Отвечаем на вопрос, который волнует многих кадровиков: достаточно ли доверенности, чтобы заместитель генерального директора или начальник отдела кадров подписывал приказы, трудовые договоры и другие документы?
Рассказываем, почему приказ о приеме на работу / назначении на должность и должностная инструкция / трудовой договор сами по себе не подтверждают полномочия во взаимоотношениях с работниками. Какие документы нужны для делегирования полномочий работодателя (локальный нормативный акт (ЛНА) или только приказ). В каких случаях для подписания писем необходима доверенность (договорная работа, обращения в отделения СФР, административные дела), а когда без нее можно и обойтись (например, при оформлении письма информационного характера).
Приводим образцы приказа о делегировании полномочий начальнику отдела кадров с правом утверждения ЛНА и подписания кадровых документов, перечня полномочий в доверенности для ведения договорной работы, переписки с СФР, представления интересов при рассмотрении дела об административном правонарушении.
Поводом для данной статьи стали вопросы читателя, поступившие в издательство.
Вопрос в тему
В текущей практике Общества право подписи распорядительных документов (распоряжений, приказов) закреплено за заместителями генерального директора (и иными работниками) на основании доверенностей. При этом внутренний документ (приказ генерального директора) о закреплении обязанностей по подписанию определенных видов приказов отсутствует.
Однако при взаимодействии структурных подразделений Общества возник вопрос о легитимности подписания приказов на основании только доверенностей лицами, не являющимися единоличным исполнительным органом. Просим вас разъяснить:
- Достаточно ли доверенности для наделения заместителя генерального директора (или иного работника) правом подписи локальных нормативных актов и приказов по основной деятельности? Или необходимо отразить указанные полномочия во внутреннем приказе по организации?
- Какими нормативными актами (ГК РФ, ТК РФ, актуальный ГОСТ Р 7.0.97 или иными) регулируется обязательность наличия доверенности (в дополнение к приказу) для подписания исходящих писем в сторонние организации?
Что нужно для утверждения ЛНА и подписания приказов?
Вопрос о порядке оформления процедуры делегирования полномочий с удивительной регулярностью встречается на практике. Ответов на этот вопрос два. Первый – нормативно-формальный. Второй – обыденно-бытовой. Какой из вариантов вы выберете, зависит от степени развития корпоративной культуры и документооборота в вашей компании.
Нормативно-формальный ответ
Порядок выдачи доверенностей регулируется Гражданским кодексом РФ (далее – ГК РФ). Он содержит нормы именно гражданского законодательства. В соответствии с абз. 3 п. 1 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство регулирует среди прочего отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием. А предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Таким образом, делаем вывод, что:
- доверенностью передаются гражданско-правовые полномочия;
- лицо, которое передает полномочия, лицо, которое их принимает, и лицо, которому эти полномочия предъявляются, обладают одинаковой свободой воли и имеют равный объем возможностей по ее определению в рамках гражданского законодательства.
Оба этих критерия отсутствуют в отношениях внутри трудового коллектива.
В соответствии со ст. 15 ТК РФ трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка. Из этого определения следует, что в рамках трудовых отношений...
