Если в структуре организации существуют обособленные подразделения, имеющие счета в банке и круглую печать, то как определиться со сроками хранения приказов их начальников?

Вопрос
Если в структуре организации существуют обособленные структурные подразделения, т.е. подразделения, осуществляющие часть функций предприятия на территории г. Москвы (по административным округам), имеющие счета в банке и круглую печать, то как определиться со сроками хранения приказов начальников этих обособленных структурных подразделений? Могут ли они быть ­отнесены к документам постоянного хранения?
Отвечает

Теоретически и формально, конечно, могут, поскольку ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)1 устанавливает сроки ­хранения следующих категорий приказов и распоряжений:

  • по основной деятельности – пост., ст. 19 а) (с примечанием 1);
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 л., ст. 19 в);
  • по личному составу – 75 л., ст. 19 б) (с примечанием 2).

Но практически срок хранения определяется конкретно по результатам экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организации и ее подразделений. Сроки хранения интересующих вас документов (как и любых иных) зависят от основных критериев экспертизы ценности (критерии происхождения и содержания документа):

  • организационно-правовая форма (территориально обособленные подразделения могут не являться и, как правило, не являются юридическими лицами), значимость, роль и место этих подразделений в деятельности всей организации, каковы цели их создания (ведь, например, реализация стандартных функций / услуг и инновационное управление проектом завоевания нового сегмента рынка – это разные вещи);
  • система делегирования полномочий (какая часть уставных функций головной организации выполняется ими, что закреплено в положениях об этих подразделениях как их собственные функции, насколько самостоятельными они являются и в каких вопросах, каковы полномочия руководителя, какую распорядительную деятельность и по каким направлениям и функциям территориально обособленного подразделения он имеет право осуществлять и т.п. – все это фиксируется в положении о ­подразделении);
  • конкретные формулировки полномочий, которые включены в доверенность руководителя территориально обособленного подразделения и его заместителей. При делегировании права издавать приказы, как правило, в генеральной доверенности руководителя данного подразделения перечисляются конкретные вопросы, например, право устанавливать индивидуальные тарифы и скидки клиентам, но в пределах установленных головной организацией лимитов и процентов.

В процессе анализа документов, на основании которых действует территориально обособленное подразделение, и при полистном просмотре приказов, изданных руководителем конкретного подразделения, вполне может оказаться, что инициативных приказов по основной деятельности и приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников руководитель не издавал из-за отсутствия полномочий. Приказы издавались исключительно во исполнение решений и распорядительных документов головной организации и лишь конкретизировали порядок их реализации, не изменяя формулировку и сути, например, уточняя дату начала и ответственного за исполнение или контроль, фамилии сотрудников-исполнителей и т.п.

Практика показывает, что если за территориально обособленными подразделениями закрепляются одинаковые и достаточно усеченные функции (они создаются как «организационный инструмент» территориального продвижения головной организации), то приказы руководителей таких подразделений по основным критериям экспертизы ценности документов очень часто возможно отнести не к основной деятельности, а к административно-организационной или административно-хозяйственной (срок хранения – 5 л., ст. 19 в)).

Поэтому экспертизу ценности документов (и не только приказов) территориально обособленных подразделений необходимо проводить с обязательным участием:

  • заместителя руководителя организации, который отвечает за организацию работы, координацию и развитие данных подразделений, или
  • очень квалифицированного специалиста головной организации, «курирующего» территориальные подразделения.

Подготовленные мотивированные профессиональные суждения о значимости документов обособленных подразделений для деятельности всей организации и о сроках их хранения передаются на рассмотрение экспертной комиссии организации, решение которой должно быть закреплено в протоколе заседания. И это будут конкретные и утвержденные сроки хранения приказов руководителей территориально обособленных подразделений, которые установила и которых будет придерживаться конкретно ваша организация по результатам экспертизы их ценности.

Сноски 1

  1. Далее по тексту – ПТУД. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?