Как изменилась дистанционная работа с 2021 года

Виды работы на дистанции

Мы следили за судьбой законопроекта о дистанционной (удаленной) работе с момента его внесения в Госдуму России. С первого чтения он претерпел значительные изменения и в декабре был наконец-то принят¹. В целом специалисты в области трудового права довольно положительно оценивают поправки в ТК РФ.

Вместо пяти статей в гл. 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников» их стало девять. Часть ранее действовавших норм осталась прежней, часть – ​полностью изменилась. Само по себе определение дистанционной работы изменений не претерпело, только теперь уточнено, что удаленная и дистанционная работа – ​это одно и то же, и данные понятия могут использоваться в качестве синонимов. Напомним, что дистанционная (удаленная) работа – ​это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

• вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения),
• вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя,
• с использованием Интернета (сетей связи общего пользования).

Поскольку на практике по этому поводу часто возникали вопросы, сейчас в ТК РФ специально указали, что в связи с переводом работника на дистанционную работу ему не может быть снижена зарплата (ст. 312.5).

Из полезных нововведений – ​помимо дистанционной работы на постоянной основе появилась также временная (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Причем она может быть:

• непрерывной в течение не более 6 месяцев (после окончания соответствующего периода сотрудник возвращается в офис и продолжает работать как обычный работник);
• периодической, с чередованием работы дистанционно и в офисе (например, несколько дней в неделю (в месяц) в офисе, остальные – ​дома, или неделю – ​дома, неделю – ​в офисе и пр.). Это, по сути, комбинированная или смешанная дистанционная работа (хотя это понятие в ТК РФ не внесено).

Кроме того, временную «удаленку» может ввести работодатель по своей инициативе в исключительных случаях (см. Схему).

Правда, без ложки дегтя не обошлось.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Из положительных моментов можно отметить и то, что теперь работодателю после подписания не нужно в обязательном порядке отправлять бумажный экземпляр трудового договора работнику. Кроме случая, когда об этом в письменном виде попросит сотрудник (Пример 4). Тогда направить бумажный экземпляр трудового договора нужно будет в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего заявления (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Ранее, напомним, этот срок составлял 3 календарных дня. Как направлять бумажный экземпляр трудового договора сотруднику, в гл. 49.1 ТК РФ не написано. Рекомендуем сделать это по аналогии с другими документами, для которых такой порядок регламентирован – заказным письмом с уведомлением о вручении (или по возможности – ​курьерской связью с вручением под подпись). И, кстати, в сопроводительном письме желательно указать работнику на необходимость один из подписанных им экземпляров с отметкой о получении им на руки своего экземпляра отправить обратно работодателю (хотя такого требования в новой редакции ТК РФ нет).

В такой же срок после поступления заявления сотрудника необходимо будет предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с его работой на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа (если об этом попросил сотрудник) (ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ) (Пример 5).

В Примерах 4 и 5 мы показали образцы бумажных заявлений, но их текст работник может набрать и в СЭД или прислать на электронную почту работодателя.

При заключении трудового договора дистанционный сотрудник может представить необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) в электронном виде или по требованию работодателя их нотариально заверенные копии на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ). В отличие от ранее действовавшего порядка теперь ТК РФ не конкретизирует, каким образом они будут представлены – ​по почте, лично, курьером или как-то иначе. Уточним, что в ТК РФ написано именно «нотариально заверенные копии на бумажном носителе». Полагаем, что сотрудник может предъявить и оригиналы. А указание на нотариально заверенные копии в этом случае сделано в интересах прежде всего работника, чтобы ему не пришлось расставаться с подлинниками, пока они «путешествуют» к работодателю и обратно в условиях значительной территориальной удаленности от работодателя. Ведь рисков отправки оригиналов документов по почте никто не отменял. Письма, к сожалению, нередко до адресата не доходят, а розыск не всегда приводит к положительным результатам.

