Новые подходы к длительному хранению документов и уничтожению ненужных – в Правилах нотариального делопроизводства

Есть революционные проекты, где государственные структуры начинают брать на себя функции ведения дел и сохранения информации, документов организаций.

Например, запущен пилотный проект с новым налоговым режимом «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» (АУСН), где налоговые органы будут исчислять сумму подлежащего уплате налога (подменяя собой бухгалтера) на основе данных о доходах и расходах, полученных:

• от онлайн-кассы,
• банков и
• самих налогоплательщиков, которые те укажут в своем личном кабинете.

В прошлом номере мы рассказали о новых Правилах нотариального делопроизводства¹ и Типовой номенклатуре дел нотариуса²: принципиальное новшество заключается в том, что наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да еще и в государственной единой информационной системе нотариата³!

А сейчас мы хотим продолжить эту тему, обратив ваше внимание на отдельные новшества в технологии делопроизводства, которые введены для нотариусов.

Документы и дела нотариусов разделяются на 2 группы:

1) нотариальные документы, созданные нотариусами при совершении нотариальных действий и сформированные на их основе номенклатурные дела (эти дела включают не только нотариальные документы, но и другие документы, необходимые для совершения нотариальных действий);

2) иные документы и сформированные из них дела, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в т.ч. обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя и т.п.

Бумажные номенклатурные дела по нотариальным действиям с постоянным и более 10 лет сроком хранения передаются нотариусом в архив региональной нотариальной палаты. Судьба бумажных документов второй группы пока не ясна. Согласно правилам, они в архив передаваться не должны.

Изначально электронные нотариальные документы при совершении нотариальных действий сразу же размещаются в ЕИС. Если подлинник нотариального документа оформлен на бумаге, то в ЕИС размещается его электронный образ. А бумажные документы сначала хранятся у нотариуса. В классическом делопроизводстве переформирование дел встречается не часто, в первую очередь из-за своей трудоемкости, чреватой ошибками, поэтому в делопроизводстве дела и стараются формировать таким образом, чтобы избежать этого. Но нотариусы должны переформировывать все дела с постоянным и более 10 лет сроком хранения из 1 раздела номенклатуры, т.е. дела по нотариальным действиям перед передачей в архив (за некоторыми исключениями), чтобы:

• изъять документы с истекшими сроками хранения и
• отсканировать нотариальные документы, которые по тем или иным причинам не были размещены в ЕИС, и передать их в ЕИС;

Опись оконченных производством дел, которая ведется прямо в ЕИС и подписывается УКЭП нотариуса, должна быть составлена в течение 3 месяцев после окончания года.

В порядке уничтожения документов можно выделить следующие новшества:

• документы с истекшими сроками хранения включаются нотариусом в акт о выделении документов к уничтожению, который он должен оформить после описей дел и в пределах 3 месяцев после окончания календарного года;
• если описи дел оформляются прямо в ЕИС, то акты составляются на бумаге в 2 экземплярах, подписываются нотариусом с проставлением гербовой печати и передаются на согласование в комиссию нотариальной палаты, потом утверждаются в нотариальной палате. А после утверждения акта нотариус должен в течение 30 дней уничтожить документы с проставлением в нем соответствующей отметки. Далее 1 экземпляр он оставляет себе, другой передает в нотариальную палату.

Если у нотариуса есть документы, которым не были установлены сроки хранения ни его номенклатурой дел, ни новой Типовой номенклатурой дел⁴, ни старой Примерной номенклатурой дел⁵, то их можно уничтожить только через 5 лет хранения после окончания делопроизводством.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов