Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Кадровая служба
  3. Делопроизводство в кадровой службе

Указываем справочные данные об организации на бланке письма

0
Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 8 / 2024
Наталия Сараева
эксперт журнала
Отдел кадров время от времени составляет письма, отвечает на запросы сторонних организаций и ведомств. Разъясняем, какой состав сведений об организации должен быть на бланке письма. Как правильно писать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт, электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Узнаете, какие знаки препинания необходимо использовать и как располагать реквизиты. Приводим примеры углового и продольного расположения реквизитов на бланке письма.

Что сказано в нормативной базе

Связанный материал
Составляем письмо-отказ соискателю
№ 01 / 2016
Связанный материал
Как создать «умный» бланк документа в MS Word
№ 01 / 2023

Бланк письма используется для ведения переписки и включает определенный состав реквизитов. Согласно ГОСТ 7.0.97-2016 1 об оформлении организационно-распорядительных документов это:

  • герб Российской Федерации / субъекта РФ / муниципального образования либо эмблема / товарный знак /знак обслуживания организации;
  • наименование организации – автора документа (реже добавляется наименование вышестоящего органа, структурного подразделения или должности лица, ведущего переписку, когда для них изготавливается собственный бланк);
  • справочные данные об организации;
  • зоны для указания:
    • даты и регистрационные номера письма;
    • ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа, на который отвечает данное письмо.

Бланк письма может быть с угловым (Пример 2) или продольным (Пример 3) расположением реквизитов, от этого их состав не меняется. Однако мы видим большое разнообразие в том, какие сведения указывают в качестве справочных данных об организации. С этим вопросом и предлагаем разобраться.

Указания ГОСТ Р 7.0.97-2016 на этот счет по смыслу совпадают с содержимым Методических рекомендаций по применению данного ГОСТ. Приведем более подробную формулировку из Методических рекомендаций:

Фрагмент документа

Пункт 4.8 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

С ними согласуются указания нормативных документов для госорганов, органов местного самоуправления и для государственных организаций:

Фрагмент документа

Пункт 7 Приложения № 3 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)

7. Справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления

Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес государственного органа, органа местного самоуправления, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Что учесть при организации служебной командировки

Кадровая служба
№ 09 / 2024
Правовое обеспечение деятельности

Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Можно ли отправить в командировку специалиста, с которым заключен договор ГПХ. Когда на командировку требуется согласие работника. Каких сотрудников отправлять в командировки запрещено, а для каких есть определенные условия. Как оформляется служебное задание. Каким образом рассчитывать сроки командировки и что считается днем выезда в командировку. Как оплачивается командировка. По какому графику работать и отдыхать в командировке. Что делать, если сотрудник не может выполнить служебное задание в рабочее время. Когда время в служебной поездке может быть признано сверхурочной командировкой. Как взаимодействовать с командированным (получать необходимые работодателю согласия), чтобы остались достоверные доказательства. Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее.

Светлана Зимина
консультант по кадровому делу и трудовому праву

Правила телефонного делового этикета

Кадровая служба
№ 05 / 2024
Технологии эффективности

Далеко не каждый сотрудник, даже тот, кому приходится много общаться по телефону, знает правила телефонного этикета. А ведь от звонка может зависеть как получение важного контакта, так и успех будущего проекта. Даем советы, как начать телефонный разговор и как его завершить; как реагировать на второй звонок во время беседы по телефону; какие правила применяются к видеозвонкам и разговорам по громкой связи и пр.

Ольга Свежакова
бизнес-тренер по этикету и коммуникациям

Как оформить резолюцию

Кадровая служба
№ 06 / 2024
Делопроизводство в кадровой службе

На каких документах должна быть оформлена резолюция руководителя? Какие обязательные элементы в нее нужно включить и какими необязательными, но полезными можно дополнить? На каком этапе она проставляется? Как это делается на бумаге и в электронном виде? Автор делится опытом своей организации. Приводит примеры оформления резолюции и формулировок ЛНА, в которых описан процесс согласования документов.

Наталья Ковальчук
руководитель аппарата генерального директора авиационной компании

Отвечаем на запросы о предоставлении персональных данных

Кадровая служба
№ 02 / 2024
Практические рекомендации

В организацию время от времени приходят запросы от сторонних лиц. Это могут быть как государственные (муниципальные) органы и организации, так и коммерческие компании. В каком случае у работодателя есть обязанность ответить на запрос о представлении персональных данных, а когда он должен (или может) отказать? Какие сроки установлены для ответа на запросы суда, прокуратуры, ОВД, судебных приставов и пр.? Показываем, как организовать процесс ответов на внешние запросы (с образцами оформления ответов на различные запросы, в т.ч. об отказе предоставить сведения, а также примерами исчисления сроков исполнения запросов).

Оксана Аскарова
заместитель начальника управления делами и организационной работы – начальник общего отдела Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

Кадровая служба
№ 08 / 2022
Делопроизводство в кадровой службе

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Светлана Зимина
консультант по кадровому делу и трудовому праву

Что учесть при организации служебной командировки

Кадровая служба
№ 09 / 2024
Правовое обеспечение деятельности

Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Можно ли отправить в командировку специалиста, с которым заключен договор ГПХ. Когда на командировку требуется согласие работника. Каких сотрудников отправлять в командировки запрещено, а для каких есть определенные условия. Как оформляется служебное задание. Каким образом рассчитывать сроки командировки и что считается днем выезда в командировку. Как оплачивается командировка. По какому графику работать и отдыхать в командировке. Что делать, если сотрудник не может выполнить служебное задание в рабочее время. Когда время в служебной поездке может быть признано сверхурочной командировкой. Как взаимодействовать с командированным (получать необходимые работодателю согласия), чтобы остались достоверные доказательства. Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее.

Светлана Зимина
консультант по кадровому делу и трудовому праву

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

Кадровая служба
№ 02 / 2023
Правовое обеспечение деятельности

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.

Александр Айдаев
юрист ООО «Юридическая помощь»

О правильном указании регалий в документах

Кадровая служба
№ 05 / 2023

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