В статье мы продолжаем рассматривать нюансы отправления сотрудников в командировки. Вы узнаете порядок и размеры возмещения расходов, а также налоговые нюансы учета затрат командированного сотрудника. Ну и не обойдем своим внимание проблемы, возникающие при составлении отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах.
В статье автор подробно рассмотрела порядок и размеры возмещения командировочных расходов, а также налоговые нюансы, возникающие при их учете. Вы узнаете об условиях начисления суточных, правомерности расходов на проезд (в т.ч. поездки на такси); о том, как подтвердить электронный билет, о законности расходов на возврат билета, затратах по бронированию и найму жилого помещения и многом другом.
Авансовый отчет
Начнем с того, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. Данный вывод следует из п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).
Унифицированная форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных бумаг:
-
командировочного удостоверения1;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Финансисты в письме Минфина от 19.11.2009 г. № 03-03-06/1/764 отметили, что при оформлении авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствии необходимых приложений к нему (или ненадлежащем их оформлении) указанная в нем сумма затрат не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли. Что же касается других документов, которыми должна оформляться командировка (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)), то их наличие определяется внутренним документооборотом организации и для подтверждения в целях налогообложения прибыли не является обязательным (письма ФНС от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890 и Минфина от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169).
Учтите, что все первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык2. Отметим, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации3. Причем чиновники считают, что в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, будет достаточным произвести однократный перевод на русский язык постоянных показателей данной формы. В последующем же нужно осуществлять перевод изменяющихся показателей первичного документа4. Кстати, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены следующие реквизиты: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. В то же время не потребуется перевода информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов: условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа и иных сведений (письмо Минфина от 14.09.2009 г. № 03-03-05/170).
Московские налоговики в письме УФНС по г. Москве от 11.08.2009 г. № 16-15/082607.2 отметили, что наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрены законодательством. Следовательно, отсутствие результата (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.
Согласно порядку признания расходов при методе начисления датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета5.
Командировочные расходы
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы,...
