Вы узнаете, как правильно и как неправильно в трудовой книжке исправлять записи на титульном листе и в разделе «Сведения о работе». Где и как писать даты, имена и подписи? Как трудовая книжка может быть признана недействительной и какие последствия это влечет? Как работодателю исправить свои ошибки в трудовой книжке до и после увольнения сотрудника? Как новому работодателю выправлять огрехи предыдущих?
Чем руководствоваться?
Законодатель отдает трудовой книжке приоритет при подтверждении трудового стажа и характеристике трудовой деятельности работника. Трудовая книжка должна быть установленного образца. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Установленный образец, то есть форма трудовой книжки, утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). Порядок внесения записей в трудовую книжку также определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
Во избежание каких-либо проблем у работника (при устройстве на другую работу, при оформлении пенсии и т.п.) работодателю необходимо вносить все записи в трудовую книжку в полном соответствии с положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Заводим трудовую книжку
Рассмотрим общие требования заполнения на примере впервые принятого на работу гражданина, чтобы избежать внесения записей с ошибками уже на стадии заведения трудовой книжки.
В трудовую книжку гражданина при ее первичном оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Эти сведения указываются на титульном листе трудовой книжки (см. Пример 1).
Следует обратить внимание, что при заполнении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения, в частности, не допускается указание инициалов вместо имени и отчества работника.
А даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными (п. 1.1 Инструкции). Это означает, что дата рождения работника должна быть указана в формате 00.00.0000 (например, 10.08.1988). Данное положение можно было бы распространить и на дату заполнения трудовой книжки на титульном листе. Однако форма трудовой книжки здесь содержит строку, явно предусматривающую словесное обозначение месяца. Поэтому только здесь месяц пишется словом. А дату, даже до 10 числа, пишите двумя знаками, например, 01, 02, 03 и т.д. (см. Пример 3).
Что касается образования человека, то тут необходимо следовать положениям п. 2.1 Инструкции. В строке об образовании должен быть указан один из следующих вариантов:
- основное общее,
- среднее общее,
- начальное профессиональное,
- среднее профессиональное,
- высшее профессиональное,
- послевузовское профессиональное.
Запись об образовании указывается только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Если в дальнейшем работником будет получено еще одно образование следующего уровня, то его следует указать рядом с имеющимся, не зачеркивая ранее внесенной записи.
Запись о профессии и/или специальности также вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. При этом надо обратить внимание на то, что в титуле трудовой книжки нужно указывать именно профессию (специальность), полученную в ходе обучения и указанную в документах об образовании, а не должность, на которую принимается сотрудник.
Обязательным атрибутом титульного листа трудовой книжки является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать организации (ответственной службы, обычно кадровой), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Форма трудовой книжки требует внесения разборчивой подписи ответственного лица. Однако разборчивая подпись, из которой угадывалась бы фамилия, встречается весьма редко. В связи с этим на практике, как правило, в данной строке:
- просто пишут свою фамилию (разборчиво) или
- подписываются, а рядом пишут фамилию (опять-таки разборчиво). И то и другое корректно.
Кроме того, титульный лист трудовой книжки должен содержать подпись гражданина, которому эта трудовая книжка принадлежит. Своей подписью он подтверждает правильность внесения всех записей на титульном листе.
Пример 1. Титульный лист трудовой книжки
Оформление раздела трудовой книжки «Сведения о работе», на первый взгляд, трудностей не вызывает (см. Пример 2). Этот раздел должен содержать номер записи, дату приема на работу, место работы (включая указание на структурное подразделение), должность работника (в соответствии со штатным расписанием), а также ссылку на документ, на основании которого гражданин принят на работу. В этой части трудовой книжки также не допускаются никакие сокращения, например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.
Пример 2. Первая запись в разделе «Сведения о работе»
