Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как отсчитывать сроки регистрации и подготовки ответов на обращения граждан и организаций, отведенные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ? Какие способы направления обращений существуют? Как налоговые органы стимулируют налогоплательщиков переходить с бумажного на электронное взаимодействие через официальный сайт nalog.ru? Как можно разбивать поступающие обращения на документопотоки (чтобы назначать им разный алгоритм обработки)?

Покажем вам, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрируем, как созданный в Microsoft Word документ перед подписанием можно транслировать в них.

На кого необходимо вести личные дела? Для каких категорий работников это можно делать по-разному? Какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий? В какой последовательности? Как определить срок хранения личного дела? Как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела?

Какие персональные данные работников копятся у работодателя? Оказывается, получать согласие у сотрудников на обработку их персональных данных надо далеко не всегда – когда это придется делать? Опубликован образец такого согласия. Какие еще мероприятия организация обязана провести для защиты персональных данных? И какие штрафы грозят ей и ее должностным лицам за нарушения в этой сфере?

Поводом для написания статьи стал вопрос читателя: согласование учредителя является для организации внешним или внутренним? и, соответственно, его надо оформлять грифом (со словом «Согласовано») или визой (без этого слова)? Для ответа на него нужно определиться, кто является владельцем вашей организации – именно от этого зависит, будет ли одобрение подготовленного проекта оформляться грифом согласования или иначе.

С 1 мая 2018 г. федеральный минимальный размер оплаты труда (МРОТ) будет равен 11 163 руб. Сориентируем вас, при каких условиях под какой МРОТ (федеральный или региональный) надо подстраиваться организации и ее работникам. Покажем образец допсоглашения к трудовому договору об изменении оклада, которое приведет его в соответствие новой планке. Объясним, какие негативные последствия ждут работодателя, если он этого не сделает.

Что нужно включить в согласие работника на обработку и хранение его персональных данных, чтобы работодатель смог передать на аутсорсинг сторонней организации бухгалтерский и кадровый учет? Может ли работодатель настоять на своем, если какой-то работник будет против? Можно ли передать сторонней организации трудовые книжки своих сотрудников, чтобы она вносила в них записи и занималась их ответственным хранением?

Продолжим сравнение расценок и ассортимента услуг крупных курьерских служб, действующих на территории нашей страны. В этом номере журнала рассмотрим DPD и SPSR express, немецкую DHL.