Светлана Ларина, юрист,
эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Правила и Инструкция).
На основании п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Причем, все записи, в том числе о квалификации, вносятся в нее на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Как видите, невнесение в трудовую книжку записи об установлении квалификационной категории является нарушением. К сожалению, механизма исправления этой ошибки не предусмотрено ни Правилами, ни Инструкцией. Однако сделать это необходимо. Обратите внимание: зачеркивание неточных, неправильных или признанных недействительными записей во всех разделах трудовой книжки, кроме титульного листа, запрещено (п. 1.2 Инструкции). Предусмотрен только порядок признания записей недействительными.
Что же делать на практике? Наиболее правильным в указанной ситуации представляется внесение записи об установлении квалификационной категории на основании приказа очередной строкой (см. Пример 3). Соответственно в первой графе (№ записи) ставится следующий порядковый номер. В графе 2 (дата) в указанной ситуации, на наш взгляд, указывается дата внесения записи. Дело в том, что как мы уже заметили, Правилами и Инструкцией не оговаривается исправление рассматриваемой ошибки, поэтому предлагаем использовать аналогию и внести «забытую» запись так же, как например, запись о военной службе, при внесении которой в графе 2 указывается фактическая дата, а в следующей графе 3 – конкретные сроки службы. Поэтому в третьей графе (сведения о приеме на работу…) пишутся пропущенные сведения с фактической датой присвоения квалификации, и наконец, в графе 4 (наименование, дата и номер документа) указывается документ, на основании которого присвоена квалификация.
Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки в этом случае, лучше найти ваш ведомственный акт, который дает рекомендации о внесении записи об установлении квалификационной категории. Например, Департамент образования Ивановской области в своих рекомендациях дает такой пример внесения записи в трудовую книжку (где 31.10.2014 – дата принятия аттестационной комиссией решения об установлении квалификационной категории данному работнику) :
Некоторые эксперты рекомендуют заверить такую «внеочередную» запись подписью ответственного лица и печатью работодателя, ознакомив с ней работника. Однако, если обратиться к п. 35 Правил, делается это только при увольнении работника (прекращении трудового договора). Поэтому, на наш взгляд, можно избежать этой ненужной процедуры. Образец внесения забытой записи см. в Примере 3.
Если же последняя запись в трудовой книжке была об увольнении сотрудника, то «внеочередную» запись необходимо заверить подписью и печатью работодателя (см. Пример 4).
Добавим, что некоторые специалисты в указанной ситуации предлагают признать запись об увольнении недействительной, затем внести «забытую» запись и только потом снова сделать запись о расторжении трудового договора. На наш взгляд, делать этого не стоит. Никаких оснований признать запись об увольнении недействительной, нет. К тому же на практике вполне возможно, что придется таким образом признавать недействительной не одну, а десять записей. Делать это не рационально.