Top.Mail.Ru

Если письмо направляется нескольким адресатам, отметки о получении адресатами письма должны быть проставлены на одном нашем экземпляре? Как быть, если сотрудники возвращают несколько экземпляров одного и того же исходящего письма с проставленными на них о

Вопрос
Если письмо направляется нескольким адресатам, отметки о получении адресатами письма должны быть проставлены на одном нашем экземпляре? Как быть, если сотрудники возвращают несколько экземпляров одного и того же исходящего письма с проставленными на них отметками о получении? Обязана ли я хранить все экземпляры?
Отвечает

Как правило, для каждого адресата (сторонней организации или гражданина) создается свой отдельный экземпляр письма. При поступлении документа в организацию-адресат на нем оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию».

Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

При доставке документа в организацию-адресат курьером или непосредственно исполнителем может делаться копия (дополнительный экземпляр) письма для организации-автора, на которой будет также проставляться отметка о поступлении письма. Если одно письмо доставляет в разные организации один человек, то собирать отметки о поступлении (или получении) можно на одной копии письма. Если в разные организации документы доставляют несколько человек, то организационно будет сложнее собирать эти отметки на одной копии письма.

На практике данную отметку на копии автора письма проставляют с разными целями (и по-разному):

  • фиксации номера и даты, присвоенных письму у адресата. Например, чтобы в дальнейшем было удобнее запрашивать информацию о ходе исполнения документа в организации-адресате.
    Для данной цели хранить копию письма не обязательно (при условии, что данные из отметки о поступлении будут перенесены в вашу регистрационную форму).
    «Отметку о поступлении документа в организацию» можно попросить поставить и на экземпляр автора документа, см. Пример 1. Но в ней нет подписи должностного лица, и при желании «замести следы» адресат может впоследствии изъять сведения об этом документе из своих регистрационных форм и порвать свой экземпляр (а вот при наличии подписи пришлось бы доказывать, что она не принадлежит этому человеку или что он не работает в этой организации, а еще объяснять, как возник оттиск печати на документе, который якобы в глаза не видели).
  • подтверждения факта получения письма адресатом. Например, чтобы это можно было использовать как доказательство в суде (поэтому важно, чтобы из соответствующей отметки было точно видно, кто и когда получил, с подписью и желательно с печатью, см. Пример 2).
    В данном случае необходимо хранить все копии (экземпляры) письма с отметками, поставленными адресатами.

Обе отметки принято ставить на первой странице документа, обычно на его лицевой стороне.

Пример 1. Оформление реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» (может быть с использованием штампа)

И если состав информации для реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию», обычно оформляемом только на экземпляре адресата, хотя бы назван ГОСТом Р 6.30-2003 (Пример 1), то правила оформления отметки о получении документа на его копии (экземпляре) автора не регламентированы – они диктуются исключительно здравым смыслом. Практика показывает, что желательно попросить, чтобы получатель (см. Пример 2):

  • написал на документе фразу «Документ получен» с указанием даты и времени получения;
  • указал полное наименование своей должности, включающее наименование организации-адресата;
  • поставил личный росчерк и
  • написал фамилию с инициалами;
  • еще попросите поставить печать.

Просите больше, чтобы получить хоть что-то! В некоторых организациях сотрудники экспедиции или иной службы имеют специальные штампы, ускоряющие оформление такой отметки.

Пример 2. Отметка, убедительнее доказывающая получение документа (может быть с использованием штампа или полностью рукописной; показаны два распространенных варианта оформления)

или

Напомним, что организация самостоятельно может установить правила отправки своих документов, в т.ч. определять, для каких писем будут создаваться копии для проставления адресатом отметки о получении документа и как они будут храниться. С нашей точки зрения, такая отметка нужна не для всех исходящих документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?