Кадровый учет предусматривает ведение личной карточки на каждого работника организации, с помощью которой осуществляется систематизация имеющихся данных о сотруднике. Личные карточки оформляются по унифицированной форме, утверждаемой Госкомстатом РФ. В настоящее время форма личной карточки работника (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Постановление № 1). До принятия Постановления № 1 личная карточка работника оформлялась по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26, а еще раньше – по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.
На наш взгляд, личная карточка, составленная при приеме работника на работу в период действия устаревших постановлений по старым формам, подлежит переоформлению только в том случае, если нормативный акт, утверждающий новую форму, прямо это предусматривает. А Постановление № 1 не содержит такого предписания. Поэтому мы считаем, что личные карточки работников, составленные на сотрудников до введения в действие Постановления № 1, не должны переоформляться.
Однако необходимость переоформления личной карточки может быть связана, например, с тем, что со временем она пришла в негодность. Нормы, регулирующие подобную ситуацию, отсутствуют. Мы можем порекомендовать работодателю издать приказ, на основании которого в этом случае будет оформляться личная карточка по форме, утвержденной Постановлением № 1, с перенесением в нее всех сведений, содержащихся в ранее составленной личной карточке работника. Такого же мнения придерживаются большинство специалистов в области кадрового учета.
В силу неурегулированности данного вопроса на законодательном уровне именно в приказе необходимо указать причины переоформления личной карточки. С данным приказом необходимо ознакомить сотрудников, чьи личные карточки переоформляются. В личной карточке в качестве реквизита присутствует личная подпись сотрудника, следовательно, проставляя свою подпись, он подтверждает достоверность сведений, содержащихся в переоформленной личной карточке. В то же время «старую» личную карточку работодатель обязан хранить на протяжении 75 лет.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу. Переоформленная личная карточка не будет являться дубликатом, потому что на протяжении трудовой деятельности работника личная карточка станет пополняться новыми записями, и по содержанию уже не будет соответствовать «старой» личной карточке. Поэтому и пометка «Дубликат» на ней проставляться не должна. Проставлять ли на переоформленной личной карточке пометку о том, что она составлена взамен «старой», остается на усмотрение работодателя.
