Кадровое делопроизводство и отмена унифицированных форм

После отмены унифицированных форм у многих появились вопросы. Мы отказываемся не только от унифицированных форм, но и от издания самих документов? Скажется ли это на возможности подтвердить свой трудовой стаж, права на пенсионные и иные льготы? Каковы причины реформы, последствия широкого толкования нововведений и к чему мы стремимся? Взгляд с трех точек зрения дает более «объемное» видение ситуации. Слово нашим экспертам.

Революция состоялась

Вступление в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) коренным образом меняет сложившиеся подходы к формированию первичных учетных документов и их использованию не только в системе бухгалтерского учета, но и управления в целом. Данный закон устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяя лишь его обязательные реквизиты:

Революционным изменением в правилах документирования является отсутствие в Законе № 402-ФЗ требования об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, используемые в организации, утверждает ее руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. И только для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Благие намерения

В чем причина таких новелл? Изменения в порядке оформления фактов хозяйственной деятельности и бухгалтерских операций вызвано необходимостью внедрения у нас основополагающих подходов международных стандартов финансовой отчетности, согласно которым многие факты отражаются в учете в соответствии с профессиональным суждением работников бухгалтерской службы (квалификация фактов хозяйственной жизни, оценка объектов учета и т.п.).

Отказ от унифицированных форм связан с расширением в хозяйственной практике ситуаций, которые не могут быть задокументированы в стандартных рамках типовых форм первичных документов.

Широкое развитие компьютерных технологий определило и необходимость узаконивания электронных документов, которые не могли быть предусмотрены альбомом унифицированных форм первичных документов. В этой связи в законе устанавливается, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это уравнивает в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и электронные с электронной подписью.

В Законе № 402-ФЗ установлена необязательность бумажных копий электронного документа, которые изготавливаются, только если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Последствия широкого толкования

Каковы последствия широкого толкования необязательности унифицированных форм документов?

Во-первых, работники бухгалтерий и кадровых служб могут понимать Закон № 402-ФЗ как возможность отказа от отдельных первичных документов как таковых. Такая «экономия» на ведении первичного учета приводит к потере части информации и необеспечению ее должного хранения. Т.е. некоторые специалисты уже не считают обязательным ведение всех предусмотренных законодательством документов!

Причина в том, что в Законе № 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9) записано: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».

Объясним, как следует это понимать: состав первичных документов никто не отменял, они сохранились, как и их обязательность к применению, послабления касаются только формы, что связано с более широкими возможностями создания первичных документов. С 1 января 2013 г. обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных, если они установлены уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (например, кассовые документы либо те, что мы привыкли использовать для учета кадров:

• приказ о приеме работника на работу (раньше применялась его унифицированная форма № Т-1, она была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 вместе с остальными формами, перечисленными в этом списке ниже);
• приказ о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС(МС));
• штатное расписание (форма № Т-3);
• учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
• приказ о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
• приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8);
• приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
• приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а);
• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• лицевой счет (свт) (форма № Т-54а)).

Во-вторых, работники бухгалтерий и отделов кадров могут понимать Закон № 402-ФЗ как отсутствие ответственности лиц, составивших и подписавших первичные документы, за достоверность содержащихся в них данных, а также необязательность составления сводных учетных документов.

Причина: в Законе № 402-ФЗ отсутствует запись об этом, хотя в прежнем Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ она была.

Объясним, как следует это понимать. В Законе № 402-ФЗ отсутствует запись о тех элементах, которые должны регламентироваться внутренними нормативными документами самой организации. Именно в них должен прописываться состав первичных документов, их движение, ответственные за их создание и обработку, а также перечень сводных учетных документов, составляемых на основе первичных, с целью контроля и упорядочения данных о хозяйственной жизни организации.

зав. кафедрой документоведения и документационного обеспечения управления

Государственного университета управления,

член Гильдии Управляющих Документацией, к.и.н., доцент

Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»

В соответствии с Законом № 402-ФЗ с начала 2013 г. формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 г. Государственным комитетом по статистике.

Таким образом, многострадальная кадровая документация вновь сменила «владельца», а по сути – ушла в «самостоятельное плавание». Возникает закономерный вопрос, а не приведет ли новое законодательство к столь широкому толкованию, что через некоторое время выяснится – значительная часть граждан вообще не будет оформлена в качестве работников или оформлена в столь своеобразной форме, что ее юридическая сила будет вызывать серьезные сомнения? Вряд ли такие сомнения обоснованы. Ведь мы живем в правовом поле, созданном неким множеством законодательных и подзаконных правовых актов, традициями, корпоративным и личным опытом и т.д. Чтобы всесторонне рассмотреть эту проблему, придется «танцевать от печки».

