Насколько детально можно дробить однотипные документы по разным делам и томам? Что и когда заполнять на корешках и титульных листах папок? Если вы организуете работу грамотно, то исполнители смогут безошибочно подшивать документы в «правильные» папки, вы будете быстро находить искомое и избежите уничтожения части документов раньше предписанного им срока хранения.

Конечно, систематизация документов по делам продумывается на этапе разработки номенклатуры дел на следующий год. После утверждения такого документа на его основании надо подготовить папки для планируемых дел. Обычно для этого используют папки-регистраторы, в которые удобно подшивать документы, а также вынимать их даже из середины стопки, благодаря специальному арочному механизму.

Рисунок 1. Папка-регистратор с арочным механизмом

Что стоит на них писать, чтобы потом было удобно и быстро подшивать документы в правильные папки, избегая путаницы?

Оригиналы и копии одних и тех же документов в разных подразделениях

Для начала вспомним, что в большинстве организаций есть такие документы, которые хранятся во всех структурных подразделениях. Но в каком-то одном подразделении создаются и оседают оригиналы, а в других хранятся только их копии. Это важно отразить в номенклатуре дел и потом на папках.

Пример 1. Возможное местонахождение различных видов приказов

Опишем достаточно распространенный вариант местонахождения бумажных оригиналов и копий различных видов приказов:

1) приказы по основной деятельности, как правило, создаются в службе делопроизводства (канцелярии или т.п.). Соответственно, там же будут храниться их подлинники, а копии будут рассылаться по структурным подразделениям, к деятельности которых они имеют отношение;

2) приказы по личному составу создаются в отделе кадров. Соответственно, их оригиналы хранятся по месту издания, а копии рассылаются по соответствующим подразделениям – работников которых они касаются (приказы о приеме, назначении, переводе, совмещении, увольнении, приказы о ежегодных очередных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных внутренних и зарубежных командировках и др.);

3) приказы по административно-хозяйственной деятельности обычно создаются в службе делопроизводства. Соответственно, в каком структурном подразделении создаются такие приказы – там их оригиналы и хранятся. Копии приказов будут рассылаться в те подразделения, к деятельности которых они имеют непосредственное отношение.

Заметим, что при возможности работы в СЭД с электронными образами документов необходимость в рассылке их бумажных копий отпадает сама собой.

Пример 2. Индексы дел

Индексы дел обозначаются в номенклатуре дел (как правило) арабскими цифрами через дефис, например: 01-05, где

  • 01 – это номер раздела номенклатуры. Обычно она составляется по структурному типу 1, тогда каждым ее разделом является отдельное структурное подразделение организации;
  • 05 – порядковый номер дела в этом подразделении.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы (это относится ко второй части индекса) для однородных дел каждого раздела. Поэтому почти во всех структурных подразделениях первые несколько номеров дел повторяют одинаковые названия. Единственное отличие – это сроки хранения документов (например, подлинники приказов по основной деятельности создаются и хранятся в службе делопроизводства постоянно, а копии тех же приказов в других подразделениях – ДМН (до минования надобности)).

Индексы дел

Эти примеры наглядно показывают, что мало на конкретной папке указать только вид подшиваемых в нее документов – надо писать полное наименование дела, включая последнее слово «Копии», если они туда подшиваются. И не надо сокращать заголовок дела на корешке папки. Если наименование длинное, надо уменьшить шрифт и отразить максимум информации из номенклатуры дел (см. Пример 3).

Какие конкретные документы в деле?

Мы помним правило, что в одно дело надо стремиться подшивать документы...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Особенности трудовых отношений с несовершеннолетними

С наступлением летних каникул студентов и школьников, желающих подработать, становится в несколько раз больше. Руководители многих компаний не против принять их на работу, но не всегда знают, в чем особенность трудовых отношений с такими работниками.Рассказываем о том, каких несовершеннолетних нельзя принимать на работу, а каких можно (даем удобные таблицы-шпаргалки с запретами, критериями для трудоустройства, необходимыми для приема на работу документами и обязательными требованиями к условиям работы), какие дополнительные гарантии им положены, как правильно оформить кадровые документы. Подробно рассматриваем алгоритм трудоустройства, а также связанные с ним риски и пути их преодоления. Касаемся и изменений в законодательстве о труде несовершеннолетних, которые вступят в силу с 1 сентября 2025 г.

