Прежде чем отвечать на вопросы, отметим, что их автор совершенно правильно понимает технологию работы с договорами: их лучше делить на документопотоки с использованием классификатора, что позволяет настраивать маршруты согласования в СЭД.
Комментируя нумерацию проектов договоров, необходимо отметить следующее. Нумерация карточек («входных» форм) в СЭД осуществляется с целью их идентификации как информационных объектов, а не документов. Поэтому индексы проектов / файлов договоров, размещенных в карточках, которые присваивает СЭД, обычно рассматриваются как технические.
Технические индексы проектов документов в настоящее время рекомендуется оформлять как колонтитулы, тогда место для регистрационного номера договора визуально будет пустым. А при распечатке проекта документа на подпись лучше вообще не визуализировать технический индекс, чтобы он потом не служил для контрагента каким-либо идентификатором и никого лишний раз не путал.
Только после подписания проекта уполномоченным должностным лицом с вашей стороны:
По смыслу положений Гражданского кодекса РФ дата является обязательным реквизитом договора, а его номер (индекс) рассматривается как факультативный реквизит. Но с позиций управления документами особенно в условиях применения информационных технологий, идентификация договора важна, поэтому номер ему стараемся присваивать.
Необходимо отметить, что договоры относятся к системе организационно-распорядительной документации и включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93). Поэтому требования стандартов1 на оформление организационно-распорядительных документов распространяются и на договоры. В связи с этим организации – стороны сделок для обеспечения юридической силы договоров должны учитывать в своей работе пункты 3.11 и 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункты 5.10 и 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых сформулированы правила датирования и регистрации документов, составленных двумя и более организациями:
Таким образом, если организация является «инициатором» заключения сделки и как сторона договора в его преамбуле указана первой, то после подписания со своей стороны она проставляет свой регистрационный номер договора (в рамках утвержденной у себя системы классификации и индексации, в Примере 1 ООО «Альфа» присвоила договору номер О-2.17). Вторая сторона договора подписывает договор и регистрирует его по своим правилам, указывая свой номер после косой черты следом за номером, присвоенным первой организацией (в том же примере ООО «Омега» присвоила договору номер 05-17-158).
Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.
Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.
На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:
1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);
2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;
3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:
Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:
Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.
Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
Управляющая организация (АО) издает приказ. Он готовится на бланке АО, в констатирующей части указывается, что действия распространяются на ООО. Как указать подписанта: генеральный директор АО или генеральный директор АО (управляющая организация)?
Для регистрации приказов по основной деятельности был заведен журнал с книжным переплетом. При заведении журнала его прошили, все листы пронумеровали. Однако в течение года журнал был заполнен не полностью. Какое количество листов в деле следует указать на обложке: сколько всего листов в журнале или сколько листов заполнено?
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
