Top.Mail.Ru
Вопрос
Прошу объяснить, как правильно регистрировать договоры. 1. Например, почему у одного договора должны быть номера обеих его сторон через дробь? Почему мы не можем использовать только наш номер? Столкнулась с фактом, что в одной компании не хотят присваивать регномер, присвоенный при его подписании другой стороной. Объясняют это так: удобно отражать в регистрационном номере нужную нам информацию, например, в номере О-15/17 закодировать, что это: – О – договор по охране, – 17 – заключенный в 2017 году, – 15 – в данном году по данной тематике этот договор был 15-м по счету. Конечно, наш регномер можно «прятать» на обороте документа, но в этом случае при поиске обязательно нужно будет обращаться к Реестру / Журналу / СЭД для уточнения номера, присвоенного нашей организацией. 2. Есть еще чисто технический аспект. Канцелярия (или служба ДОУ) регистрирует только документы. То есть без подписи (или грифа утверждения) все «документы» являются только проектами. До подписания обеими сторонами договор тоже является проектом. Ведь бывают случаи, когда в процессе согласования 2-я сторона отказывается от заключения договора после того, как мы его уже подписали. Соответственно, присвоенный нами договору регистрационный номер становится неактуальным, а Журнал регистрации с актуальными и заключенными договорами тогда получается с пропусками, например, после номера О-1/17 идет О-15/17 (по записям в Журнале видно, что заключены только 1-й и 15-й договоры охраны в 2017 году, а остальные остались проектами). Я работала (хорошо знаю, настраивала и администрировала) такую СЭД, в которой были предусмотрены правильные решения: – до заключения договора его карточка находилась в статусе «Проект», и в СЭД фиксировался учетный номер проекта: «Проект договора №...»; – только после подписания договора всеми сторонами он получал статус «Актуальный» и ему присваивался регистрационный номер по утвержденному классификатору (например, «Проект № 45123» после подписания получал индекс «Договор № О-2/17»). С правовой точки зрения (укажите источник) почему мы не можем присваивать наш регистрационный номер при регистрации договора в случае получения подписанного другой стороной проекта договора, и использовать только его?
Отвечает

Прежде чем отвечать на вопросы, отметим, что их автор совершенно правильно понимает технологию работы с договорами: их лучше делить на документопотоки с использованием классификатора, что позволяет настраивать маршруты согласования в СЭД.

Комментируя нумерацию проектов договоров, необходимо отметить следующее. Нумерация карточек («входных» форм) в СЭД осуществляется с целью их идентификации как информационных объектов, а не документов. Поэтому индексы проектов / файлов договоров, размещенных в карточках, которые присваивает СЭД, обычно рассматриваются как технические.

Технические индексы проектов документов в настоящее время рекомендуется оформлять как колонтитулы, тогда место для регистрационного номера договора визуально будет пустым. А при распечатке проекта документа на подпись лучше вообще не визуализировать технический индекс, чтобы он потом не служил для контрагента каким-либо идентификатором и никого лишний раз не путал.

Только после подписания проекта уполномоченным должностным лицом с вашей стороны:

  • договору присваивают регистрационный номер (индекс) в рамках соответствующего документопотока и по утвержденному классификатору договоров;
  • оформляют заранее согласованную сторонами дату договора и 
  • удостоверяют подпись вашего представителя печатью организации (при ее наличии).

По смыслу положений Гражданского кодекса РФ дата является обязательным реквизитом договора, а его номер (индекс) рассматривается как факультативный реквизит. Но с позиций управления документами особенно в условиях применения информационных технологий, идентификация договора важна, поэтому номер ему стараемся присваивать.

Необходимо отметить, что договоры относятся к системе организационно-распорядительной документации и включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93). Поэтому требования стандартов1 на оформление организационно-распорядительных документов распространяются и на договоры. В связи с этим организации – стороны сделок для обеспечения юридической силы договоров должны учитывать в своей работе пункты 3.11 и 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункты 5.10 и 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых сформулированы правила датирования и регистрации документов, составленных двумя и более организациями:

  • документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату;
  • при регистрации документов, составленных совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждой из организаций;
  • регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Таким образом, если организация является «инициатором» заключения сделки и как сторона договора в его преамбуле указана первой, то после подписания со своей стороны она проставляет свой регистрационный номер договора (в рамках утвержденной у себя системы классификации и индексации, в Примере 1 ООО «Альфа» присвоила договору номер О-2.17). Вторая сторона договора подписывает договор и регистрирует его по своим правилам, указывая свой номер после косой черты следом за номером, присвоенным первой организацией (в том же примере ООО «Омега» присвоила договору номер 05-17-158).

Пример 1. Фрагмент договора со сложным («двойным») регистрационным номером
Мнение эксперта

Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.

Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.

На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:

1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);

2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;

3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:

  • устно или
  • зафиксировав в тексте этого документа, например, так: «регистрационным номером договора признается номер, присвоенный Заказчиком».

Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:

  • «первый» номер контрагента будет считаться регистрационным номером договора, именно он будет красоваться в заголовочной части документа (вы сюда вносите свой номер, только если контрагент откажется от этого права);
  • если регистрационным номером оказался не ваш, а для систематизации договоров вам удобен свой, то считайте свой номер техническим в СЭД, а на документе проставляйте его, например, на обороте последней страницы договора;
  • в Журнале регистрации договоров может быть 2 графы: «1. Регистрационный номер договора» и «2. Технический номер договора». Если контрагент присвоил свой номер документу, то он попадает в 1-ю графу, а ваш номер – во 2-ю. Если номер присваивали только вы, то он будет идентичным в обеих графах. При таком подходе можно избегать сложных длинных номеров, но тогда это надо проговаривать с контрагентом, любезно уступая ему право устанавливать регистрационный номер договору и проставляя свой номер как учетный (технический);
  • обратите внимание: регистрационный номер договора должен быть идентичным на всех его экземплярах (и красоваться в заголовочной части документа), а технический номер каждая сторона может присваивать ему по своему усмотрению, даже не информируя о нем другую сторону.

Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.

Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».

Сноски 1

  1. Пока действующего ГОСТ Р 6.30-2003 и нового ГОСТ Р 7.0.97-2016, который должен сменить предыдущий с 01.07.2018. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?