Когда мы создаем приказ ДСП, руководитель подписывает 1 экземпляр. Далее мы его тиражируем и проставляем номера экземпляров в соответствии со списком рассылки. На оборотной стороне указываем: «Отп.». И указываем количество сделанных копий / экземпляров в соответствии со списком рассылки, а не 1 экземпляр, который был фактически отпечатан до подписания. По наблюдениям, такой подход используется многими государственными органами при массовой рассылке документов ДСП. Не является ли это нарушением?
Такой подход и ваши действия не будут нарушением, если они соответствуют требованиям локальных нормативных актов (ЛНА) вашей организации.
Для ведения конфиденциального делопроизводства в качестве обязательных организации разрабатывают следующие ЛНА:
В крупных организациях может дополнительно разрабатываться Регламент издания конфиденциальных распорядительных документов, в котором подробно фиксируется порядок выбора и учета носителей, виды документов (издаваемых на основе коллегиальности или единоначалия), создание проекта документа в электронном виде при условии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, оформление отметок об ограничении доступа, оформление подлинника, определение экземплярности, возможность создания дополнительных экземпляров, особенности поэкземплярного учета распорядительных документов и их регистрации.
Защита служебной информации в действующем законодательстве и других нормативных правовых актах не имеет однозначного отражения. Проект закона о служебной тайне в свое время не нашел поддержки в государственных структурах, в т.ч. у депутатского корпуса, вопрос о структуре конфиденциальной информации и соотношении различных видов тайн решается в законодательстве по-разному.
Грифом ДСП («Для служебного пользования») обычно отмечается документ, содержащий служебную информацию несекретного характера, относящуюся к вопросам деятельности организации, но ограниченного распространения. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью, которая формально регламентируется Перечнем конфиденциальной информации и документов.
Работа с документами ДСП организуется в настоящее время с учетом действующего постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
На каких документах должна быть оформлена резолюция руководителя? Какие обязательные элементы в нее нужно включить и какими необязательными, но полезными можно дополнить? На каком этапе она проставляется? Как это делается на бумаге и в электронном виде? Автор делится опытом своей организации. Приводит примеры оформления резолюции и формулировок ЛНА, в которых описан процесс согласования документов.
Когда и кого из работников надо знакомить с приказами по основной деятельности? Можно ли вместо проставления подписи разослать копию приказа? Будет ли этого достаточно, чтобы доказать, что сотрудник в курсе порученного? Зачем устанавливать срок ознакомления с приказами? Нужно ли прописывать в ЛНА обязанность работника знакомиться с приказами? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Выясняем, как оформлять в приказе документы-основания. Рассматриваем два варианта: когда приказ издан во исполнение другого документа (нормативного правового акта, ЛНА и пр.), а также когда документы-основания подтверждают обоснованность принятых в приказе решений. Показываем, как это делается в уже необязательных унифицированных формах приказов по личному составу, а также в приказах, составленных в свободной форме.
Рассказываем, в чем разница между подлинником документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной), выпиской. Показываем на примерах разницу в оформлении и юридической силе перечисленных вариантов.
Одна из будничных обязанностей кадровика – ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.
Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т. п.) подписанту этого распорядительного документа?
Практика показывает, что даже опытные кадровики ошибаются, когда указывают даты в документах. Надо ли ставить 0 в начале даты? В каких случаях нужно добавлять кавычки к числу? Когда можно писать год полностью, а когда желательно сократить? Если событие длится несколько дней, то какой знак должен быть между числами – тире или дефис? Нужно ли ставить пробелы? Каковы особенности указания даты на электронном документе? Можно ли употреблять предлог «со» перед цифрой? Когда используется наращивание при записи чисел? Разъясняем просто и понятно, опираясь на ГОСТ.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
