Задача создания полноценного электронного архива при существующей нормативной и методической базе в России сродни научно-исследовательской работе – до многого придется доходить самим. Но для начала надо понять, что подразумевается под такой задачей, которую может поставить перед начальником службы ДОУ руководитель организации.
Если документы в СЭД не создаются в статусе электронных оригиналов, то за счет чего будет формироваться электронный архив? Многие СЭД работают только со скан-копиями бумажных оригиналов и электронными проектами опять же бумажных оригиналов.
В СЭД должно быть создано структурированное хранилище, в котором прежде всего:
Потом в СЭД проводится выборка по метаданным (срок хранения, в архив – не в архив) и формируется чаще всего фонд пользования, состоящий из электронных копий, которые нужно удостоверять, чтобы они были заверенными копиями. Все нужное – в архив, конвертация и перенос в другую систему. Все ненужное – на оперативное хранение и потом уничтожение.
Так что сначала следует грамотно организовать текущее оперативное, а потом и архивное хранение документов вообще, а уже потом осваивать «электронный архив» как технологию. Но народ зависит от руководства, которое порой ставит задачи как для Золушки...
См. статью «Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами» журнала № 2′ 2018
См. статью «Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы» журнала № 10′ 2017
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
