Очень приятно отвечать на вопрос, заданный специалистом, знающим требования ведомственной нормативной базы.
Сначала ответ практический. Медицинские карты с оформленными титульными листами (обложками или заполненными первыми листами утвержденной формы медицинской карты амбулаторного больного №___) после заключения договора непосредственно с пациентом или со страховой компанией должны быть включены в состав документального фонда медицинского учреждения и храниться в регистратуре в соответствии с принятыми в учреждении принципами систематизации подобных документов (просто по алфавиту фамилий пациентов; по названиям страховых компаний и внутри по алфавиту фамилий; по условиям обслуживания – договор/льготы/инвалиды и т.п. и внутри по алфавиту фамилий и т.д.). Соответствующая систематизация и фамилии пациентов вносятся также и в информационную систему медицинского учреждения. Таким образом подготавливаются условия для приема пациентов, документирования медицинской информации и ведения учета и медицинской статистики.
Если в последующем медицинская карта амбулаторного больного остается незаполненной, невостребованной, не содержащей никаких медицинских записей и подписей врачей, то она как проект, существующий в бумажной форме, может быть выделена к уничтожению в общем порядке. Но (!) основанием для включения подобных проектов в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению1, должен быть факт окончания срока действия договора с пациентом или страховой компанией и соблюдение методики исчисления сроков хранения.
Пример 1
В 2013 году заключен договор со страховой компанией, на основании которого, а также на основании списка застрахованных лиц оформляются проекты медицинских карт и заводятся соответствующие сведения в информационную систему. Обычно подобные договоры заключаются на один год, тогда в 2014 году окончится срок его действия.
И договор, и проекты медицинских карт, и информация о застрахованных должны храниться в учреждении до конца 2014 года и плюс еще в течение установленного срока хранения (5 лет, например, по ст. 436 ПТУД). И только в первом квартале 2020 года они могут быть внесены в акт о выделении документов и дел к уничтожению. Причем рекомендуем в статьях и графах акта после заголовка дела с договорами формулировать групповой заголовок для уничтожаемых проектов медицинских карт и указывать их общее количество:
Все эти вопросы находятся в компетенции экспертной комиссии самого медицинского учреждения, которая имеет право устанавливать сроки хранения документов, не предусмотренных перечнями документов со сроками хранения.
Теоретический аспект ответа. Идентификационными реквизитами, определяющими документ и его юридическую силу, являются наименование автора, дата создания документа, индекс (регистрационный номер), текст (содержание), подпись2. Это минимальный обязательный набор реквизитов, отсутствие одного из них лишает документ юридической силы. Документ имеет заголовочную часть, в которой оформляются идентификационные реквизиты «автор», «дата», «индекс», а также и другие, но тоже идентифицирующие документ реквизиты, например, наименование вида, название разновидности, заголовок к тексту, код унифицированной формы и т.п. Документ имеет содержательную часть, которая и состоит в основном из текста, идентификационного реквизита. И, наконец, документ имеет оформляющую часть, в которой главным является реквизит «подпись».
Таким образом, незаполненные, не содержащие документированной и подписанной медицинской информации медицинские карты, о которых задан вопрос, не являются документами. Они представляют собой проекты, в которых оформлена только заголовочная часть, без содержательной и оформляющей частей (прежде всего – без текста и подписей). Поэтому при экспертизе ценности подобных проектов к ним нельзя применять 25-летний срок хранения. Но недопустимо и определение срока хранения «До минования надобности», так как проекты медицинских карт оформлены на основании и во исполнение договоров, и при экспертизе их ценности на первый план выступают принципы системности, комплексности и взаимосвязи документов.
1
Форма акта – Приложение 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
2
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».
