Срок хранения договоров о разработке программного обеспечения в разных Перечнях отличается - какой выбрать?

Для начала процитируем упомянутые статьи перечней, чтобы они были перед глазами:

Уже из названий этих перечней понятно, на какие функции и направления деятельности организации и на какие категории и виды документов они распространяются.

Если организация решает усовершенствовать и автоматизировать свои общие функции управления (в Перечне 2010 г. они перечислены как 12 разделов – своеобразное содержание перечня), то она проводит конкурс, открывает проект разработки и внедрения информационной системы (ИС), заключает договор с ИТ-компанией – подрядчиком. Срок хранения этого договора и документов по его исполнению можно будет определять по Перечню 2010 г. Только необходимо иметь в виду, что срок хранения – это результат аналитической работы по оценке значимости документов для деятельности организации, а не только поиск самой подходящей статьи по Перечню документов со сроками хранения. Поэтому:

• организация должна сначала обратить внимание на ст. 215 Перечня 2010 г., которая предписывает срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора;
• а потом подумать, для чего еще могут понадобиться эти документы. ИС организации должна быть поставлена на баланс, она будет относиться к нематериальным активам, по ней будет исчисляться амортизация. Срок эксплуатации может оказаться больше или меньше срока амортизации. После года, когда закончится и эксплуатация, и амортизация, договоры придется хранить еще как минимум 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ) или 5 лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») с года последнего их использования в качестве основания для учетной операции / исчисления налогов. До настоящего времени ИС эксплуатировались в среднем 10 лет (но данный показатель имеет тенденцию к сокращению), за конкретной цифрой вам надо обращаться в свою ИТ-службу. А срок амортизации подскажет бухгалтерия.

Плановый период эксплуатации может отличаться от фактического и со стороны бухгалтерии потребность в этих документах может удлиниться. Поэтому, назначая срок хранения, надо ставить рядом отметку ЭПК.

Кстати, в Перечне 2010 г. ст. 215 устанавливает срок хранения не просто 5 лет после истечения срока действия договора, но и отметку «ЭПК», что означает необходимость оценки реальной значимости подобных договоров для деятельности организации по истечении 5 лет и возможность увеличения сроков их хранения даже до постоянного.

Перечень НТД устанавливает разные сроки хранения документов в организациях, которые играют разные роли в научной, научно-технической и производственной деятельности, но эти виды деятельности являются для них основными. Раздел 13 «Автоматизированные системы» Перечня НТД и его ст. 1796 предназначены в основном для организаций, осуществляющих работы по проектированию и созданию автоматизированных систем в качестве основного вида деятельности. Но Указания по применению данного перечня (п. 1.4) предусматривают, что в этом процессе могут быть участниками:

• организации, утверждающие или согласовывающие документы (как правило, это государственные регулирующие органы, например, Минкомсвязь России, ФСО России, Роскомнадзор, ФСТЭК России и т.п.);
• авторы (разработчики) документов (ИТ-компания – разработчик программных кодов, системного программного обеспечения);
• организации – заказчики документации (прежде всего это ИТ-компании, осуществляющие разработку прикладного программного обеспечения и «упаковку» информационной системы как продукта);
• эксплуатационные организации, не являющиеся заказчиками документации (ИТ-компания, осуществляющая только поддержку информационной системы).

Хотя к группе заказчиков можно относить и все другие организации, которые «покупают» ИС как продукт, и на основании договора ИТ-компания осуществляет его функциональную настройку в соответствии с техническим заданием, т.е. кастомизацию.

В процессе экспертизы ценности необходимо учитывать технологические критерии, в т.ч.:

• перспективы долговременного или постоянного хранения электронных документов, создаваемых в ИС;
• возможности их конвертации в форматы архивного хранения или миграции в собственно архивную информационную систему.

Для управления этими процессами потребуется и договор, документы по его исполнению, характеризующие все функциональные требования и все возможности ИС.

А с точки зрения критериев содержания необходимо с привлечением специалистов ИТ-отдела при экспертизе таких договоров выявлять, насколько уникальной является разработанная система, увеличивает ли капитализацию бизнеса владение ею, в течение какого времени она будет сохранять свою ценность. Ведь не секрет, что по договорам разработки ИС обычно осуществляются лишь «легкие» настройки уже имеющегося у ИТ-компании типового решения, к тому же ИС быстро устаревают, как и другие современные технологии.

Поэтому рекомендуем качественно проводить экспертизу ценности документов. В ИТ-компаниях и на предприятиях, где автоматизируются основные производственные циклы, можно применять ст. 1796 из Перечня НТД по отношению ко всем договорам, на основании которых информационные системы как продукт / товар приносят прибыль по основной их деятельности. А для организаций, которые внедряют информационные технологии в управленческие процессы, возможно применять ст. 215 Перечня 2010 г.

Каждая организация на заседании экспертной комиссии должна обсудить применение того или иного нормативного перечня и обосновать конкретный срок хранения. Результат будет зависеть от значимости ИС и документов к ней, которые формируются как досье по проекту разработки и внедрения ИС или досье по договору на разработку и внедрение системы.