Кто может утверждать номенклатуру дел, описи дел и акты на уничтожение документов?

Сейчас актуальной является задача разработки и утверждения номенклатуры дел. Но не каждый руководитель организации готов вникать в эти дела, а «подмахивать не глядя» – тоже не вариант. Может ли он кого-то уполномочить вместо себя утверждать номенклатуру дел, описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов организации? Может ли это лицо одновременно возглавлять экспертную комиссию организации?

Согласно большинству норм современного законодательства, допускается делать все, что явным образом не запрещено. Отметим также, что простого запрещения «по жизни» тоже недостаточно – должны быть предусмотрены негативные последствия в случае неисполнения запрета, иначе запрет превращается в пустой звук (и именно поэтому введение новых ограничивающих положений в законодательство обычно сопровождается введением соответствующих статей в КоАП РФ). Явного запрета на делегирование полномочий на утверждение номенклатуры дел нет... и, откровенно говоря, такой запрет выглядел бы комично, поскольку допускается делегирование куда более серьезных полномочий, связанных, например, с деньгами и иными материальными ценностями.

В новых архивных Правилах 2023 года по поводу утверждения номенклатуры дел сказано следующее:

В утвержденных этими Правилами рекомендуемых образцах (Приложения № 1, 3, 9–11) номенклатуры дел организации, описей дел и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в грифе утверждения предписывается проставить подпись «руководителя {организации} или иного уполномоченного им лица».

При принятии решения о том, кто из руководителей будет утверждать номенклатуру дел, нужно исходить из деловых потребностей организации, возможных рисков и желания первого лица участвовать в этом процессе. Если первое лицо загружено более важными делами и не имеет ни компетенции, ни желания заниматься вопросами делопроизводства или же контролировать это направление деятельности, то имеет смысл подумать о делегировании соответствующих полномочий кому-то из нижестоящих руководителей. Если нет заместителя генерального директора по административным вопросам, то начальник «делопроизводственного подразделения» (например, управления делами, службы делопроизводства, отдела ДОУ и т.п.) здесь является одной из возможных кандидатур.

Совмещать обязанности по утверждению номенклатуры дел и председательство в экспертной комиссии не совсем правильно ввиду возникающего конфликта интересов (этого лучше избегать), однако чисто юридически ничто не запрещает поступить и таким образом.

А кого выбрать «главным куратором» с точки зрения интересов службы делопроизводства и архива? Лучше всего оказаться в прямом подчинении руководителя, который, с одной стороны, ясно понимает, зачем нужна качественная работа с документами в организации и какую деловую отдачу она дает, а с другой – в состоянии добиться выделения архивистам и делопроизводителям необходимых им ресурсов.