Top.Mail.Ru

Как оформить сотруднику справку о среднемесячной заработной плате для шенгенской визы?

Вопрос
Оформляю сотруднику справку о среднемесячной заработной плате для шенгенской визы: «Справка дана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в Управлении в должности “начальник отдела”...». Как правильно оформить такую справку (в т.ч. указать должность сотрудника – в кавычках или без них)?
Отвечает

Без кавычек, даже если справки по личному составу в организации оформляются по заранее подготовленной типовой форме. В процессе разработки унифицированных типовых форм площади (места) для оформления переменной информации правильнее выделять ограничительными горизонтальными линиями, а не кавычками.

В тексте справки по личному составу, выдаваемой сотрудникам, которые работают по специальности или профессии, не являются должностными лицами или руководителями подразделений, слово «должность» не употребляется. Если по Квалификационным справочникам (рекомендательные, кроме установленных федеральными законами случаев) какое-то название относится к должностям, то в справке надо писать слово «должность», если – к рабочим профессиям или специальности, то «должность» писать не надо. Сравните Примеры 1 и 2.

Пример 1

...Петров Петр Петрович работает водителем-курьером отдела доставки...

Обратите внимание на новую тенденцию в оформлении справок по личному составу о месте работы и размере заработной платы – для них используется бланк письма (а не общий бланк) и типовая форма справки разрабатывается по образцу бланка письма (а не общего бланка). См. Пример 2 далее. Это вызвано тем, что организация-работодатель в справке должна указать свои справочные данные, к которым в настоящее время относят и адрес места нахождения – по нему осуществляется деятельность органов управления организации (в идеале зарегистрированный в ЕГРЮЛ адрес должен совпадать с почтовым).

Довольно часто на справке по личному составу оформляется реквизит «отметка об исполнителе» (Ф.И.О. исполнителя и номер его телефона мелким шрифтом в нижнем левом углу документа), как это делается при ведении переписки.

Но организация, потребовавшая представления справки по личному составу, не оформляется в реквизите «адресат», а указывается в тексте после условной фразы: «Дана для представления...».

Не забудьте, что справки по личному составу содержат персональные данные и регистрируются в отдельном бумажном или электронном журнале в пределах своего документопотока.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.