Если в вопросе действительно речь идет только о сдаточных описях, по которым в архив могут передаваться (но не должны в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, то не следует ничего исправлять. Ведь сдаточные описи или номенклатуры дел подразделений применяются для оформления приема-передачи в архив организации тех документов и дел, которые остаются в статусе дел, находящихся в зоне ответственности структурных подразделений. На практике это происходит, когда в архивохранилище имеются некоторые свободные площади, а в офисных рабочих помещениях нет условий и площадей для текущего хранения документов, которые не подлежат сдаче в архив. Считается, что архив предоставляет структурным подразделениям услугу фактически депозитарного хранения документов их документального фонда, предоставляя площадь в архивохранилище, отделенную от площади и стеллажей, на которых располагаются собственно архивные документы, принятые по описям. Архив не формирует учетно-справочный аппарат по этим документам и не осуществляет их использование (выдачу справок, копий, выписок и т.п.).
Передача документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив допускается только в исключительных случаях и по решению руководителя организации (п. 4.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций).
Если же речь идет об оформлении описей дел постоянного хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и электронных дел, документов (4 типа описей, которые составляются в 2 экземплярах в структурных подразделениях ежегодно в процессе подготовки дел к передаче в архив организации и дополнительно 1 экземпляр в электронном виде), то, наоборот, в данных описях каждый том дела должен вноситься в опись под своим порядковым номером и в соответствии с той схемой систематизации, которая закреплена в номенклатуре дел структурного подразделения (п. 4.32 Правил работы архивов организаций). И только в архиве организации, составляя на основе описей структурных подразделений такие же 4 типа описей дел всей организации (по годовым разделам и по структурным подразделениям), то есть сводные описи, необходимо соблюдать валовую нумерацию заголовков дел в каждой описи (п. 5.5. Правил работы архивов организаций). Валовая нумерация заголовков в годовых разделах сводной описи дел обычно ведется до тех пор, пока она не достигнет номера 9 999.
