Коллеги имеют право высказывать разные мнения по поводу оформления документов. Самое главное – они должны соблюдать единые требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя вашей организации. А служба делопроизводства должна ее грамотно составить.
Если вы работаете в частной коммерческой организации, то в Инструкции по делопроизводству или Регламенте издания распорядительных документов с учетом требований ранее действовавшего ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций по его внедрению должны были быть закреплены общие правила оформления приказов, например:
Пример 1. Общие правила оформления приказов
Текст приказа состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной, которые разделяются словом (термином делового стиля) «ПРИКАЗЫВАЮ». Этот термин, отражающий принцип единоначалия, оформляется на отдельной строке прописными буквами и заканчивается двоеточием.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению» существенных изменений в оформление реквизитов и правила создания документов не внес. Методические рекомендации по его внедрению не разработаны. То, что в тексте п. 5.18 нового стандарта зафиксировано: «в приказах текст излагается от третьего лица единственного числа («приказываю»)», подразумевает общую норму изложения текста, ее нельзя считать примером оформления. То есть при добровольном присоединении к требованиям данного стандарта, организация в своей индивидуальной Инструкции по делопроизводству формально может сохранять действующее ранее и освоенное сотрудниками правило изложения текста (см. Пример 1). Для исполнителей в таком случае в процессе подготовки проектов приказов ничего не изменится и не устареет.
Есть изменение в оформлении текстов приказов, которое в настоящее время становится обязательным для государственных организаций, – требуется его внесение в инструкции по делопроизводству таких организаций. Проверьте, относится ли ваша организация к категории государственных, и обратите внимание на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
В ней сформулирован специальный п. 3.24, в котором зафиксировано: «распорядительная часть приказа начинается словом “п р и к а з ы в а ю”, которое печатается строчными буквами вразрядку», т.е. правило оформления находит свое прямое нормативное закрепление. Но заметьте, что:
- словом «приказываю» должна заканчиваться констатирующая часть текста, а не начинаться распорядительная;
- в приведенных в Примерной инструкции примерах слово «приказываю» напечатано обычным способом, а не вразрядку.
Это или профессиональная небрежность разработчиков, или очередная техническая ошибка Примерной инструкции, см. отметки «1» во Фрагменте этого документа:
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
Способ печати «вразрядку» означает, что при изготовлении текста каждая буква в слове, которое надо выделить, печатается через пробел (как правило, через 1). Способы подчеркивания, печатания вразрядку и (или) жирным шрифтом применяются, когда необходимо выделить слово или фразу, чтобы подчеркнуть их значение, привлечь внимание, облегчить зрительное восприятие. В текстовом редакторе MS Word специальной кнопки для разрядки нет, но вместо вставки пробелов можете поступить так:
- выделив слово «приказываю», нажмите правую кнопку «мышки»;
- в открывшемся меню выберите «Шрифт»;
- тогда появится окно, в нем перейдите на закладку «Дополнительно»;
- потом выберите в поле «Интервал» вместо «Обычный» новый вариант – «Разреженный», а правее – на сколько пунктов его «разрежать», это зависит от размера шрифта (в Рисунке 1 выбран вариант с 2 пунктами, цифрами в кружках здесь показан алгоритм установки данного параметра);
- нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 1. Алгоритм установления выделенному фрагменту текста в MS Word разреженного написания
