Правила использования обходного листа при увольнении

Обязательны ли обходные листы

В советское время обходные листы применялись практически во всех организациях. Перед увольнением работник должен был обежать несколько кабинетов, чтобы получить отметку о сдаче выданного ему имущества: пропусков, ключей, удостоверений, спецодежды, книг, документов, средств связи, СИЗ и т. д.

Такая практика помогала сохранить имущество предприятий, которое, на минуточку, было государственным. И хотя трудовое законодательство того времени не обязывало работников оформлять обходные листы, в нормативных правовых актах этот документ активно упоминался. Действовавший в то время Перечень¹  предписывал хранить обходные листы либо в составе личного дела со сроком хранения в 75 лет, либо (не включенные в состав личного дела) в течение 3 лет после увольнения работника.

После распада СССР требование оформлять обходные листы перекочевало во многие российские ведомственные нормативные акты. Например, обязанность сдавать документы и материальные ценности с отметкой в обходном листе была установлена для государственных служащих Федеральной службы по тарифам², Федеральной миграционной службы³, Министерства спорта, туризма и молодежной политики РФ⁴.

В настоящее время действующих нормативных правовых актов, которые бы упоминали необходимость оформления обходных листов, немного. Все они регулируют порядок приема и увольнения госслужащих. В частности:

• гражданские служащие Федерального дорожного агентства обязаны при увольнении сдать в управление административно-кадровой работы служебное удостоверение и обходной лист установленной формы⁵;
• при увольнении гражданских служащих Федеральной службы исполнения наказаний обходной лист сдается в управление кадров ФСИН России или при отсутствии такой возможности – непосредственному руководителю⁶;
• отдел кадров ЦИК РФ обязан выдавать увольняемым обходной лист, форма которого имеет установленную форму, а госслужащий обязан заполнить и сдать этот документ в отдел бюджетного учета и отчетности⁷;
• в день увольнения судебный пристав должен сдать служебное удостоверение и обходной лист⁸;
• в обходной лист уволенного сотрудника органов внутренних дел проставляется начисленная к возмещению сумма⁹ и т. п.

В частных компаниях (ООО, АО, ПАО и т. п.) использовать обходные листы необязательно. ТК РФ и иные нормативные правовые акты, регулирующие трудовые отношения в частных организациях и у ИП, не упоминают этот документ. Однако работодатели вправе ввести в свой документооборот обходной лист, если считают это целесообразным. Кроме того, обязанность оформлять такой документ может быть установлена вышестоящей организацией.

В действующем Перечне типовых управленческих архивных документов¹⁰ обходной лист не упоминается. Работодатель вправе установить срок хранения самостоятельно.

Чем полезен обходной лист

На самом деле обходной лист (его еще называют бегунком) может быть полезен как работодателю, так и работнику.

Выдавая обходной лист, работодатель получает инструмент контроля за возвратом материальных средств, выданных работнику для выполнения им трудовых обязанностей. Если в организации не прописан порядок передачи документов, обходной лист может в какой-то мере заменить это упущение: в нем можно предусмотреть отметку о сдаче служебной документации руководителю подразделения.

Кроме того, личный обход должностных лиц для проставления отметок как бы косвенно подтверждает, что работник не против увольнения. Однако только наличие обходного листа не подтверждает намерение работника уволиться, если нет заявления об увольнении (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2020 по делу № 33-11851/2020).

Работнику обходной лист также может пригодиться. Например, в спорной ситуации подтвердить, что на день увольнения у него не было задолженности перед организацией. Или в случае конфликта доказать, что он сдал конфиденциальные документы, ключи от помещений и пропуск на территорию работодателя.

Правила оформления обходного листа

Порядок оформления, выдачи, заполнения и использования обходных листов целесообразно закрепить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству или в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Продумайте, как вы будете использовать обходной лист, какие меры предпримете, если выявится задолженность (к примеру, работник не сдал переданные ему на хранение материалы или полученные для работы документы). Как поступите, если работник откажется заполнять обходной лист или в период перед увольнением будет на больничном (см. Пример 3). Если такая предварительная работа не будет проведена, заполнение обходных листов со временем станет формальностью, не имеющей практического значения.

Если вы все-таки пришли к выводу, что без обходного листа не обойтись, разработайте бланк этого документа (Пример 1). Работодатели (частные организации и ИП) вправе самостоятельно определить:

• перечень должностей (профессий), при увольнении с которых нужно заполнять обходной лист;
• перечень подразделений и должностных лиц, которые будут ставить отметки в этом листе;
• набор сведений о работнике для указания на бланке (достаточно только Ф.И.О. работника или нужно указать еще его должность (профессию) и структурное подразделение, в котором он работает), целесообразно ли указывать дату увольнения;
• порядок проставления отметок о сдаче дел или отсутствии задолженности (писать о том, что работник сдал какое-то имущество (полис, пропуск и т. д.) или о том, что задолженности нет).