Взгляд в прошлое

Во второй половине прошлого века до 1980 г. не существовало единых, обязательных к применению унифицированных форм, в том числе и для оформления трудовых отношений. Но документного хаоса не было. Да, зачастую оформлялись так называемые «сводные» кадровые приказы, где в одном документе соединялись и вопросы приема, перевода, и увольнения, и предоставления льгот, и смены фамилий и так далее. Но наряду с трудовым законодательством действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Методические рекомендации «О порядке формирования личных дел». Кроме того, нормативными документами Архивной службы для кадровых документов, являющихся основанием для внесения записей в трудовые книжки и назначения пенсий и других социальных выплат, был установлен срок хранения 75-В¹ (до достижения гражданином 75 лет), а также соответствующие требования по формированию, оформлению и учету документов по личному составу.

Когда в связи с внедрением в народное хозяйство средств вычислительной техники под руководством Госстандарта были впервые созданы унифицированные системы документации (16 систем), вполне естественно, что формы кадровых документов разрабатывала (и была их держателем) Архивная служба. Но и тогда далеко не все существовавшие в реальности документы были унифицированы.

В 2001 г., при уменьшении значения стандартов и Госстандарта в управлении и других сферах деятельности, кадровые документы сменили владельца и были выпущены на правах авторской собственности Госкомстатом РФ. Из-за низкого качества разработки первоначальный шок быстро сменился разочарованием и неприятием из-за невозможности практического применения части из них. Надо отдать должное, унифицированные формы были грамотно переработаны ведомством, и в качестве нарекания можно было сказать только одно – состав этих форм был нацелен прежде всего на нужды бухгалтерского учета и оттого был неполным. На практике все равно приходилось конструировать (придумывать) собственные бланки.

Это было вполне возможно, так как уже полстолетия существовали государственные стандарты на правила оформления управленческих документов как основа грамотного и единообразного документирования в сфере управления.

Взгляд в будущее

В настоящее время положение начинает радикально меняться. За последние 20 лет неоднократно были слышны призывы отменить трудовые книжки и упростить кадровое делопроизводство. Представляется, что такие идеи инициировались лицами, чья трудовая биография была далека от идеала. Поэтому, вероятно, и серьезных изменений в этой сфере не происходило.

И только возможность внедрения и использования крупных компьютерных баз данных, системы электронной связи сегодня вплотную подводит к этапу возможных кардинальных изменений в кадровом делопроизводстве. Конечно, это дело не одного дня, а учитывая неравномерность технического обеспечения в России, и не одного года.

Но уже сейчас вполне возможны ситуации, когда необходимая, юридически значимая документная информация будет генерироваться в системе из имеющихся данных по мере надобности. Возможности современных комплексных систем автоматизации практически всегда включают в себя и модули по учету труда – втискивать их в формат унифицированных форм образца 2004 года может быть нецелесообразно.

Недалек уже тот день, когда для оформления пособий и пенсий в отделения Пенсионного фонда можно будет приходить без папки со справками, подлинниками и копиями документов, а только с электронным паспортом – всю остальную информацию сотрудники обязаны будут без проблем получать из федеральных баз данных. Вот тогда обязательно наступит закономерный этап пересмотра и состава кадровых документов, и сроков их хранения. Это наверняка будет приниматься достаточно скептически, как и сегодняшняя отмена обязательности форм по учету труда. А пока надо понимать, что отмена обязательности той или иной унифицированной формы (то есть бланка) не влечен отмену обязательного составления (издания) самого документа. Более того, никто не отменяет успешно проверенные временем правила оформления самих реквизитов управленческих документов, из которых, как из конструктора, и собирается сама форма (бланк), конечно же, подлежащая утверждению руководителем организации и включению ее в Табель форм. Именно так и должно быть организовано документационное обеспечение в соответствии с ГОСТом Р 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами»².

доцент кафедры предпринимательского и трудового права

Государственного университета управления

Мы живем в период активных реформ в политической, правовой и экономической сферах нашей жизни. Изменяются идеология, социальная среда, образ мышления и правовые доктрины. Это не должно бы нас настораживать, потому что «все течет, все изменяется»: мы готовы к тому, чтобы эти изменения были в лучшую сторону, для развития отношений в различных отраслях на благо обществу и производству. Однако за десятилетия реформ новации скорее настораживают и беспокоят, нежели решают сложные жизненные и производственные вопросы.

Так в очередной раз произошло и со вступлением в силу с 1 января 2013 г. Закона № 402-ФЗ. Собственно, не сам закон обеспокоил. Озадачила информация Минфина № ПЗ-10/2012³ о вступлении данного закона в силу. А именно: «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов».

