В каком виде подавать истребованные документы в налоговую по электронным каналам связи

Федеральная налоговая служба РФ последовательна в достижении своих целей. С одной стороны, она реагирует на недовольство налогоплательщиков, когда на них территориальные налоговые органы пытаются возложить дополнительные обязанности. С другой стороны, жизнь сотрудникам налоговых тоже облегчили – за счет доработки своей информационной системы.

Итак, ФНС России письмом от 29.09.2023 № Д-5-26/56@ уточнила вопросы взаимодействия в электронной форме налоговых органов с налогоплательщиками в части истребования документов (информации) у налогоплательщиков. Как должно быть:

• в соответствии с п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом:
  • в соответствии с п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, истребуемые документы могут быть представлены
  • лично или через представителя, либо
  • направлены по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика;
• в каком виде представляются документы в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика:
  • если истребуемые документы составлены на бумажном носителе, то их представление производится в виде электронных образов документов;
  • если это был электронный документ, составленный не по утвержденным ФНС России формам, то он тоже может быть сначала визуализирован на бумажный носитель и потом сосканирован с сохранением всех реквизитов;
  • но если электронный документ изначально был составлен в формате, установленном ФНС России, то он должен представляться в налоговую в том виде, в котором был составлен налогоплательщиком (т.е. дополнительная трансформация для передачи в налоговую не требуется);

• порядок направления требования о представлении документов и порядок их представления в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов – на данный момент надо ориентироваться на приказ ФНС России от 16.07.2020 №ЕД-7-2/448@ «Об утверждении порядка направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации...».

ФНС России выявила, что в ряде территориальных налоговых органов сложилась практика, когда у налогоплательщиков истребуются документы в электронной форме в виде сканов или визуализированных на бумажном носителе вне зависимости от того, каким способом документ был составлен (по форматам, утвержденным ФНС России или на бумажном носителе). Данное обстоятельство обосновывается налоговыми органами неудобством просмотра представленных в XML-формате документов (таких, например, как счет-фактура).

Однако это нарушает право налогоплательщика на представление документов в формате, утвержденном ФНС России, и увеличивает издержки бизнеса на взаимодействие с налоговыми органами в связи с необходимостью печати и сканирования таких документов.

Налоговым органам было рекомендовано воздержаться от указания в требовании о представлении документов (информации) формы (формата), по (в) которой истребованный документ должен быть представлен. Кроме того, в случаях если налогоплательщики по своей инициативе представляют в виде сканов документы, изначально составленные по форматам, утвержденным ФНС России (в частности, электронные счета-фактуры), рекомендуется при взаимодействии с налогоплательщиками указывать на возможность их представления в исходном виде.

ФНС также обратила внимание на то, что с 23.06.2023 в промышленную эксплуатацию было введено прикладное программное обеспечение АИС «Налог-3», в котором возможна визуализация электронных документов в утвержденных форматах (приказ ФНС России от 15.05.2023 №ЕД-7-26/314@) – т.е. перевод из XML-формата в PDF-формат. Список документов, которые можно визуализировать:

• документ о передаче товаров при торговых операциях;
• документ о передаче результата работ (документа об оказании услуг);
• счет-фактура, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг);
• корректировочный счет-фактура, документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
• документ о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке;
• электронная транспортная накладная;
• электронная сопроводительная ведомость (при подаче порожнего контейнера грузоотправителю);
• электронная сопроводительная ведомость (при подаче груженого контейнера грузополучателю);
• электронная сопроводительная ведомость (при возврате порожнего контейнера);
• электронный заказ-наряд;
• акт сверки взаимных расчетов;
• договорной документ в электронной форме;
• доверенность, подтверждающая полномочия представителя налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме;
• единая доверенность в электронной форме в машиночитаемом виде.

АИС «Налог-3» позволяет визуализировать штамп электронной подписи при загрузке файла подписи в одном из следующих типов форматов: sign, sig, sgn, а также выполнять проверку электронной подписи.

ФНС России поручило Управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональным инспекциям ФНС России взять на контроль данный вопрос. Кроме того, с учетом хода эксплуатации ПО в адрес всех налогоплательщиков планируют направить информационную рассылку о недопустимости истребования налоговыми органами скан-образов документов или визуализированных на бумаге документов в случаях, когда такие документы были составлены налогоплательщиком в XML-форматах, утвержденных ФНС России.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО