Как правило, для каждого адресата (сторонней организации или гражданина) создается свой отдельный экземпляр письма. При поступлении документа в организацию-адресат на нем оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
При доставке документа в организацию-адресат курьером или непосредственно исполнителем может делаться копия (дополнительный экземпляр) письма для организации-автора, на которой будет также проставляться отметка о поступлении письма. Если одно письмо доставляет в разные организации один человек, то собирать отметки о поступлении (или получении) можно на одной копии письма. Если в разные организации документы доставляют несколько человек, то организационно будет сложнее собирать эти отметки на одной копии письма.
На практике данную отметку на копии автора письма проставляют с разными целями (и по-разному):
-
фиксации номера и даты, присвоенных письму у адресата. Например, чтобы в дальнейшем было удобнее запрашивать информацию о ходе исполнения документа в организации-адресате.
Для данной цели хранить копию письма не обязательно (при условии, что данные из отметки о поступлении будут перенесены в вашу регистрационную форму).
«Отметку о поступлении документа в организацию» можно попросить поставить и на экземпляр автора документа, см. Пример 1. Но в ней нет подписи должностного лица, и при желании «замести следы» адресат может впоследствии изъять сведения об этом документе из своих регистрационных форм и порвать свой экземпляр (а вот при наличии подписи пришлось бы доказывать, что она не принадлежит этому человеку или что он не работает в этой организации, а еще объяснять, как возник оттиск печати на документе, который якобы в глаза не видели). -
подтверждения факта получения письма адресатом. Например, чтобы это можно было использовать как доказательство в суде (поэтому важно, чтобы из соответствующей отметки было точно видно, кто и когда получил, с подписью и желательно с печатью, см. Пример 2).
В данном случае необходимо хранить все копии (экземпляры) письма с отметками, поставленными адресатами.
Обе отметки принято ставить на первой странице документа, обычно на его лицевой стороне.
Пример 1. Оформление реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» (может быть с использованием штампа)
И если состав информации для реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию», обычно оформляемом только на экземпляре адресата, хотя бы назван ГОСТом Р 6.30-2003 (Пример 1), то правила оформления отметки о получении документа на его копии (экземпляре) автора не регламентированы – они диктуются исключительно здравым смыслом. Практика показывает, что желательно попросить, чтобы получатель (см. Пример 2):
- написал на документе фразу «Документ получен» с указанием даты и времени получения;
- указал полное наименование своей должности, включающее наименование организации-адресата;
- поставил личный росчерк и
- написал фамилию с инициалами;
- еще попросите поставить печать.
Просите больше, чтобы получить хоть что-то! В некоторых организациях сотрудники экспедиции или иной службы имеют специальные штампы, ускоряющие оформление такой отметки.
Пример 2. Отметка, убедительнее доказывающая получение документа (может быть с использованием штампа или полностью рукописной; показаны два распространенных варианта оформления)
или
Напомним, что организация самостоятельно может установить правила отправки своих документов, в т.ч. определять, для каких писем будут создаваться копии для проставления адресатом отметки о получении документа и как они будут храниться. С нашей точки зрения, такая отметка нужна не для всех исходящих документов.
