Опись является первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного хранения и по личному составу. После обработки и формирования дел составляется опись, она утверждается руководителем. Дела шифруются в соответствии с номерами дел по описи. Поэтому, если после составления и утверждения описи появились дополнительные документы за тот же период, то в таком случае составляют дополнительную опись к ранее оформленной. Дела не перешифровываются.
В каждой организации должен вестись реестр описей. В нем необходимо отразить появление дополнительной описи, указав ее порядковый номер, который соответствует основной описи (ранее составленной) и добавив следом слово в скобках «(дополнительная)», а также за какой период составлена новая дополнительная опись. В данном случае будет дополнительная опись документов постоянного хранения № 1-П за 2005 год (см. Пример 1).
Если организация состоит на учете в государственном или муниципальном архиве, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Номер фонда имеют организации, являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Все остальные организации оставляют номер фонда в описи пустым, он будет вписан только в случае передачи документов на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации.
Тему составления годовых описей при передаче дел в архив фундаментально мы рассмотрим в специальной статье в ближайшем номере журнала.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