До 2021 года, если стороны решили не заполнять трудовую книжку на дистанционного сотрудника, указание об этом должно было быть включено в трудовой договор. Если такого условия не было, то трудовая книжка велась. С этого года оговаривать ведение трудовой книжки в трудовом договоре не нужно. Работодатель будет ее заполнять по желанию сотрудника. Для этого он должен предоставить трудовую книжку, например, отправив по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или принеся ее лично (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Рабочее время и время отдыха

По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:

• режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
• условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
• порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
• порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Среди важных нововведений в ТК РФ можно выделить и ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ. В ней прописано, что время взаимодействия «удаленщика» с работодателем включается в рабочее время. Другими словами, сотрудник на дистанции не обязан быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, а только в свое рабочее время, установленное в трудовом договоре или ЛНА (например, с 08:00 до 17:00). Соответственно, наказать его за то, что он не ответил на звонок в нерабочее время, будет нельзя.

Правда, по мнению экспертов, здесь возможны злоупотребления со стороны недобросовестных работников.

Особенности организации труда

С 2021 года в ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ прямо указано, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения работы:

• оборудованием,
• программно-техническими средствами,
• средствами защиты информации и
• иными необходимыми средствами.

Причем сотрудник с согласия или ведома работодателя может использовать для работы собственное (или арендованное) оборудование и иные средства. Но в этом случае работодатель должен выплатить компенсацию и возместить расходы, связанные с их использованием.

В законопроекте, подготовленном к первому чтению, напомним, было сказано о том, что в ЛНА и трудовых договорах о дистанционной работе может предусматриваться порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования и иных средств. Сейчас же в ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ прописано, что «работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». А это значит, что такой порядок работодатель как минимум должен предусмотреть в трудовом договоре с работником, как максимум – ​в ЛНА.

Конечно, чтобы не возникло таких ситуаций, необходимо подробно расписать эти вопросы в локальном нормативном акте, указав и порядок предоставления оборудования, и порядок выплаты компенсации, ограничив ее разумными пределами (см. Пример 8, где даны возможные положения об этом в трудовом договоре с дистанционным сотрудником).

В новой редакции гл. 49.1 ТК РФ разрешен спорный вопрос о направлении дистанционных сотрудников в командировки (который в первой редакции закона не был затронут вовсе). Теперь прописано, что дистанционным работникам нужно оформлять и оплачивать командировки (в соответствии со ст. 166–168 ТК РФ), если работодатель направляет их для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Охрана труда

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

• по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и проф­заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.

Расторжение трудового договора

Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Таким образом, дистанционного сотрудника можно уволить по всем основаниям, упомянутым в ТК РФ, но предусмотрены и два указанных выше дополнительных, которые опишем подробнее:

• если дистанционный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем больше 2 рабочих дней подряд со дня, когда работодатель к нему обратился (более длительный срок можно установить в трудовом договоре или локальном акте, ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ);
• когда дистанционный сотрудник, выполняющий работу постоянно, не может трудиться на прежних условиях из-за переезда (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Специалисты восприняли данные поправки не очень единодушно.

Экстренная «удаленка» без согласия работника

Как мы говорили выше, с 2021 года сотрудники могут быть временно переведены на дистанционную работу по инициативе работодателя (ст. 312.9 ТК РФ):

• в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, эпизоотия и пр.);
• в случае принятия соответствующего решения органом госвласти и/или органом местного самоуправления.

В связи с этим можно выделить еще одну проблему. Получается, что случае пандемии или по решению органов власти «удаленка» может вводиться без согласия сотрудников. Но пока не понятно, будут ли к таким решениям относиться региональные законы или, допустим, рекомендации Роспотребнадзора, ведь вопрос об обязательности выполнения последних вызывает немало споров.

В ТК РФ прямо сказано, что в случае такого временного перевода на «удаленку» согласие сотрудника на перевод не требуется, как не нужно и вносить изменения в трудовой договор (ч. 2 и 5 ст. 312.9 ТК РФ). Ведь причины, по которым работодатель прибегает к такому переводу, экстренные. Однако организации все же придется утвердить локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации). Некоторые специалисты говорят о том, что это должен быть общий документ, как говорится, «на все случаи жизни». Однако в ТК РФ четко указано, что такой ЛНА должен быть разработан специально под конкретную ситуацию (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ)³. В нем следует прописать:

• причину перевода на временную дистанционную работу (см. Схему);
• список сотрудников, переводимых на «удаленку»;
• срок, на который они временно переводятся (не позднее, чем исчезнет обстоятельство, ставшее причиной перевода, например будет отменен акт госоргана);
• порядок обеспечения сотрудников за счет средств работодателя всем необходимым для выполнения работы;
• порядок выплаты компенсации и возмещения сотрудникам расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
• порядок организации труда «дистанционщиков»:
• режим рабочего времени с указанием периодов, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя,
• порядок и способы такого взаимодействия,
• порядок и сроки представления отчетов;
• иные положения, связанные с организацией труда дистанционных работников.

