Top.Mail.Ru

Кто может утверждать номенклатуру дел, описи дел и акты на уничтожение документов?

Сейчас актуальной является задача разработки и утверждения номенклатуры дел. Но не каждый руководитель организации готов вникать в эти дела, а «подмахивать не глядя» – тоже не вариант. Может ли он кого-то уполномочить вместо себя утверждать номенклатуру дел, описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов организации? Может ли это лицо одновременно возглавлять экспертную комиссию организации?

Согласно большинству норм современного законодательства, допускается делать все, что явным образом не запрещено. Отметим также, что простого запрещения «по жизни» тоже недостаточно – должны быть предусмотрены негативные последствия в случае неисполнения запрета, иначе запрет превращается в пустой звук (и именно поэтому введение новых ограничивающих положений в законодательство обычно сопровождается введением соответствующих статей в КоАП РФ). Явного запрета на делегирование полномочий на утверждение номенклатуры дел нет... и, откровенно говоря, такой запрет выглядел бы комично, поскольку допускается делегирование куда более серьезных полномочий, связанных, например, с деньгами и иными материальными ценностями.

В новых архивных Правилах 2023 года по поводу утверждения номенклатуры дел сказано следующее:

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

11. ...Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией (далее – ЭК), ЦЭК, и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года...

В утвержденных этими Правилами рекомендуемых образцах (Приложения № 1, 3, 9–11) номенклатуры дел организации, описей дел и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в грифе утверждения предписывается проставить подпись «руководителя {организации} или иного уполномоченного им лица».

При принятии решения о том, кто из руководителей будет утверждать номенклатуру дел, нужно исходить из деловых потребностей организации, возможных рисков и желания первого лица участвовать в этом процессе. Если первое лицо загружено более важными делами и не имеет ни компетенции, ни желания заниматься вопросами делопроизводства или же контролировать это направление деятельности, то имеет смысл подумать о делегировании соответствующих полномочий кому-то из нижестоящих руководителей. Если нет заместителя генерального директора по административным вопросам, то начальник «делопроизводственного подразделения» (например, управления делами, службы делопроизводства, отдела ДОУ и т.п.) здесь является одной из возможных кандидатур.

Совмещать обязанности по утверждению номенклатуры дел и председательство в экспертной комиссии не совсем правильно ввиду возникающего конфликта интересов (этого лучше избегать), однако чисто юридически ничто не запрещает поступить и таким образом.

А кого выбрать «главным куратором» с точки зрения интересов службы делопроизводства и архива? Лучше всего оказаться в прямом подчинении руководителя, который, с одной стороны, ясно понимает, зачем нужна качественная работа с документами в организации и какую деловую отдачу она дает, а с другой – в состоянии добиться выделения архивистам и делопроизводителям необходимых им ресурсов.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?