Задача создания полноценного электронного архива при существующей нормативной и методической базе в России сродни научно-исследовательской работе – до многого придется доходить самим. Но для начала надо понять, что подразумевается под такой задачей, которую может поставить перед начальником службы ДОУ руководитель организации.
Если документы в СЭД не создаются в статусе электронных оригиналов, то за счет чего будет формироваться электронный архив? Многие СЭД работают только со скан-копиями бумажных оригиналов и электронными проектами опять же бумажных оригиналов.
В СЭД должно быть создано структурированное хранилище, в котором прежде всего:
Потом в СЭД проводится выборка по метаданным (срок хранения, в архив – не в архив) и формируется чаще всего фонд пользования, состоящий из электронных копий, которые нужно удостоверять, чтобы они были заверенными копиями. Все нужное – в архив, конвертация и перенос в другую систему. Все ненужное – на оперативное хранение и потом уничтожение.
Так что сначала следует грамотно организовать текущее оперативное, а потом и архивное хранение документов вообще, а уже потом осваивать «электронный архив» как технологию. Но народ зависит от руководства, которое порой ставит задачи как для Золушки...
См. статью «Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами» журнала № 2′ 2018
См. статью «Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы» журнала № 10′ 2017
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Вопрос об ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Каким образом (устно, документально) руководители структурных подразделений могут назначить ответственных за делопроизводство в своих структурных подразделениях?
Заголовок дела был предусмотрен номенклатурой дел, но фактически дело не сформировано (не заведено). Как отразить отсутствующее дело при закрытии номенклатуры?
В итоговой записи к номенклатуре указано, сколько дел постоянного хранения образовано в истекшем году. Но в архив организации поступило дел больше, чем указано в итоговой записи. Возможна ли ситуация наоборот: в архив поступает меньше дел, чем указано в итоговой записи к номенклатуре? В принципе, должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре дел и в описи за один и тот же год?
Можно ли в 2025 году уничтожить документы за 2023 год, срок хранения которых 1 год?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
