Вопрос о приведении названия службы делопроизводства в соответствие с ее предметной областью «делопроизводство», зоной ответственности и выполняемыми функциями поставлен очень верно. Но конкретные названия служб делопроизводства в настоящее время не устанавливаются ни в одном регламентирующем документе. Понятия «служба делопроизводства», «служба документационного обеспечения управления» используются в качестве родовых понятий.
И канцелярия, и отдел делопроизводства должны быть, как правило, самостоятельными структурными подразделениями организации, осуществляющими функцию по организации и ведению (или просто ведению) делопроизводства (п. 3 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти).
«Канцелярия» как название специального делопроизводственного структурного подразделения было закреплено в Генеральном регламенте Петра I (1720 г.) и существует до настоящего времени. В нормативно-методических документах по делопроизводству (Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) М., 1974; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) М., 1991) было закреплено, что наименование и структура службы делопроизводства устанавливаются в соответствии с их принадлежностью к определенной группе организаций и в зависимости прежде всего от двух важнейших критериев:
- организационно-правовой формы (в основном в ГСДОУ) и
- объема документооборота (в основном в ЕГСД).
В министерствах и ведомствах создавалось управление делами; на предприятиях, в институтах и в других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, а в организациях, не имеющих службы делопроизводства, работу с документами должен был выполнять секретарь или другое специально назначенное лицо.
В акционерном обществе структура организации, выбор и утверждение типов и схем организационной структуры – это зона ответственности исполнительных органов. При отсутствии современных регламентирующих документов общегосударственного уровня рекомендуем подойти к вопросу выбора и закрепления названия службы делопроизводства с позиций соблюдения общих правил разработки организационной структуры.
Все руководители, а особенно вышестоящие, понимают, что каждое направление деятельности или функция организации должны быть закреплены за конкретным подразделением, службой, чтобы в организации были обеспечены ответственность за дело и управляемость. Во избежание дублирования функций осуществляется контроль за тем, чтобы для выполнения одной функции создавалась одна служба, а все процессы взаимодействия подразделений по выполняемым ими функциям были строго регламентированы с определением конкретных зон ответственности. Конечно, соблюдаются нормы управляемости, т.е. в управлении у каждой службы должно быть не более 6-7 объектов.
На этих основах строится организационная структура, при разработке которой обязательно соблюдаются иерархичность функций и подразделений и унификация наименований структурных единиц одного и того же уровня (даже при матричных, маркетинговых, «клиентских» и т.п. нелинейных оргструктурах).
Если за службой полностью закрепляется функция организации и ведения делопроизводства, которая является не основной, но относится к инфраструктурным функциям, то служба должна называться так же, как и другие инфраструктурные подразделения, находящиеся на том же организационном уровне.
Если самостоятельную инфраструктурную функцию управления персоналом закрепляют в организации за Управлением кадрами, то находящиеся на том же уровне подразделения (например, подчиняющиеся первому лицу) называются Управление делами, Управление бухгалтерского учета, Юридическое управление, Управление ИТ-технологий и т.п.
В новой системе стандартов ИСО по управлению документами (Management System for Records; MSR) отражен именно такой современный подход к службе управления документами, которая отнесена к инфраструктурным службам организации.
