Особенности оплаты гостиниц при направлении работников в командировки

Законодательные изменения

В последние годы наблюдается активное развитие законодательства в области проживания и регламентации деятельности работников в служебных командировках:

• с 01.01.2025 начало действовать Положение о классификации средств размещения (утв. постановлением Правительства РФ от 27.12.2024 № 1951), согласно которому все средства размещения (гостиницы, отели, кемпинги, базы отдыха и др. ¹) должны пройти классификацию и быть внесены в единый реестр ²;
• с 01.09.2025 вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501) ³;
• с 06.09.2025 заработала новая редакция ст. 14.39 КоАП РФ ⁴, вводящая штрафы для гостиниц, не прошедших обязательную классификацию, но продолжающих работать.

Таким образом, с сентября 2025 года поменялась практически вся система проживания в гостиницах в период нахождения в командировках, включая отчетную документацию. Хотя новые правила направления сотрудников в командировки радикально не отличаются от прежних, отсутствие правоприменительной практики на фоне новой системы регистрации гостиничного бизнеса вызывает вопросы. Неправильное понимание новых правил может создать у компаний как финансовые, так и юридические проблемы.

Судебную практику касательно вопросов компенсации работнику проживания при предоставлении подложных (сомнительных) документов можно условно разделить на споры с работниками и госорганами (налоговой инспекцией и СФР). Рассмотрим их подробнее.

Компенсация работнику расходов на проживание

Для начала напомним, что согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам по командировкам относят в том числе и расходы по найму жилого помещения (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Возмещение расходов работодатель осуществляет только на основании подтверждающих наем и оплату проживания документов. Конкретный перечень документов в законе не определен. Это могут быть, например, чеки или бланки строгой отчетности ⁵, счета ⁶ и справки ⁷ из гостиницы.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ⁸ к обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся:

• наименование документа;
• дата его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление (либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события);
• его подпись, фамилия и инициалы (либо иные реквизиты, необходимые для его идентификации).

Причем в ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете установлено, что не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни,в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

И здесь возникает вопрос: как представителю работодателя определить, какие документы относятся к реальным фактам хозяйственной жизни, а какие нет?

В целом до упомянутых поправок вопрос с компенсацией расходов сотрудникам на проживание в командировке не вызывал больших сложностей. Работники бухгалтерий считали, что они не эксперты, чтобы проверять подлинность документов, в том числе и соблюдение гостиницей законодательства, и компенсировали проживание по любым бумагам (счетам, кассовым документам и пр.) ⁹.

Обычно в качестве аргумента для принятия на оплату таких документов приводились письма Минфина России от 26.09.2019 № 03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 № 03-03-06/1/72532 ¹⁰.

Как видите, Минфин России полагает, что, если гостиница не соблюдает...