ЛНА: как не утонуть в регистрации, хранении и изменениях

Утверждаться могут разные документы: это могут быть различные информационно-справочные документы, например формы документов, графики работ, списки работников и др. При утверждении их распорядительными документами (приказами, распоряжениями) они самостоятельного значения не имеют, а являются неотъемлемой частью того распорядительного документа, которым они утверждены. Соответственно, и на хранение в дело они помещаются как одно целое, т.е. вместе с распорядительным документом.

Другая ситуация, если распорядительным документом утвержден локальный нормативный акт: правила, инструкция, регламент, стандарт организации или иной. И хотя ЛНА, если он утвержден распорядительным документом, также является неотъемлемой частью документа, тем не менее с точки зрения содержания ЛНА имеет самостоятельное значение. Именно по этой причине при организации работы с ЛНА возникает немало проблем. К тому же документы могут утверждаться подписью в грифе утверждения без издания распорядительного документа. Рассмотрим сложные случаи организации работы с утвержденными документами, если они являются ЛНА.

Учет (регистрация) ЛНА

Понятия учета и регистрации применительно к документам хотя и близки, но имеют отличия. Можно сказать, что учет – понятие общего характера, означающее запись (фиксацию) сведений о документе или о конкретных действиях, совершаемых с документом (создание, прием, отправка и др.), в учетную форму. Регистрация – это конкретная форма учета, сопровождающаяся не только записью сведений о документе или действиях с ним в какую-то учетную форму, но и присвоение самому документу идентификатора, которым чаще всего является регистрационно-учетный (регистрационный) номер (индекс) и/или штрих-код (QR-код).
В делопроизводстве регистрация решает более широкий круг задач: кроме фиксации информации о документе или действиях с документом она обеспечивает поиск документов, поскольку регистрационный номер является уникальным идентификатором, особенно если он имеет сложную структуру, в которой зашифрованы не только порядковый учетный номер документа, но и принадлежность документа к определенной системе документации, подразделению, времени и др. сведения.

Любая организация хотела бы применять такую же прозрачную систему при регистрации ЛНА, однако с этим нередко возникают проблемы. Дело в том, что ЛНА, утвержденные распорядительными документами и являющиеся их приложениями, отдельно не регистрируются, т.к. их обычно идентифицируют по номеру и дате утвердившего приказа (распоряжения). Если же ЛНА утверждается непосредственно подписью руководителя или иного уполномоченного должностного лица в грифе утверждения, ведется их отдельная регистрация по системе, применяемой в организации.

Получается, что в системе регистрации:

• часть ЛНА «привязана» к распорядительным документам,
• а часть имеет самостоятельные регистрационные номера.

Если в организации относительно небольшое количество ЛНА, такая система не создает особых проблем, а если объем ЛНА большой (сотни и даже тысячи документов) – необходима единая система регистрации и учета ЛНА, которая не создает дополнительных проблем при контроле нормативной базы и ее мониторинге. Какой может быть эта система? Можно предложить 2 варианта регистрации ЛНА.

Вариант 1

Вводим единую систему регистрации ЛНА, независимо от способа утверждения (распорядительным документом или подписью в грифе). Предположим, что мы присваиваем ЛНА простые порядковые номера, не используя никаких классификаторов и не добавляя к учетному номеру дополнительных идентификаторов.

Такая система регистрации, с одной стороны, проста, потому что документам присваиваются порядковые учетные номера, но, с другой стороны, значность учетных номеров с течением времени будет увеличиваться и у нас появятся 3-значные, 4-значные и, возможно, более длинные номера, что не очень удобно. Выход из такой ситуации – использовать при регистрации классификаторы (справочники), позволяющие весь массив ЛНА разбить на отдельные группы (по уровню принятия решения, по виду документа или иным признакам). При использовании такой системы регистрационные номера тех же документов, которые приведены в Примере 2, могут быть следующими:

В состав регистрационного номера ЛНА может быть введен код уровня принятия решения. Для этого нужно выделить виды и разновидности ЛНА, утверждаемые:

• руководителем организации (код 01);
• заместителями руководителя (по направлениям, которые они курируют) (например, коды 02–10);
• директорами по направлениям (или иными руководителями, если они наделены соответствующими правами) (коды 11–25).

Если в организации более сложная структура управления (в крупных компаниях это вполне реальная ситуация), могут быть и 4-й, и 5-й уровни.

Описанный вариант регистрации ЛНА при сохранении сложившейся системы утверждения документов разными способами решает проблему их регистрации, но не решает проблем, возникающих при организации хранения этих документов.

Вариант 2

Меняем сложившуюся систему утверждения документов, приводим ее к единообразию. Учитывая, что юридическая сила утвержденных документов не зависит от способа утверждения, мы можем отказаться от утверждения ЛНА распорядительными документами, оставив 1 способ утверждения – непосредственно подписью руководителя (или иного уполномоченного должностного лица) в грифе утверждения¹. Таким образом, у всех ЛНА:

• их датой будет дата утверждения соответствующим должностным лицом,
• регистрационным номером – номер, под которым документ зарегистрирован в системе регистрации (в данном случае документы не будут связаны с датой и номером приказа или распоряжения).

Используя такой вариант утверждения ЛНА, можно упростить процесс внесения изменения, а именно вносить корректировки в ЛНА таким же способом, какой принят для внесения изменений в трудовые договоры с работниками, т.е. вносить изменения не изданием распорядительного документа, а, например, изданием документа под названием «Изменение», который утверждается тем же руководителем, что утверждал ЛНА.  Регистрировать изменения, вносимые в ЛНА, можно так же, как регистрируются изменения, вносимые в трудовые договоры, – связывая их с регистрационным номером ЛНА.

Такой вариант утверждения ЛНА и внесения в них изменений не является чем-то нереалистичным, некоторые организации применяют данную систему уже не один год.

Систематизация утвержденных документов и организация их текущего хранения

Как уже было отмечено, ЛНА могут утверждаться по-разному, в связи с чем возникают различия в организации их хранения:

• если ЛНА утвержден распорядительным документом (приказом, распоряжением), он является неотъемлемой частью распорядительного документа и хранится вместе с ним;
• если ЛНА утвержден непосредственно подписью руководителя в грифе утверждения, он включается в отдельное дело в соответствии с тематикой документа, например:
  • должностные инструкции помещаются в дело «Должностные инструкции работников», а
  • положения о структурных подразделениях – в дело «Положения о структурных подразделениях».

Вопросы об организации хранения утвержденных ЛНА возникают, как правило, по 2 причинам:

1) не все ЛНА, в отличие от распорядительных документов по основной деятельности, имеют постоянный срок хранения. ЛНА, имеющих иные сроки хранения, пусть немного, но есть. Например, в Перечне типовых управленческих архивных документов² это ст. 43 (номенклатура должностей хранится 5 лет после утверждения новой), 132 (ЛНА, устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, имеют срок хранения 5 лет ЭПК после замены новыми) и др.;