Готовим папки для заведения дел в новом году

Опишем достаточно распространенный вариант местонахождения бумажных оригиналов и копий различных видов приказов:

1) приказы по основной деятельности, как правило, создаются в службе делопроизводства (канцелярии или т.п.). Соответственно, там же будут храниться их подлинники, а копии будут рассылаться по структурным подразделениям, к деятельности которых они имеют отношение;

2) приказы по личному составу создаются в отделе кадров. Соответственно, их оригиналы хранятся по месту издания, а копии рассылаются по соответствующим подразделениям – работников которых они касаются (приказы о приеме, назначении, переводе, совмещении, увольнении, приказы о ежегодных очередных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных внутренних и зарубежных командировках и др.);

3) приказы по административно-хозяйственной деятельности обычно создаются в службе делопроизводства. Соответственно, в каком структурном подразделении создаются такие приказы – там их оригиналы и хранятся. Копии приказов будут рассылаться в те подразделения, к деятельности которых они имеют непосредственное отношение.

Заметим, что при возможности работы в СЭД с электронными образами документов необходимость в рассылке их бумажных копий отпадает сама собой.

Индексы дел обозначаются в номенклатуре дел (как правило) арабскими цифрами через дефис, например: 01-05, где

• 01 – это номер раздела номенклатуры. Обычно она составляется по структурному типу ¹, тогда каждым ее разделом является отдельное структурное подразделение организации;
• 05 – порядковый номер дела в этом подразделении.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы (это относится ко второй части индекса) для однородных дел каждого раздела. Поэтому почти во всех структурных подразделениях первые несколько номеров дел повторяют одинаковые названия. Единственное отличие – это сроки хранения документов (например, подлинники приказов по основной деятельности создаются и хранятся в службе делопроизводства постоянно, а копии тех же приказов в других подразделениях – ДМН (до минования надобности)).