Чаще всего в перечень подразделений включают:

• бухгалтерию (отмечают задолженность по авансовым отчетам);
• склад (сдал ли работник СИЗ, спецодежду и спецобувь, у которых не истек срок носки, выданное оборудование и материалы);
• подразделение, выдающее пропуски и ключи;
• подразделение, в котором сотрудник непосредственно трудился (профильное). Руководитель подразделения отметит, передал ли работник документы, которые были в его ведении, служебный телефон, ноутбук в исправном состоянии, флешки с рабочей информацией и пр.;
• кадровую службу, если работнику нужно сдать полис ДМС, абонемент в бассейн или фитнес-зал, другие документы, позволяющие пользоваться корпоративной инфраструктурой, а учет этих документов ведет кадровик.

На наш взгляд, на бланке обходного листа необходимо разместить:

• наименование организации;
• наименование документа;
• Ф.И.О. работника, его должность;
• дату увольнения;
• таблицу для проставления отметок.

В Примере 1 покажем утвержденный работодателем бланк обходного листа, а в Примере 2– заполненный документ.

Обратите внимание: некоторым работникам нет необходимости проставлять отметки во всех подразделениях. Например, если должность (профессия) не подразумевает выдачу спецодежды и СИЗ, каких-либо материалов, в графе «Склад» можно поставить прочерк.

Можно ли задержать увольнение и наказать работника, если он не сдал обходной лист?

Локальные нормативные акты работодателя не должны содержать нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством¹¹. Если такие нормы есть, они не должны применяться. ТК РФ имеет приоритетное значение. И он устанавливает общий порядок оформления прекращения трудового договора¹²:

• издать приказ об увольнении работника;
• ознакомить работника с приказом или сделать запись о невозможности ознакомления в связи с отсутствием работника на работе в день увольнения;
• выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• выдать (перечислить) расчетные суммы;
• направить работнику документы, связанные с работой.

Как видим, оформление обходного листа при увольнении работника законом не предусмотрено, о чем напоминает и Минтруд России¹³. А специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф говорят о том, что работник вправе отказаться от оформления обходного листа, поскольку действующими нормами его оформление не предусмотрено¹⁴. Поэтому даже если в ЛНА вы прописали, что работник обязан предоставлять в отдел кадров обходной лист, задерживать увольнение из-за отсутствия «бегунка» незаконно.

Работодатель обязан в жестко ограниченные сроки (см. Таблицу ниже) оформить увольнение, то есть выдать работнику трудовую книжку (форму СТД-Р) и произвести расчет вне зависимости от того, есть ли в обходном листе все подписи (см., например, решение Домодедовского городского суда от 19.06.2018 по делу № 2-2167/2018).

* По истечении 3 дней, если работник написал заявление в период испытания; по истечении 7 дней, если заявление написал сезонный работник.

Если работодатель не оформит увольнение из-за отсутствия обходного листа, он нарушит сразу несколько норм ТК РФ, за что наступает административная и материальная ответственность:

• за задержку трудовой книжки по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф должностному лицу, работодателю-ИП или малому предприятию в размере от 1000 до 5000 рублей, остальным организациям – от 30 000 до 50 000 рублей;
• за невыплату зарплаты в установленный срок по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф должностному лицу в размере от 10 000 до 20 000 рублей, ИП или малому предприятию – от 1000 до 5000 рублей, остальным организациям – от 30 000 до 50 000 рублей;
• за задержку зарплаты и других выплат по ст. 236 ТК РФ – выплата работнику денежной компенсации в размере 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченных в срок сумм.

Подчеркнем, что у работодателя практически нет никаких рычагов давления на работника, если тот не желает участвовать в оформлении обходного листа:

• применить дисциплинарное взыскание работодатель не успеет (нет времени ждать 2 рабочих дня, которые закон дает работнику для подготовки письменных объяснений по факту нарушения требований локальных актов), а после увольнения работник уже ничего делать не обязан;
• материальной ответственности за игнорирование заполнения обходного листа также не установлено.

И это подтверждает упомянутая нами выше позиция проверяющих органов.

Поэтому, закрепляя в ЛНА (Пример 3) порядок применения обходного листа, не употребляйте жесткие формулировки («Работник обязан сдать обходной лист» или «Увольнение производится только после получения обходного листа»). Лучше описать порядок увольнения в организации более мягко, например, так: «В день увольнения работнику выдается обходной лист по форме, утвержденной работодателем. После проставления отметок работник возвращает обходной лист в отдел кадров».

Если работник не принес оформленный обходной лист в день увольнения, кадровику придется каким-либо иным образом проконтролировать наличие у него задолженностей. Например, самому обзвонить всех должностных лиц и запросить информацию о сдаче материальных ценностей и документов. Возможно, придется принять от работника несданное имущество. Часть обязанностей можно возложить на непосредственного руководителя увольняемого работника. Чтобы знать, как правильно действовать в такой ситуации, целесообразно закрепить порядок действий сотрудников в ЛНА (см. «1» и «2» в Примере 3).

Если специфика документооборота позволяет, контроль за сдачей работником имущества организации переведите в электронную форму. Организовать это можно, например, в следующем виде:

1. оформлять обходной лист в электронном виде в СЭД (или делать документ в онлайн-формах, где должностные лица проставляют свои отметки);
2. обмениваться информацией о задолженности по электронной почте с руководителями нужных подразделений (направлять им письмо с указанием данных увольняемого работника и получать от них ответные письма с отметками о задолженности).