Работникам выплачивается не только обычная заработная плата. В зависимости от выполняемой работы сотрудник может получать компенсации за особые условия труда, например за работу во вредных или опасных условиях, в тяжелых климатических условиях и т. д. Кроме того, в некоторых случаях полагается оплата проживания, дороги к месту отдыха и обратно и компенсация прочих расходов. К тому же ст. 164 ТК РФ обязывает работодателей возмещать сотрудникам те затраты, которые понесены ими в связи с исполнением трудовых функций. В частности, это касается дистанционных работников, которых из-за пандемии и законодательных новшеств становится все больше. Причем вопросы налогообложения всех подобных выплат регулируются налоговым законодательством, которое тоже необходимо учитывать. Анализируем спорные ситуации и даем рекомендации, как лучше поступить.
Компенсации при исполнении трудовых обязанностей
Общие основания для выплаты работникам компенсаций поименованы в ст. 165 ТК РФ. К ним отнесены:
- направление в служебную командировку;
- переезд человека на работу в другую местность;
- исполнение государственных или общественных обязанностей;
- совмещение работы с получением образования;
- вынужденное прекращение работы не по вине работника;
- предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;
- некоторые случаи прекращения трудового договора;
- задержка по вине работодателя выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности при увольнении.
Трудовое законодательство вопросы налогообложения НДФЛ указанных компенсаций не регулирует. Поэтому, чтобы правильно осуществить выплаты сотрудникам, работодателю необходимо обратиться к нормам гл. 23 НК РФ.
В ст. 217 НК РФ поименованы виды доходов физических лиц, которые освобождены от налогообложения НДФЛ. В их числе названы компенсационные выплаты в соответствии с законодательством РФ федерального, регионального и местного уровней, которые связаны с исполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).
На первый взгляд, все просто. Все компенсации, предусмотренные ст. 165 ТК РФ, не облагаются НДФЛ на основании названной нормы. Однако на практике этот вопрос значительно сложнее, и в каждой ситуации есть свои нюансы. Приведем для примера письма Минфина России и ФНС России, изданные в 2021 году, и разберемся, когда компенсации затрат освобождаются от НДФЛ, а когда налог безопаснее удержать.
НДФЛ при компенсации командировочных расходов
В составе командировочных расходов меньше всего вопросов вызывают суммы, прямо поименованные в ч. 1 ст. 168 ТК РФ. Из-под налогообложения НДФЛ при наличии авансового отчета и подтверждающих документов выводятся расходы работника:
- на проезд к месту назначения и обратно;
- на оплату проживания;
- суточные, то есть дополнительные затраты в связи с нахождением работника далеко от постоянного места жительства (например, стоимость питания).
Помимо указанных расходов, работодатели обязаны компенсировать работникам иные согласованные затраты в связи с исполнением служебного поручения. Список таких затрат приведен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 1. Компенсировать командированным лицам следует расходы:
- на бронирование гостиничного номера;
- оформление проездных документов;
- предоставление в поездах постельных принадлежностей;
- проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.
Кроме того, если работника командировали за границу, то ему следует возместить:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и иных выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Вышеперечисленные расходы освобождаются от НДФЛ, если работник документально подтвердил факт несения расходов и их размер, а также сдал правильно заполненный авансовый отчет и приложил к нему подтверждающие документы (п. 26 Положения о командировках).
В то же время есть ситуации, когда даже обычные командировочные расходы вызывают дополнительные вопросы. В 2021 году контролирующие органы разъяснили, освобождается ли от НДФЛ возмещение командировочных расходов дистанционным работникам.
Как известно, дистанционные работники исполняют свои трудовые обязанности за пределами территории работодателя. При этом они обязаны взаимодействовать с руководителем по рабочим вопросам через Интернет и вовремя выходить на связь (ч. 1 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ). Например, дистанционного работника могут уволить, если он не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней подряд и более длительный промежуток...