Топ-5 нарушений трудового законодательства

Трудовое законодательство совершенствуется, появляются и изменяются статьи в ТК РФ, но есть виды нарушений, которые работодатели допускают стабильно. Специалисты Роструда на портале онлайнинспекция.рф в 2025 году выделили 5 самых популярных тем обращений. Это задержка зарплаты, невыплата расчета при увольнении, иные нарушения трудовых прав, незаконные увольнения и удержания из зарплаты. Анализируем свежую судебную практику по ним и разъяснения Роструда, предупреждаем о рисках и даем рекомендации, как провести самопроверку.

Больничный в период отпуска

Нужно ли продлевать или переносить отпуск работнику, если он оформил листок нетрудоспособности в связи с болезнью или травмой ребенка или иного близкого родственника? В каких случаях при болезни работника во время отпуска его отпуск продлевается, а когда переносится? Каким образом до сведения сотрудника может быть доведено предложение работодателя перенести неиспользованную в связи с болезнью часть отпуска на другой срок? Как должен поступить сам работник, если захочет не продлить отпуск на период нетрудоспособности, а перенести его на более удобное ему время? И как быть кадровику, если сотрудник с работодателем так и не договорятся о периоде переноса отпуска? Наконец, нужно ли пересчитывать отпускные и осуществлять вычет денег из зарплаты работника, если оплаченные ранее дни отпуска будут переноситься и предоставляться в другое время?Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы, опираясь на позиции Роструда, Минтруда России и судов. Приводим образцы заполнения табеля учета рабочего времени в случае нетрудоспособности работника в период отпуска и личной карточки работника по унифицированной форме № Т-2 с данными об отпуске, который продлился из-за больничного, внесения изменений в график отпусков из-за больничного, предложения работнику о переносе части отпуска на другой период и заявления работника о переносе части отпуска из-за больничного во время отпуска.

Штатное расписание в вопросах и ответах

В ТК РФ нет прямого требования составлять штатное расписание. Однако этот документ должен быть в каждой организации. Почему это так, каков алгоритм его разработки, как правильно его оформить, кто его подписывает и как он утверждается, нужно ли проставлять печать, можно ли оформлять штатное расписание только в электронном виде, надо ли знакомить с ним работников, как часто нужно его обновлять, кто это обязан делать, сколько и где хранятся штатные расписания, что такое штатная расстановка и обязательно ли количество штатных единиц должно соответствовать количеству работников? Даем ответы на эти и связанные с ними вопросы. Приводим образцы штатного расписания и штатной расстановки.

Льготы участникам СВО и членам их семей

За период с 24.02.2022 принято беспрецедентное количество федеральных и региональных нормативных правовых актов, направленных на поддержку участников специальной военной операции (СВО) и членов их семей. Им предоставляются финансовые и социальные льготы, кредитные каникулы, а бизнес призванного на службу официально освобожден от проверок, продлены сроки уплаты налогов и сдачи отчетности до окончания службы. Причем разным участникам СВО (мобилизованным в рамках частичной мобилизации, служащим по контракту, добровольцам) полагаются различные по содержанию льготы. Рассказываем, на что именно могут претендовать они, их родственники и при каких условиях. Приводим основные льготы, касающиеся различных выплат, трудовых гарантий, налогообложения, судопроизводства и пр.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Если совместительство становится основным местом работы: позиция Роструда

Зачастую работа по совместительству становится для сотрудника основной. При этом кадровики чаще всего в данной ситуации производят оформление посредством перевода, дополнительного соглашения либо через увольнение работника. В статье рассматривается правомерность вышеуказанных процедур. Кроме того, автор пытается найти ответы на следующие вопросы: что же такое совместительство – вид трудового договора либо его условие, кто вправе делать запись о совместительстве, возможна ли автоматическая трансформация совместительства в основное место работы?