Нет, не имеют. Ограничивать доступ к документам по конкретным вопросам деятельности имеют право только «владельцы» соответствующих процессов, а следовательно, и документов, которые возникают в процессе их реализации. С течением времени виды конфиденциальной информации и порядок работы с ними менялись неоднократно. Поэтому надо смотреть, какие правила действовали в период создания выявленных документов и сдачи их в архив – от этого и отталкиваться. Дальнейший ответ на вопрос дадим, исходя из ныне действующих правил.
Руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений и часть сотрудников организации, которым был предоставлен доступ к конфиденциальным документам, действуя на основании Инструкции по конфиденциальному делопроизводству и Перечня конфиденциальной информации и документов, имеют право присваивать документам гриф ограничения доступа и снимать его. А когда в деятельности организации существует много вопросов и участков деятельности, на которых необходимо защищать конфиденциальную информацию и вводить различные грифы ограничения доступа к ней по видам тайн (коммерческая тайна, для служебного пользования и др.), то координирующую роль выполняет совещательный орган, создаваемый при руководителе организации – экспертная комиссия по установлению ограничения доступа к информации и документам (или по защите конфиденциальной информации; далее – ЭК).
Сейчас грифы ограничения доступа к информации и документам на практике обычно устанавливаются на срок 5 лет, а потом они истекают или продлеваются решением ЭК или соответствующего уполномоченного руководителя. Конфиденциальными документами тоже нужно управлять. По крайней мере, всегда в процессе подготовки документов к передаче на архивное хранение решается вопрос о конфиденциальности документов дела и самого дела:
- как правило, гриф ограничения доступа просто снимается в том подразделении, которое передает дела в архив (составляется соответствующий акт за подписью руководителя подразделения или же решение о судьбе грифа может принять ЭК, оформляя его протоколом) либо
- дело просто переформировывается:
- в одном остаются только конфиденциальные документы и гриф ограничения доступа выносится на его обложку,
- а в другое подшиваются документы без данного грифа.
Давайте подумаем, как «грифованные» документы могли оказаться в «общедоступном» деле?
Обратите внимание на срок ограничения доступа, который зафиксирован в грифе, и сопоставьте его с датой «загрифованного» документа – возможно он уже истек. Например, документ от 12.04.2000 имеет гриф «Коммерческая тайна» со сроком действия 5 лет. Это означает, что сейчас документ уже стал «общедоступным», но никаких дополнительных пометок об этом нет – вы видите только гриф.
Если же с документа раньше срока снимается ограничение доступа либо корректируется период такого ограничения, то лучшие современные практики рекомендуют отображать это на самом документе (например, путем зачеркивания грифа и указания рядом акта, которым тот был снят / изменен – как в Примере 3). Но, к сожалению, эти сведения на документах отображают не всегда.
В описанной в вопросе ситуации ведомственный архив во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе дела должен сделать отметки о наличии грифа ограничения доступа на отдельных документах, при этом на обложку гриф не выносится. А все вопросы о целесообразности нахождения таких документов в «общедоступном» деле специалисты архива могут (но не обязаны) адресовать руководству организации / подразделения, которые сформировали это дело и сдали в архив.
Пример 1. Как на документе можно отображать снятие с него грифа ограничения доступа
