходов и их назначении; затратах, которые таковыми не являются; необходимых подтверждающих документах.

При проведении деловых встреч с партнерами принимающая сторона несет расходы на официальный прием, а зачастую – ​и на обслуживание прибывших участников. Аналогичные затраты возникают на заседаниях совета директоров или правления. Такие расходы называются в НК РФ представительскими.

Для многих организаций они неизбежны, их признают в целях налогообложения прибыли на основании подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Однако есть ограничения, из-за которых не всегда ясно, какие суммы стоит учитывать при исчислении налогооблагаемой базы, а какие лучше и не пытаться.

Какие расходы относятся к представительским

К представительским расходам относят указанные в НК РФ затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием участников внешних и внутренних деловых встреч, направленных на получение дохода. Место проведения таких встреч не влияет на признание расходов, поэтому при соблюдении обязательных требований можно учесть расходы, понесенные не только в России, но и за ее пределами.

Состав представительских расходов, указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ, различен для встреч с внешними контрагентами и заседаний органа управления организации. Подробнее см. в Таблице 1.

Таблица 1. Состав представительских расходов в зависимости от их назначения

При «доходно-расходной» УСН представительские расходы не признают, так как они не указаны в закрытом перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

А на общей системе налогообложения их, как правило, относят к косвенным (см. письмо Минфина России от 20.09.2011 № 03-03-06/1/578). Применительно к производственной деятельности такие расходы учитываются в периоде их осуществления, а в случае ведения торговли они уменьшают доходы от реализации текущего месяца.

Состав представительских расходов

Список представительских расходов из п. 2 ст. 264 НК РФ закрытый, но сформулирован в самом общем виде, без конкретизации:

  • официальный прием и обслуживание;
  • питание и буфетное обслуживание;
  • трансфер и переводчик.

Детально разобраться в этом списке помогают письма контролирующих органов. Они же предупреждают о рисках и подсказывают, какими документами подтвердить представительские расходы при налогообложении.

Официальный прием и обслуживание

Для признания представительских расходов при налогообложении прибыли организаций внешняя или внутренняя встреча должна удовлетворять 3 критериям:

1) иметь официальный характер;

2) преследовать деловую цель;

3) соответствовать требованиям НК РФ по составу участников.

Выполнение каждого из этих критериев важно правильно задокументировать.

При этом надо учитывать, что есть целый ряд расходов, которые не могут быть отнесены к представительским:

  • затраты на проведение неофициальной встречи (в кафе, ресторане) с потенциальными партнерами (поставщиками), организованной сотрудником организации (письма УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851, от 23.12.2005 № 20-12/97007);
  • затраты на официальный прием и/или обслуживание лиц, которые не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ, т. е. в приведенной нами Таблице 1 (письмо Минфина России от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183).

НК РФ указывает в составе участников встречи, затраты на проведение которой можно учесть в целях налогообложения прибыли, только представителей организаций, однако Минфин России позволяет признать таковыми и расходы на переговоры с обычными физическими лицами, если это фактические или потенциальные клиенты организации (письма Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859).

Питание и буфетное обслуживание

Представительские расходы на питание – ​завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, а также на буфетное обслуживание должны иметь официальный характер и преследовать деловую цель. Например, если ужин в ресторане не носит официального характера, то его стоимость не относят к представительским расходам (письмо УФНС России...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Доход от продажи и сдачи в аренду недвижимости: личный или предпринимательский?

Как делятся средства от ведения бизнеса и личные доходы? Данный вопрос волнует тех граждан, которые зарегистрированы в качестве ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) и при этом имеют в собственности как коммерческую, так и жилую недвижимость, в т. ч. за пределами территории России. Вопросы возникают не только по доходам от аренды, но и по доходам от продажи недвижимого имущества. Объясняем, как на практике они решаются с учетом позиций Минфина, ФНС России и судебной практики.

Выплата дивидендов: налоговые особенности

Узнаете, как поступать в нетипичных ситуациях, связанных с налогообложением выплачиваемых дивидендов, чтобы не навлечь претензии со стороны налоговиков и соблюсти интересы участников (акционеров) общества. Например, про «дивидендный» доход участника на УСН, отказ от дивидендов в пользу другого лица, а также как быть, если участник (акционер) является одновременно работником общества и в связи с этим имеет разнотипные доходы: зарплату и дивиденды, которые облагаются НДФЛ по-разному. Или когда речь идет о выплате дивидендов имуществом (удержать налог не из чего, передача имущества может рассматриваться как реализация). Приводим практику судов, позиции Минфина и ФНС России (которые зачастую не совпадают) по спорным вопросам. Комментируем нововведения, которые вступят в силу с 2025 года и к которым надо готовиться заранее.

Правомерно ли доначисление ИФНС налога, когда из экспедирования выделяется стоимость фрахта?

Выплачиваем доход турецкому экспедитору (он не является перевозчиком, перевозчик – резидент Швейцарии). Этот экспедитор организует международную перевозку груза (по маршруту Аргентина – РФ). Налог с доходов не удерживаем в качестве налогового агента. При налоговой проверке возникли проблемы. Правомерно ли вообще доначисление инспекцией налога (они из экспедирования выделяют стоимость фрахта и требуют доплатить налог)? Если налог необходимо будет начислить: по ставке 5% как по соглашению с Турцией? Или могут требовать начислить 10%, т. к. фактический перевозчик – Швейцария, а с ними соглашения приостановлены? В том случае если будет начислен налог, сможем ли судиться и каковы шансы выиграть суд?

Получаем УКЭП в ФНС России

Рассказываем, кому налоговая инспекция выдает усиленную квалифицированную электронную подпись, куда можно обратиться помимо ФНС России, какие документы представить, в какие сроки будет готова электронная подпись, кто может ее получить на организацию, каков срок действия ключей электронной подписи, где и для чего можно использовать УКЭП.

Доход от продажи и сдачи в аренду недвижимости: личный или предпринимательский?

Как делятся средства от ведения бизнеса и личные доходы? Данный вопрос волнует тех граждан, которые зарегистрированы в качестве ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) и при этом имеют в собственности как коммерческую, так и жилую недвижимость, в т. ч. за пределами территории России. Вопросы возникают не только по доходам от аренды, но и по доходам от продажи недвижимого имущества. Объясняем, как на практике они решаются с учетом позиций Минфина, ФНС России и судебной практики.

Обзор налоговой реформы – 2025

Статья с комментариями эксперта о масштабных изменениях в налоговом законодательстве, которые вступают в силу с 2025 года. В частности, о поправках в отношении НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль, акцизов, упрощенной системы налогообложения, земельного налога и налога на имущество, государственной пошлины и др. Кроме того, затрагиваем введение нового туристического налога, а также отдельное регулирование налоговой амнистии при дроблении бизнеса и закон о налоговом кешбэке.

Правомерно ли доначисление ИФНС налога, когда из экспедирования выделяется стоимость фрахта?

Выплачиваем доход турецкому экспедитору (он не является перевозчиком, перевозчик – резидент Швейцарии). Этот экспедитор организует международную перевозку груза (по маршруту Аргентина – РФ). Налог с доходов не удерживаем в качестве налогового агента. При налоговой проверке возникли проблемы. Правомерно ли вообще доначисление инспекцией налога (они из экспедирования выделяют стоимость фрахта и требуют доплатить налог)? Если налог необходимо будет начислить: по ставке 5% как по соглашению с Турцией? Или могут требовать начислить 10%, т. к. фактический перевозчик – Швейцария, а с ними соглашения приостановлены? В том случае если будет начислен налог, сможем ли судиться и каковы шансы выиграть суд?

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.