Может ли чужой документ стать приложением к приказу вашей компании?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2018

Вопрос

Вопрос по поводу приложений к приказу. Может ли документ проверяющей организации (например, Главного управления МЧС) являться приложением к приказу компании? Пункт приказа следующий: «В срок до... организовать проверку на соответствие требованиям пожарной безопасности, в т.ч. указанным в предписании по устранению нарушений обязательных требований пожарной безопасности, по результату проверки (прилагается)».

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Чисто технически это возможно и даже упрощает задачу, т.к. не потребуется формулировать эти обязательные требования пожарной безопасности, которые в предписаниях излагаются обычно достаточно тяжелым техническим языком.

Но с управленческих позиций этого делать не рекомендуем по следующим соображениям:

за систему обеспечения пожарной безопасности отвечает первый руководитель организации, хотя он делегирует ответственность одному из сотрудников организации, кроме того, обычно выстраивается целая система ответственности вплоть до уровня руководителей структурных подразделений, которые занимают те или иные помещения;
выявленные нарушения конкретны. Поэтому на основании предписания МЧС необходимо давать конкретные указания конкретным ответственным и намечать конкретные мероприятия за счет самой организации.

Если нарушений много, то на основании предписания МЧС в качестве приложения к приказу первого руководителя необходимо оформить план конкретных мероприятий по устранению замечаний и проверки их выполнения с указанием сроков и ответственных. На контроль ставятся все пункты приказа и плана. Мероприятия по устранению замечаний должны быть выполнены чуть ранее, чем те сроки, которые установлены предписанием МЧС, т.к. руководителю не понравится акт об административном правонарушении, если предписание не исполнится в срок.