Автор выделил три ошибки, которые работодатели допускают чаще всего при расчете отпускных выплат. В частности, неверно определяют состав выплат и расчетный период, а также не включают в расчет среднего заработка премии.
Наступила пора отпусков, у кадровиков работы прибавилось. Ведь важно не просто рассчитать отпускные в срок и выплатить их работникам, но и сделать это без ошибок. Рассмотрим, где работодатели допускают ошибки чаще всего, и как их избежать.
1. Неверно определен состав выплат
Согласно п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение), для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.
Соответственно, чтобы не допустить ошибку, выплаты, в том числе премии, которые включаются в расчет среднего заработка, должны быть:
- предусмотрены системой оплаты труда, то есть зафиксированы в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных нормативных актах организации;
- выплачены за труд – за работу, которую выполняет работник в соответствии со своими трудовыми обязанностями.
Вместе с тем, согласно п. 3 Положения, для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда:
- материальная помощь,
- оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и пр.
ООО «Вектор» предусмотрело в Положении об оплате труда компенсацию стоимости питания и проезда работников. На этом основании компания включала данные выплаты в расчет среднего заработка при исчислении отпускных. Правомерно ли это?
Данный факт нельзя считать правомерным, так как указанные суммы не являются оплатой труда, то есть это не зарплата. Они имеют компенсационный характер. Соответственно, включение их в расчет полностью противоречит нормам п. 3 Положения.
Обратите внимание: на практике возможна и обратная ситуация, когда выплата является частью заработной платы, но не предусмотрена системой оплаты труда. Ее включение будет противоречить нормам п. 2 Положения.
2. Премии неверно включаются в расчет среднего заработка
Порядок включения премий в расчет среднего заработка указан в п. 15 Положения.
Проанализировав нормы данного пункта, можно сделать вывод, что в расчет среднего заработка при исчислении отпускных, когда расчетный период равен 12 месяцам, включаются фактически начисленные в расчетном периоде премии:
- не более 12 ежемесячных премий за один и тот же показатель;
- не более 4 квартальных премий за один и тот же показатель;
- не более 2 полугодовых премий за один и тот же показатель.
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются в расчет среднего заработка независимо от времени начисления вознаграждения.
Таким образом, годовые премии и вознаграждения следует учитывать независимо от момента их начисления. Самое главное условие, которое должно соблюдаться: в расчет среднего заработка следует включать премию за год, предшествующий расчетному периоду.
Обратите внимание, что согласно п. 15 Положения, в случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, премии и иные вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и иные вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном п. 15 Положения.
Также при расчете отпускных порой возникают ошибки при включении разовых премий. Рассмотрим, при каких условиях их можно включить в расчет отпускных. Для этого обратимся к письму Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21. Там указано, что поскольку при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (ст. 139 ТК РФ), то в расчет среднего заработка будут включаться те премии (в том числе разовые премии), которые отражены в положениях об оплате труда (премировании) работников организаций, при условии начисления их в расчетном периоде. Например, разовая премия менеджеру по продажам за качественное обслуживание клиентов.
Соответственно, в расчет среднего заработка возможно включать разовые премии, но они должны быть, во-первых, предусмотрены системой оплаты труда и, во-вторых, начислены в расчетном периоде (см. также письмо Минздравсоцразвития РФ от 13.10.2011 № 22-21377012-772).
3. Неверно определен расчетный период
Согласно п. 4 Положения, расчет среднего заработка сотрудника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя заработная плата.
При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).
То есть, расчетный период – это 12 предшествующих отпуску месяцев. Например, работник уходит в отпуск в июле 2015 года, соответственно, расчетным будет период с 01 июля 2014 года по 30 июня 2015 года.
Не следует забывать, что согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положения работников.
Первое, что необходимо сделать – это установить расчетный период локальным нормативным актом организации.
Второе, если организация устанавливает иной расчетный период, то, во избежание ошибки, расчет среднего заработка работодателю придется производить два раза: исходя из 12 предшествующих месяцев и исходя из иного периода, установленного внутренними документами организации.
Напомним, положение работника ухудшать запрещено. Соответственно, если при расчете среднего заработка исходя из иного периода он окажется меньше, чем средний заработок, рассчитанный исходя из 12 предшествующих месяцев, то выплатить придется последний.
Также не следует забывать о п. 5 Положения. Здесь говорится, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
- а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством;
- б) он получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- в) он не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- г) он не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- д) ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- е) сотрудник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Во избежание ошибки каждый пункт следует прочесть внимательно. Рассмотрим ситуацию, когда из-за неверного прочтения указанной нормы кадровик допустил ошибку.
В ООО «Вектор» работает инженер Ножкин А.В., который уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск в июле 2015 года. В табеле учета рабочего времени 20 июня стоит код «НН», то есть неявка по невыясненной причине, которая на момент расчета отпускных не была выяснена. Кадровик из расчета данный день исключил. Правомерно ли это?
Нет, это не правомерно, так как противоречит п. 5 Положения. Данный случай здесь не поименован.
Но есть случаи, когда в расчетном периоде сотрудник не работал вообще.
Согласно п. 6 Положения, в случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с пунктом 5 Положения, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.
Чтобы избежать ошибки, рассмотрим, как применить данную норму на конкретном примере.
Менеджер по продажам Ручкина П.Л. уходит в отпуск в августе 2015 года. Соответственно, расчетный период – с 01 августа 2014 г. по 31 июля 2015 г. Но в это время указанная работница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Так как Ручкина работала в период с 01 августа 2013 г. по 31 июля 2014 г. (предшествующий периоду с 01 августа 2014 г. по 31 июля 2015 г.) и получала зарплату, то расчет отпускных можно произвести исходя из этого периода.
Согласно п. 7 Положения в ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные им дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка.
Так же рассмотрим данный вопрос на конкретном примере.
Прораб Клюшкин В.Г. уходит в отпуск 13 июля 2015 г. Соответственно, расчетный период с 01 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г. Но названный сотрудник в этот период не работал в данной организации. Он был принят на работу только 3 марта 2015 г. В таком случае при определении расчетного периода следует применять нормы п. 7 Положения, то есть расчетным будет период с 03 марта 2015 г. по 12 июля 2015 г.
Обратимся к п. 8 Положения. В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).
Секретарь Булкина Г.А. принята на работу 10 июня 2015 г. В этот же день она заболела и проболела до 28 июня 2015 г. 29 июня Булкина вышла на работу и в этот же день уволилась. При увольнении указанной работнице следует выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, так как на период действия трудового договора попадает более половины месяца.
Так как ни одного дня Булкина не отработала, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск ей придется исходя из оклада.
Заметим, что ошибки, допущенные при расчете отпускных, не всегда просто исправить.
Если ошибка привела к уменьшению размера отпускных, то их следует пересчитать и в обязательном порядке доплатить работнику.
Но вот если организация переплатила работнику, то удержать излишне выплаченную сумму не так легко. Здесь возможны два варианта решения проблемы:
- Обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если сотрудник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме.
- Если же работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные можно будет только через суд, да и то лишь в том случае, если суд придет к выводу, что переплата произошла из-за неправомерных действий работника (см. ст. 137 ТК РФ).
