Эта статья будет интересна всем кадровикам без исключения. Ведь за правильность ведения, сдачи и хранения кадровой документации отвечают в том числе и они. Как известно, незнание законов не освобождает от ответственности. Поэтому, чтобы избежать досадных ошибок и упущений в своей работе, мы советуем очень внимательно прочитать предлагаемый материал.
В соответствии со статьей 22 ТК РФ работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. А согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровую документацию в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
Обратите внимание: при отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению могут быть привлечены к ответственности не только руководители и иные должностные лица организаций, но также работодатели – физические лица. Какое конкретно наказание понесут нарушители, мы расскажем в статье.
Кто проверит кадровые документы?
Согласно статье 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является федеральная инспекция труда. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в статье 357 ТК РФ.
Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.
Не стоит забывать и про сотрудников Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности, соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).
Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.
Обратите внимание: перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Контролеры не могут требовать документы, информацию, образцы (пробы) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки. Существует специальный документ – распоряжение или приказ о проведении мероприятия, – в котором указаны цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания его проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке. Указанное распоряжение (приказ) инспектор обязан предъявить проверяемому.
«Преступление и наказание»
Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, – это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в пункте 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:
- на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1 000 до 5 000 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Применительно к административному законодательству должностным лицом является лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Поэтому руководители и другие работники организации, а также индивидуальные предприниматели, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное (статья 2.4 КоАП РФ). То есть оштрафовать могут, например, руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.
Частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей. В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных...
