Отчетность для персонифицированного учета

Представление сведений работодателями

Все страхователи до 01.02.2010 г. должны представить в соответствующий орган Пенсионного фонда сведения для персонифицированного учета за 2010 г. о лицах, за которых они уплачивают страховые взносы (п. 12 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 213-ФЗ).

Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах утверждена приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 г. № 987н (далее – Инструкция № 987н). В свою очередь формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования можно посмотреть в постановлении Правления ПФР от 31.07.2006 г. № 192п (далее – Инструкция № 192п).

Индивидуальные сведения могут представляться как в бумажной, так и в электронной форме (на магнитных носителях с электронной цифровой подписью, в т.ч. по каналам связи). С 2011 года, если численность сотрудников превышает 50 человек, то организация обязана представлять сведения в электронном виде с электронно-цифровой подписью (п. 58 Инструкции № 987н).

Для подготовки отчетности вы вправе воспользоваться любой программой, предназначенной для этого. Между тем протестировать файлы со сведениями о застрахованных лицах, подаваемых страхователями в электронном виде, можно с помощью программы CheckXML. Кстати, на сайте Пенсионного фонда (http://pfrf.ru) размещены бесплатные программы для подготовки и проверки документов персонифицированного учета в электронной форме. Вместе с тем не забудьте обновить классификатор адресов России (КЛАДР)¹.

Страхователю необходимо копии представляемых в ПФР сведений хранить по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 47 Инструкции № 987н).

Также работодатель обязан передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда. Указанное правило прописано в ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ). При увольнении сотрудника копию его индивидуальных сведений, которые не были представлены в территориальный орган фонда, следует под расписку передать работнику в день его увольнения (в день прекращения договора гражданско-правового характера) (подп. г п. 67 Инструкции № 987н).

Представление индивидуальных сведений о застрахованных лицах

Предоставляемые в Пенсионный фонд сведения персонифицированного учета включают в себя следующие документы (см. Таблицу 1):

Также у вас могут попросить список застрахованных лиц.

Отметим порядок формирования некоторых реквизитов, общих для всех форм персонифицированного учета:

• отчетный период – символом «Х» отмечается год;
• фамилия, имя, отчество застрахованного лица указываются в именительном падеже;
• коды категорий застрахованных лиц показаны в Таблице 2.

Индивидуальные сведения

Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже отражают в следующих формах:

• СЗВ-6-1 – эта персональная форма представляется, если в отчетном периоде необходимо указать отпуск без сохранения содержания или получение пособия по временной нетрудоспособности или работу застрахованного лица с необходимостью заполнения реквизитов «территориальные условия труда (код)», «особые условия труда (код)», «исчисление страхового стажа», «условия для досрочного назначения трудовой пенсии»;
• СЗВ-6-2 – эта списочная форма представляет собой реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц (заполняется на тех лиц, на которых не представляется форма СЗВ-6-1).

При заполнении индивидуальных сведений нужно учитывать следующие моменты (пункты 71 и 72 Инструкции № 192п):

• «тип сведений» – символом «Х» отмечается одно из следующих значений: «исходные» – если сведения подаются первый раз; «корректирующие» – если сведения подаются с целью изменения ранее поданных сведений; «отменяющие» – если сведения подаются с целью полной отмены ранее поданных сведений;
• «начислено» – сумма начисленных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода;
• «уплачено» – сумма уплаченных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода (сумма излишне уплаченных взносов здесь не учитывается);
• суммы начисленных и уплаченных страховых взносов указываются в рублях с копейками; «С (дд.мм.гггг) По (дд.мм.гггг)» – даты должны находиться в пределах отчетного периода.

Территориальные условия заполняют для работников Крайнего Севера и работающих в зонах отселения и отчуждения (можно посмотреть в Приложении № 1 к Инструкции № 192п).

Период отпуска без сохранения содержания обозначается с использованием кода «АДМИНИСТР», период временной нетрудоспособности – кодом «ВРНЕТРУД». Стаж работника в целях выделения указанных периодов разбивается на необходимое количество записей с указанием данных кодов. При этом проставление в форме СЗВ-6-1 суммарных значений месяцев и дней нахождения на больничном листе либо в административном отпуске не предусмотрено. Например, первый период – с начала отчетного периода и до начала административного отпуска или больничного; второй период – время, когда сотрудник находился в административном отпуске или на больничном; третий период – время продолжения работы.

Периоды работы сотрудника, который неоднократно увольнялся и принимался на работу вновь, отражаются посредством внесения соответствующего количества записей о стаже.

В некоторых случая на одного и того же работника следует оформить две формы СЗВ-6 с различными кодами категории плательщика и совпадающими периодами стажа. К примеру, если сотрудник одновременно занят в двух видах деятельности, находящихся на общей системе налогообложения и едином налоге на вмененный доход (НР и УСЕН). Может получиться и так, что вначале сотрудник работал по основному тарифу, а в течение отчетного периода получил инвалидность (когда сотрудник работал по основному тарифу, указывается код «НР», и за период инвалидности – код «ОЗОИ»).

Страхователь (работодатель) группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пачки. В пачке допускается наличие не более 200 документов (п. 6 Инструкции № 192п). Между тем на форму СЗВ-6-2 действует ограничение на количество записей: 32 000. При представлении корректирующих сведений в СЗВ-6-2 указываются сведения в полном объеме в корректируемом отчетном периоде (п. 72 Инструкции № 192п).

