Расположение реквизитов на бланке описи или на общем бланке организации в данной ситуации не имеет принципиального значения. Формы описей, утвержденные в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила работы архивов организаций), имеют угловое расположение реквизитов, т.к. оно позволяет экономить рабочую площадь верхней части листа документа и в правой части оформлять гриф утверждения описи.
Главное, чтобы в исторической справке к фонду в первом разделе «История фондообразователя» в 2015 году были сделаны соответствующие записи об изменении организационно-правовой формы со ссылками на даты и номера:
- решений органов управления организацией (протокол общего собрания или заседания совета директоров, приказ единоличного исполнительного органа о начале использования нового наименования) и
- правоустанавливающих документов (зарегистрированное налоговой службой изменение устава, выписка из ЕГРЮЛ).
А в папку «Дело фонда» можно положить копии всех этих документов, отражающих изменение организационно-правовой формы.
Далее рекомендуем руководствоваться п. 5.5. Правил работы архивов организаций. В нем говорится, что если организация изменяла свое наименование, то на титульном листе описи (или на дополнительном листе) под последним наименованием организации в скобках указываются все ее переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.
По аналогии в годовом разделе сводной описи в заголовочной ее части оформляем новое наименование (отмечено цифрой 1 в Примере), а ниже в скобках указываем прежнее наименование (цифра 2 там же). В Примере показан очередной утвержденный годовой раздел описи. Когда опись дел будет завершена окончательно, на ней проставят номер фонда и всей описи.
А когда сводные описи дел постоянного хранения или дел по личному составу будут закончены, то все переименования организации необходимо отразить и в предисловиях к ним.
Пример. Заголовочная часть годового раздела сводной описи
