Как правильно оформлять дубликат трудовой книжки в различных ситуациях, какие документы для этого потребуются. Какой установлен срок изготовления и какие особенности передачи дубликата работнику надо учесть, в том числе как оформить дубликат, если трудовая пришла в негодность (с учетом позиции чиновников Минтруда России и здравого смысла). Можно ли отправить дубликат почтой.
Бумажные трудовые книжки не скоро исчезнут из кадрового документооборота. Многим работникам привычнее видеть свою трудовую биографию именно в таком виде: вся информация о трудовой деятельности собрана в одном документе, записи понятны, заверены работодателями. Но, как и любой материальный носитель информации, трудовая книжка имеет определенные недостатки: владелец может ее потерять в период безработности, книжку можно повредить (испачкать, порвать и т. д.). Тогда встанет вопрос об оформлении дубликата. Работник может потребовать дубликат и при недействительности некоторых записей. Поэтому уметь правильно оформить дубликат трудовой книжки должен любой кадровик.
Чем дубликат трудовой книжки отличается от новой трудовой?
Дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника 1.
Соответственно, дубликат трудовой книжки – это повторный экземпляр ее подлинника. То есть в дубликате будет отражена прошлая трудовая деятельность работника (полностью или частично).
Однако есть и другое понятие – новая трудовая книжка. До 2021 года новые трудовые книжки оформлялись:
- при заключении трудового договора впервые;
- в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.
С 2021 года трудовые книжки при заключении трудового договора впервые уже не заводят 2. А вот оформить новую трудовую книжку в случае ее отсутствия работнику со стажем по-прежнему можно, если он начал трудовую деятельность до 2021 года и не перешел на предоставление сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Это делает новый работодатель (тот, к которому сотрудник поступает на работу), а не прежний. В новой трудовой книжке фиксируется трудовая деятельность с чистого листа, прошлые периоды работы в нее не записывают.
Заполнение дубликата в зависимости от обстоятельств
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки установлены гл. V Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок).
Для оформления дубликата работодатель использует собственный бланк трудовой книжки. Сейчас в ходу как бланки нового образца (по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н), так и прежнего (по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), если они были закуплены работодателем до 01.01.2023 3.
Оформление дубликата в связи с утерей трудовой книжки
В п. 27 Порядка указано, что «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку».
Работник получил трудовую книжку при увольнении и затем ее потерял? Значит, обращается по последнему месту работы. Получил ее на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку и потерял? Тогда сотрудник идет к тому работодателю, который вносил переходную запись. Потерял книжку, временно взятую в целях его обязательного социального страхования (обеспечения)? Сообщает об этом текущему работодателю.
Просьба сотрудника об оформлении дубликата при утрате трудовой книжки должна быть письменной (Пример 1). С этого момента отсчитывается срок, отведенный для изготовления дубликата: выдать дубликат необходимо в срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Пример 1. Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей
Работодатель без проблем отразит в дубликате свою часть трудового стажа работника. Если же сотрудник до поступления к нему уже работал, то ему потребуется подтвердить прежний стаж документально.
Какие документы могут подтвердить стаж у других работодателей? В традиционный набор входят:
- трудовые договоры и соглашения к ним;
- копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении, заверенные надлежащим образом, или выписки из...
