О статусе канцелярии.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2014

Вопрос

Мы являемся государственной бюджетной организацией. Недавняя комиссия из вышестоящей организации по проверке нашей деятельности зафиксировала в акте, что канцелярия не может работать как самостоятельный отдел и не является отделом, начальник канцелярии не может получать заработную плату в таком размере, как другие начальники отделов. И теперь мы должны вносить изменения в штатное расписание и оргструктуру, а с начальника канцелярии предполагают высчитывать «переплаченную» зарплату за несколько лет. В каком статусе должна работать канцелярия? Она может быть отделом? В положении о канцелярии записано, что она является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется первому руководителю; кроме канцелярии, никакое другое подразделение не занимается делопроизводством.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Рассмотрим организационные и управленческие аспекты, которые необходимо учитывать в данной ситуации.

Во-первых, если вышестоящая организация не разрабатывала и не утверждала типовую или примерную схемы организационных структур, организационные уровни, наименования и типовую или примерную численность структурных подразделений для своих подведомственных организаций, то комиссия не может сразу оценить как нарушение существование канцелярии в качестве такого же структурного подразделения, как и другие отделы.

Во-вторых, после окончания проверки проект подготовленного акта сначала обсуждается членами комиссии и руководством организации, согласовывается, и руководитель организации в случае несогласия с выводами и оценками комиссии может и должен сформулировать свои возражения и обосновать свою позицию. Это делается в специальном документе, который обычно называется Замечания к акту проверки от такого-то числа, а иногда и Протокол разногласий к акту проверки от такого-то числа в зависимости от того, какая процедура проверки соблюдается и как она регламентирована. Замечания или протокол оформляются как приложение к акту в момент его подписания.

В-третьих, важен управленческий аспект. За организацию системы управления, организационную структуру и штатное расписание отвечает первый руководитель организации. В уставах большинства организаций напрямую фиксируется полномочие единоличного исполнительного органа (первого руководителя) определять организационную структуру и утверждать штатное расписание. Организационная структура представляет собой распределение ответственности, полномочий и взаимодействия между работниками организации. В основе такого распределения лежат функции, закрепленные уставом организации. По правилам разработки организационных структур реализация функции должна быть закреплена за группой работников или подразделением, службой с целью обеспечения ответственности и управляемости в организации. За любую функцию, любое дело кто-то должен отвечать. А для того, чтобы не было дублирования, для реализации каждой функции создается одна служба с учетом норм управляемости (не более 6-7 объектов в управлении) и требований управленческой иерархии (подчиненности).

Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Это нормативный правовой акт, который можно использовать для доказательств и обоснования статуса и организационного уровня канцелярии. В этих Правилах для наименования подразделения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, использовано родовое наименование «служба делопроизводства». То есть правило «1 функция = 1 подразделение» фактически соблюдается в организации при централизованном делопроизводстве.

Единственным нарушением, которое можно было бы записать в акт проверки, является несоблюдение принципа унификации наименований структурных подразделений, находящихся на одном уровне иерархии. То есть за другие функции организации «отвечают», например, отделы с конкретными уточняющими наименованиями (транспортный отдел, отдел кадров, производственный отдел и т.п.), а за функцию делопроизводства – канцелярия. Кстати, проверьте для сравнения: а функцию бухгалтерского и налогового учета осуществляет просто бухгалтерия или отдел бухгалтерского учета?!

Необходимо обратиться и к истории вопроса. Канцелярия как наименование службы делопроизводства существует с 18 века (Генеральный регламент 1720 г.) и активно использовалось на протяжении веков. Так, в зависимости от отнесения к одной из четырех категорий (в зависимости от объема документооборота) Единая государственная система делопроизводства (М., 1974) устанавливала типовую структуру канцелярии учреждения как специальной службы, осуществляющей все работы по делопроизводственному обслуживанию.

Позже Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) также в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций унифицировала наименования служб документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах – управление делами;
на государственных предприятиях и других организациях – отдел документационного обеспечения или канцелярия;
в органах местного самоуправления и коммерческих структурах – общий отдел;
и только при небольшом объеме документооборота функции делопроизводственного обслуживания могут быть возложены на секретаря (помощника) руководителя организации.

Рекомендации ГСДОУ в настоящее время по-прежнему широко известны и применяются, но в современной практике коммерческих структур встречаются наименования дирекция ДОУ, функциональный блок управления документами, даже дирекция управления делопроизводством (?) и т.п. Такие новые наименования возможны, если они используются для унификации названий подразделений одного организационного уровня.