Кстати, в настоящее время законодательно не определено, каким образом следует распределять сумму уплаченных страховых взносов по каждому работнику. Поэтому формирование показателей в форме СЗВ-6 об уплаченных страховых взносах по застрахованным лицам страхователь осуществляет самостоятельно. Чаще всего используется принцип пропорционального распределения.

Опись документов

Опись документов, передаваемых в ПФР (АДВ-6-3), представляется работодателем в составе пачки входящих исходных (корректирующих, отменяющих) документов, содержащих сведения о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (п. 70 Инструкции № 192п).

При формировании описи нужно учитывать следующие моменты:

• символом «Х» отмечаются соответствующий тип сведений (исходные или корректирующие или отменяющие);
• суммы начисленных и уплаченных страховых взносов – указываются суммарные значения в рублях по всей пачке документов.

Как правило, опись по форме АДВ-6-3 формируется только для пачек документов, заполненных по форме СЗВ-6-1. При этом реестр СЗВ-6-2 описью АДВ-6-3 не сопровождается. Тем не менее некоторые отделения ПФР требуют заполнять АДВ-6-3 и на форму СЗВ-6-2.

Опись сведений

Опись сведений (форма АДВ-6-2) содержит данные в целом по страхователю и сопровождает пачки документов и реестров АДВ-6-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 (п. 68 Инструкции № 192п).

При формировании описи нужно учитывать следующие моменты (п. 69 Инструкции № 192п):

• «начислено» – сумма начисленных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода, в рублях;
• «уплачено» – сумма уплаченных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода, в рублях (сумма излишне уплаченных взносов здесь не учитывается);
• сумма доначисленных страховых взносов – указывается сумма доначисленных страховых взносов за отчетный период, в рублях.

Порядок исправления сведений

Территориальный орган ПФР при обнаружении несоответствий в представленных сведениях обязан уведомить предприятие об имеющихся расхождениях и необходимости их устранения. Далее в двухнедельный срок после получения уведомления работодатель должен внести исправления и представить в фонд уточненные данные. Если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, то территориальный орган фонда принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц. При этом ПФР не позднее 7 дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам (п. 41 Инструкции № 987н).

Ответственность

За непредставление в установленные сроки сведений персонифицированного учета либо представления неполных или недостоверных сведений к работодателям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за истекший календарный год платежей в ПФР. Причем удержание указанной суммы производится фондом исключительно в судебном порядке (п. 17 Закона № 27-ФЗ).

Размер подлежащего взысканию штрафа следует определять от суммы взносов только в отношении тех застрахованных лиц, за которых вовремя не были представлены либо представлены неполные или недостоверные сведения. Указанная позиция отражена в письме Пенсионного фонда от 28.06.2006 г. № КА-09-26/6784 и п. 16 Информационного письма ВАС от 11.08.2004 г. № 79.

Особенности представления сведений физическими лицами

В данном разделе мы рассмотрим страхователей, уплачивающих страховые взносы в виде фиксированного платежа (индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой).

Данные лица перечисляют страховые взносы в Пенсионный фонд и фонды обязательного медицинского страхования в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года (п. 1 ст. 14 Закона № 212-ФЗ). При этом стоимость страхового года определяется как произведение минимального размера оплаты труда, установленного на начало финансового года (в настоящее время – 4330 руб.) и тарифа страховых взносов в соответствующий фонд, увеличенное в 12 раз (п. 2 ст. 13 Закона № 212-ФЗ):

В результате за 2010 год для индивидуальных предпринимателей, адвокатов и частных нотариусов размеры страховых взносов составили:

• ПФ – 10 392 руб. (4330 руб. х 20% х 12), в т.ч. для лиц 1966 г.р. и старше: страховая часть – 10 392 руб. (20%), для лиц 1967 г.р. и моложе: страховая часть – 7274 руб. 40 коп (14%), накопительная часть – 3117 руб. 60 коп (6%);
• ФФОМС – 571,56 руб. (4330 руб. х 1,1% х 12);
• ТФОМС – 1 039,20 руб. (4330 руб. х 2% х 12).

Страховые взносы за расчетный период следует уплатить не позднее 31 декабря текущего календарного года (п. 2 ст. 16 Закона № 212-ФЗ).

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам представляется в ПФР до 1 марта 2011 года (п. 5 ст. 16 Закона № 212-ФЗ). Речь здесь идет о форме РСВ-2 ПФР, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 12.11.2009 г. № 895н. Рекомендации по поводу заполнения формы РСВ-2 ПФР можно посмотреть на сайте Пенсионного фонда (www.pfrf.ru).

Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года, один раз в год, но не позднее 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом, представляет следующие сведения (п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя и отчество;
• сумму уплаченных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;
• другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии.

При этом физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, следует отчитаться по форме СЗВ-6-1 (п. 71 Инструкции 192п). Указанное лицо представляет в территориальный орган фонда сведения об уплаченных страховых взносах за отчетный период вместе с копией платежного документа и расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам (п. 42 Инструкции № 987н).

Учитывая большое количество нерешенных вопросов в сфере персонифицированного учета, надеемся, что в ближайшее время по- в ближайшее время по- ближайшее время последуют дополнительные разъяснения специалистов Пенсионного фонда, которые помогут избежать ошибок при формировании индивидуальных сведений. А мы в свою очередь постараемся получить ответы от специалистов ПФР на наиболее интересные вопросы по сдаче индивидуальных сведений.