Формы и образцы заполнения документов могут быть
идентифицированы:
- в учетной политике:
- прежде всего, как приложения к ней, которые имеют номера,
оформленные на каждом из них (Приложение № 1,
Приложение № 2 и т.д.);
- а также коды форм:
- по Общероссийскому Классификатору управленческой
документации (ОКУД) или
- по локальному Классификатору унифицированных форм документов,
который разрабатывает сама организация;
- в альбоме унифицированных форм применяемых организацией
документов:
- по коду, который присваивается каждой унифицированной форме
документа по тому же локальному Классификатору форм.
В известных стандартах на оформление документов ГОСТ Р
7.0.5–2008, ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р 7.0.07–2016 (который вступает
в силу с 01.07.2018) нет прямых указаний о том, как
оформлять в тексте управленческих документов ссылки
на утвержденные формы документов.
По отношению к формам документов можно применять
по аналогии правила старого ГОСТ Р 7.0.5–2008 по оформлению
ссылок на стандарты:
- когда ссылка на документ оформляется в первый раз,
то в ней приводится полное описание документа;
- когда ссылка на документ оформляется в дальнейшем тексте
и становится повторной, то в ней приводится его
обозначение, код и дата утверждения. При этом дата утверждения
должна включаться в структуру кода формы (например, в коде
0303241217 последние 4 цифры обозначают декабрь 2017 года).
Актуальные Классификатор и Альбом унифицированных форм документов
организации помогают отслеживать версионность форм.
Пример 1. Типовая форма документа (включенная в ОКУД) утверждена в качестве приложения учетной политики организации
В составе учетной политики может быть утверждено применение
унифицированной формы документа, которая имеет код по ОКУД. Она
оформляется как приложение к учетной политике. Покажем таблицей,
при какой формулировке в учетной политике как в другом
документе можно будет ссылаться на форму в первый раз
и в последующем:
Пример 2. Учетная политика подтвердила использование в организации типовой унифицированной формы без ее изменения
Правда, учетной политикой может быть предусмотрен и иной
вариант – применение типовых форм документов только под их
общеизвестными кодами по ОКУД. Такой вариант может быть удобен,
если в организации не вносятся дополнения
в утвержденную форму первичного учетного документа.
Пример 3. Типовая унифицированная форма после корректировок включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов организации
Если в общегосударственную форму документа в организации
внесены изменения, обеспечивающие быстроту и удобство ее
заполнения (например, наименование организации, наименование должности
руководителя и код структурного подразделения в качестве
постоянной информации), то правильно было бы измененную форму
утвердить, присвоить ей свой код по локальному Классификатору
типовых унифицированных форм документов организации (КФД)
и включить в Альбом форм. Тогда код формы по КФД может
быть указан при оформлении ссылок на нее
и в учетной политике, и в иных документах:
Пример 4. Уникальная форма, изначально разработанная в организации, включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов
В составе учетной политики утверждается применение в учете
типовой унифицированной формы документа, которая разработана самой
организацией и которой присвоен код по локальному
Классификатору типовых унифицированных форм документов организации,
а сама форма уже действует и включена в Альбом форм
документов.
Пример 5. В составе учетной политики утвержден просто образец заполнения, а не типовая унифицированная форма
Если в организации проводится работа по унификации видов,
разновидностей, форм применяемых документов, если ведется Классификатор
форм документов, а утвержденные формы своевременно включаются
в Альбом форм, т.е. поддерживаются в актуальном состоянии,
то сотрудниками такой организации освоена культура применения
унифицированных форм документов. Тогда ссылки на формы
во внутренних документах организации могут оформляться только
с использованием кодов по Классификатору форм документов (КФД).
