Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых документов.
В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.
Нормативный аспект
Процесс хранения документов (а уничтожение – это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.
Фрагмент документа
Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.
О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:
- Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми организациями, документ).
- Основные правила работы архивов организаций (далее – Основные правила), одобреные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в организации).
Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).
И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров – документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено – вполне возможно. И практика применения этой статьи весьма обширна.
Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.
Какие документы можно уничтожить
На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был...
