Правила оформления писем и приложений к ним описаны в нескольких документах, носящих рекомендательный характер. Это прежде всего:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).
В деловой практике принято соблюдать положения данных документов и включать их в инструкцию по делопроизводству своей организации.
Начнем ответ с нумерации страниц.
К сожалению, в настоящее время правила нумерации приложений большинства организационно-распорядительных документов (в том числе и писем) не описываются в правовых актах и методических рекомендациях, посвященных делопроизводству и принятых на общегосударственном уровне.
Однако частные случаи нашли свое отражение. Так, в приложениях № 13 и № 14 к Методическим рекомендациям говорится о том, что листы приложения (справочного или аналитического характера, утверждаемого документа) к указу или распоряжению Президента РФ, а также распоряжению или постановлению Правительства РФ следует нумеровать самостоятельно, начиная со второго листа. А в ГОСТе Р 6.30-2003 указано, что при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют, а номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Кроме того, в данном стандарте указано, что в отметке о наличии приложения указывается количество листов (не страниц) каждого из приложений, если они не сброшюрованы. В связи с этим в практике делопроизводства все приложения к письмам и другим организационно-распорядительным документам (приказам, распоряжениям и т.д.) обычно нумеруют отдельно, начиная со второй страницы приложения.
При этом если письмо имеет одно или несколько приложений, то на нем принято оформлять реквизит «Отметка о наличии приложения», который располагается между реквизитами «Текст документа» и «Подпись» и отделяется от них двумя–четырьмя межстрочными интервалами.
Разные способы оформления отметки о наличии приложения показаны в пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 и в приложении № 11 к Методическим рекомендациям. Все зависит от ситуации:
Если приложение названо в тексте документа, то его наименование в реквизите приводить не следует.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения следует оформлять так:
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то это необходимо указать в отметке о наличии приложения:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не нужно указывать:
Теперь перейдем к вопросу скрепления листов письма и его приложений и сразу отметим, что прошивка листов писем также не освещена в нормативно-методической базе делопроизводства.
Скрепление или прошивка листов многостраничного документа производится прежде всего для сохранения целостности документа и устранения возможности замены его отдельных листов. Соответственно, прошивают не все виды документов. Обязательно прошивают листы тех документов, для которых эта процедура установлена правовыми актами. Для других видов документов необходимость прошивки их листов может быть установлена инструкцией по делопроизводству организации. Обычно прошивают договоры, регламенты, инструкции, положения и другие виды документов. При этом письма в практике делопроизводства, как правило, не прошивают. Приложение к письму может быть сброшюровано отдельно.
Заметим, что скреплять листы степлером или заклепкой нет никакого смысла, так как это не позволит гарантировать целостность документа и избежать возможности замены его отдельных листов. Обычно листы прошивают на два или четыре прокола (количество проколов для не очень «толстых» документов не имеет особого значения), после этого на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа документа наклеивается лист, на котором указывают:
- количество прошитых листов (обычно цифрами и прописью), а также
- наименование должности лица, заверившего прошитие документа, его личную подпись и расшифровку подписи (это может быть как лицо, подписавшее документ, так и иной сотрудник, например, службы ДОУ);
- кроме того, при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего скрепление документа, и оборотную часть последнего листа документа.
При прошивке многостраничных документов, составленных двумя или более организациями (например, договоров), на наклеиваемом листе должны указываться подписи и оттиски печати каждой стороны.
