Top.Mail.Ru

Как исправить ошибку нумерации дел в сдаточных описях?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как правильно исправить следующую ошибку работавшего до меня коллеги: все сдаточные описи за предшествующие годы содержали не валовую нумерацию, а просто порядковые номера, начиная с 1 (т.е. каждый год первая статья описи начиналась заново с цифры 1).
Отвечает

Если в вопросе действительно речь идет только о сдаточных описях, по которым в архив могут передаваться (но не должны в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №  477) документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, то не следует ничего исправлять. Ведь сдаточные описи или номенклатуры дел подразделений применяются для оформления приема-передачи в архив организации тех документов и дел, которые остаются в статусе дел, находящихся в зоне ответственности структурных подразделений. На практике это происходит, когда в архивохранилище имеются некоторые свободные площади, а в офисных рабочих помещениях нет условий и площадей для текущего хранения документов, которые не подлежат сдаче в архив. Считается, что архив предоставляет структурным подразделениям услугу фактически депозитарного хранения документов их документального фонда, предоставляя площадь в архивохранилище, отделенную от площади и стеллажей, на которых располагаются собственно архивные документы, принятые по описям. Архив не формирует учетно-справочный аппарат по этим документам и не осуществляет их использование (выдачу справок, копий, выписок и т.п.).

Передача документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив допускается только в исключительных случаях и по решению руководителя организации (п. 4.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №  526; далее – Правила работы архивов организаций).

Если же речь идет об оформлении описей дел постоянного хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и электронных дел, документов (4 типа описей, которые составляются в 2 экземплярах в структурных подразделениях ежегодно в процессе подготовки дел к передаче в архив организации и дополнительно 1 экземпляр в электронном виде), то, наоборот, в данных описях каждый том дела должен вноситься в опись под своим порядковым номером и в соответствии с той схемой систематизации, которая закреплена в номенклатуре дел структурного подразделения (п. 4.32 Правил работы архивов организаций). И только в архиве организации, составляя на основе описей структурных подразделений такие же 4 типа описей дел всей организации (по годовым разделам и по структурным подразделениям), то есть сводные описи, необходимо соблюдать валовую нумерацию заголовков дел в каждой описи (п. 5.5. Правил работы архивов организаций). Валовая нумерация заголовков в годовых разделах сводной описи дел обычно ведется до тех пор, пока она не достигнет номера 9 999.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?