Специалисты-документоведы, кадровики и бухгалтеры понимают, что речь не идет об отмене этих форм, а говорится лишь о том, что они могут иметь любое содержание, любое количество данных, любую дополнительную информацию, которую экономический субъект посчитает необходимым включить в эти формы для своих нужд.

Но можно ли быть уверенными в том, что среди тех, кто работает с первичными учетными документами, все поймут эту фразу именно так, а не как повод или как возможность отказаться от ведения каких-либо документов или полностью игнорировать их обязательность?

Сомнения не лишены оснований.

«Из жизни» штатного расписания

Так, в 90-х годах при регистрации юридических лиц из пакета регистрационных документов вывели штатное расписание. После этого значительная часть юристов посчитала это сигналом к тому, что юридическое значение данного документа потеряло смысл, многие позволили кадровым службам отказаться от штатных расписаний вовсе. Однако истинный юридический смысл штатного расписания не в его значении для регистрации юридического лица. Тем не менее до сих пор при разрешении трудовых споров приходится сталкиваться с ситуациями, когда на запрос суда о необходимости предоставления штатного расписания ответчик начинает объяснять, что оно у них «виртуальное», что они не понимают, где четко написано о том, что оно обязательно в организации и т.п. Однако для суда таких вопросов не существует, и отвечать на них он не обязан. Вместо этого он обоснованно требует предоставления доказательственной базы.

Рукотворные сложности для квалификационных справочников

Еще одна ситуация, хорошо знакомая многим профессионалам. С принятием ТК РФ с февраля 2002 г. авторитетные сотрудники и руководители Минтруда сообщили общественности о том, что ЕТКС профессий рабочих⁴ и ЕКС должностей руководителей, специалистов и других служащих⁵ утратили актуальность и впредь, при проверках государственной инспекцией труда ответственности за наименования профессий и должностей, не предусмотренных этими справочниками, наступать не будет.

Однако позднее постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» в пункте 2 было предписано: «Министерству труда и социального развития Российской Федерации организовать совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики, разработку Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и порядка их применения, а также утвердить указанные справочники и порядок их применения».

Уже в 2004 г. рекомендательный характер ЕКС был заменен на обязательный. Чтобы в этом убедиться, сравните тексты документов:

Но до сих пор многие специалисты так и не могут понять, каков характер этих справочников? Чего ждать от проверок трудовой инспекции? Попадают ли их организации под штрафные санкции или нет в случае, если их сотрудники выполняют обязанности по профессиям и должностям, не предусмотренным в ЕТКС и ЕКС? Может ли оказаться так, что не предусмотренные в указанных документах профессии и должности не позволят работникам надеяться на зачет их стажа для пенсии? Нет единого мнения у юристов, размышляющих об этих проблемах в аналитических источниках и публикациях в периодических изданиях.

Понятийный хаос «бьет» по всем

Понятийный и терминологический хаос в законодательстве приводит к серьезным системным сбоям правоприменительной практики. Отсутствие единообразного терминологического межотраслевого единства, межведомственная несогласованность в использовании понятий, в принятии и отмене правовых актов порождает внутрикорпоративные проблемы взаимодействия специалистов ДОУ, бухгалтеров, менеджеров по персоналу, юристов и специалистов ОТиЗ.

Совершенно очевидно, что названные выше специалисты заинтересованы в решении своих профессиональных задач. Однако при всей важности учета экономической выгоды, налоговой оптимизации, управленческой эффективности все еще актуальной остается правовая безупречность и безопасность тех или иных решений. Определенными гарантами такой безупречности могли бы стать четкость, ясность и единообразие правовых понятий и определений.

Возвращаясь к обсуждаемой теме, следует подчеркнуть, что унифицированные формы⁶ разработаны и утверждены Госкомстатом и имеют целью не только сбор и статистическое исследование достоверной информации о трудовых процессах в нашей стране, но и создание единого банка форм управленческих документов, имеющих огромное значение для деятельности государственных и ведомственных архивов, Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, всех судов РФ. Однако, анализируя имеющийся опыт и сложившуюся практику, есть необходимость опасаться, что росчерком пера Минфин РФ своей Информацией № ПЗ-10/2012 все эти сложившиеся взаимосвязи может с легкостью разрушить, даже не подозревая о масштабах негативных последствий.

Можем ли мы быть уверенными, что это не нанесет вред участникам трудовых отношений, что у одних из них будет достаточно доказательств подтверждения своего трудового стажа, прав на пенсионные, социальные и корпоративные льготы, и у обеих сторон будет достаточно документов для отстаивания своих прав в суде, трудовой инспекции или в прокуратуре?

В медицине одно из великих правил врачевания звучит коротко – «Не навреди!» В современном управленческом мире, в правоприменительной практике этот принцип не менее актуален.