Более того, работодатель должен ознакомить работников с этим ЛНА. Правда, ТК РФ не требует в экстренных ситуациях обязательной личной подписи, однако способ ознакомления должен достоверно подтвердить получение работником такого ЛНА. Полагаем, в указанной ситуации это может быть направление подтверждения документа работником по электронной почте, указанной в трудовом договоре, либо подтверждение из системы электронного документооборота о том, что сотрудник получил указанный документ, или же уведомление о вручении работнику письма работодателя по обычной почте.

Работодатель в случае экстренного перевода работников на «удаленку», как и в рассмотренных выше случаях, должен:

• обеспечить работника всем необходимым для выполнения его трудовой функции дистанционно (компьютер, телефон, программное обеспечение и пр.) либо
• выплатить компенсацию за использование принадлежащих ему (или арендованных) оборудования и иных средств;
• возместить дистанционному работнику расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно (оплата интернета, телефонной связи, электричества и пр.);
• при необходимости провести обучение работника применению указанного оборудования и иных средств.

После окончания временной «дистанционки»:

• работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором,
• а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Порядок уведомления работника об окончании этого периода в ТК РФ не прописан. Лучше всего его прописать в ЛНА.

Здесь может возникнуть вопрос: что делать, если работники по разным причинам отказываются работать удаленно (у кого-то нет технических средств, а в каких-то случаях это невозможно). Как было сказано выше, согласия работника в экстренных ситуациях не требуется, он обязан выполнить требование работодателя, однако есть два исключения.

• если специфика выполняемой работы не позволяет осуществить временный перевод сотрудника на дистанционную работу по инициативе работодателя либо
• работодатель не может обеспечить сотрудника всем необходимым для выполнения им трудовой функции дистанционно.

Тогда такое время будет считаться простоем по причинам, независящим от работодателя и работника, с оплатой согласно ч. 2 ст. 157 ТК РФ (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

Как видите, поводов для злоупотреблений со стороны работников предостаточно. Что делать, если сотрудник отказывается от работы дистанционно, хотя работодатель свои обязательства выполнил?

Понятно, что при невыплате зарплаты конфликтный сотрудник отправится в суд. Поэтому вам необходимо подготовить аргументы в защиту своей позиции. Это, безусловно, принятие соответствующего ЛНА, в котором придется подробно расписать, что и в каком порядке, размере возмещается работнику или предоставляется в случае выполнения дистанционной работы.

Регламентация дистанционной работы в документах

Получается, что довольно много вопросов, затрагивающих дистанционную работу в обновленной главе 49.1 ТК РФ работодатель должен урегулировать самостоятельно.

Прописать эти вопросы можно:

• в коллективном договоре,
• локальном нормативном акте (принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации),
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Перечислим вопросы, которые должны и/или могут быть регламентированы в указанных документах.

В заключение выделим несколько самых важных изменений, которые касаются дистанционных работников и отличаются от привычных нам правил, ранее установленных в ТК РФ.

1. Работник при заключении трудового договора может представить документы в электронном виде (но по требованию работодателя он должен предъявить нотариально заверенные копии на бумажном носителе или оригиналы). Раньше, напомним, он отправлял документы в обязательном порядке почтой заказным письмом с уведомлением.
2. Трудовой договор с дистанционным сотрудником заключается в электронном виде. Бумажный экземпляр отправить нужно, только если об этом письменно попросит сотрудник. Приказ об увольнении в бумажном виде направить придется в любом случае.
3. Обмен и ознакомление с документами работодателя и дистанционного сотрудника стали возможны в любой закрепленной в ЛНА форме, в т. ч. электронной (по электронной почте, через систему электронного документооборота и пр.). Сюда относятся как ознакомление работника с документами работодателя и внесенными в них изменениями, приказами, указаниями и пр., так и подача работниками заявлений, объяснений и т. п.
4. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи осталось только для работодателя и документов, связанных с договорами (трудовым, ученическим и о матответственности). Работник же при их подписании дистанционно может использовать усиленную неквалифицированную подпись. В иных случаях подпись принимается любая, в том числе простая электронная.