Все большее число предприятий вынуждены в связи с уменьшением объемов производства выбирать между сокращением сотрудников и сокращением их рабочего времени. При этом работодатели, стремящиеся удержать бизнес «на плаву» и сохранить рабочие места путем введения режима неполного рабочего времени, сталкиваются с массой вопросов о том, как провести процедуру в соответствии с нормами законодательства. Одинаков ли порядок введения сокращенного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем и по инициативе администрации предприятия? Какими распорядительными документами следует оформлять новый режим? Как в этом случае должно оплачиваться время труда и отдыха работников? Когда и как предупреждать их о новом порядке работы? Как задокументировать изменение условий трудового договора? Вы найдете ответы на эти и другие вопросы.
Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.
В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IТ-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. Пример 1).
Проверка кадровой документации
В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов — специалистов консалтинговых компаний.
В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:
- полноты состава и правильности оформления кадровой документации;
- системы регистрации кадровой документации;
- системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;
- программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.
Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть «узкие места» и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.
В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.
К кадровой документации относятся:
- Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:
- устав организации (копия);
- лицензии, специальные разрешения (копии).
- Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:
- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
...
