Количество межстрочных интервалов в организационно-распорядительных документах

С каким межстрочным интервалом надо набирать строки внутри реквизитов организационно-распорядительных документов, сказано в нашем профильном ГОСТ Р 7.0.97-2016. А вот надлежащее количество межстрочных интервалов между реквизитами там отсутствует. Какими они должны быть? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя об оформлении приказа.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Каким должно быть расстояние между строками, на которых оформляются наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата и номер, строкой «место составления (издания) документа»? Какие есть варианты на эту тему?

Какое нужно оставлять расстояние между окончанием текста приказа и подписью? Либо отметкой о приложении и подписью?

Общий вариант оформления организационно-распорядительных документов относительно межстрочных интервалов следующий:

  • реквизиты отделяются один от другого 2–3 межстрочными интервалами;
  • составные части реквизитов (атрибуты) печатаются через 1 интервал (если они многострочные), а отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами;
  • текст документа отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, при этом он может печататься через 1–1,5–2 межстрочных интервала;
  • абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Конкретные варианты оформления зависят от того, шрифтом какого размера (кегль от 12 до 14) и на каком формате листа бумаги будет оформляться документ, будет ли он тиражироваться и брошюроваться в последующем.

В Примере 1 приведем образец оформления приказа (как организационно-распорядительного документа) по общему правилу, хотя показанное здесь количество межстрочных интервалов между реквизитами вполне может быть уменьшено. А еще процитируем, что на этот счет говорит ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пример 1. Возможные межстрочные интервалы в приказе на бумаге формата А4, шрифт Times New Roman, кегль 12 (количество межстрочных интервалов в MS Word можно определить по знакам ¶)
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

Стандартные размеры шрифтов и межстрочные интервалы поддерживаются распространенными пакетами офисного программного обеспечения, т.к. они давно унифицированы и исторически основываются на параметрах пишущих машин, которые раньше были основным (фактически единственным) средством изготовления документов.

В MS Word можно включить отображение на экране служебных символов, активировав экранную кнопку нажатием на нее (располагается в верхнем меню на вкладке «Главная»). Тогда в набираемом документе появится знак ¶, по которому вы сможете видеть количество «пустых строк» и межстрочных интервалов между реквизитами, см. Пример 1.

Все реквизиты и межстрочные интервалы между ними набираются через 1 межстрочный интервал. И только у текста он порой увеличивается до 1,5 (реже до 2). Потому обычно набирают документ в MS Word через 1 межстрочный интервал, а потом выделяют текст и присваивают ему 1,5-й интервал:

  • нажимают правую клавишу «мышки», в появившемся меню выбирают «Абзац»;
  • в появившемся окне (Рисунок 1) устанавливают 1,5 межстрочный интервал и
  • нажимают «ОК».
Рисунок 1. Установление 1,5 межстрочного интервала

Количество межстрочных интервалов между разными реквизитами в 3-м разделе ГОСТ Р 7.0.97-2016 не установлено. Расположение реквизитов (угловое и продольное) на стандартных листах бумаги закрепляется в справочном Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016. На схемах (формулярах-образцах) видно, что за каждым реквизитом закреплены соответствующие площади, на которых он должен оформляться в зависимости от расположения (размеры площадей даны в мм).

Но если текст в документе (реквизит 18) очень короткий либо, наоборот, слишком длинный, то реквизиты, которые следуют за ним, могут оказаться не в тех зонах, что предписывает им Приложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016. И это нормально, т.е. расстояние между реквизитами в этой ситуации становится приоритетнее, чем их попадание в обозначенные зоны, тем более что они ограничиваются пунктирными, а не сплошными линиями.

Более точно и с учетом размера шрифтов и размеров межстрочных интервалов, которые измеряются в пунктах (point; 1 pt/пт = 0,376 мм), устанавливаются правила оформления проектов нормативных правовых актов в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения 12–14). Если организация является территориальным органом одного из федеральных органов исполнительной власти, то она должна руководствоваться образцами и примерами оформления из данных рекомендаций.

Если организация относится к государственным (государственное унитарное предприятие, бюджетное учреждение и т.п.), является отделением государственного внебюджетного фонда или хозяйственным обществом со 100-процентным государственным капиталом, то требования к созданию и оформлению документов в своей конкретной Инструкции по делопроизводству она должна установить на основе Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 2.17 и 2.19). Данный документ повторяет положения о межстрочных интервалах из п. 3.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который мы процитировали выше.

Вопрос о размерах шрифтов и межстрочных интервалах в настоящее время приобретает большую актуальность в связи с проектированием электронных шаблонов (бланков) для создания документов в статусе электронных оригиналов и их визуализации в формах для просмотра, формах для печати и электронных бланках.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 11

Анонимный гость
01.03.2019, 10:52

Соотношение межстрочного интервала в документах, результата нажатия клавиши Enter и пустой строки вызвало бурное обсуждение среди наших читателей. Оказывается, в нашем профессиональном сообществе есть разные точки зрения на этот счет. Поэтому за разъяснениями мы обратились к разработчику ГОСТ Р 7.0.97-2016 Валентине Янковой.
Подробнее читайте здесь.

Анонимный гость
13.02.2019, 00:14

Любопытная дискуссия. Вы все правы и все не правы одновременно. На самом деле есть несколько разных понятий:
- межстрочный интервал в ЭмСи "Ворд";
- межстрочный интервал в документах (читай - межстрочный отступ, в обычном языке - Enter). Именно об этом говорится в статье;
- непосредственно клавиша Enter;
- пустая строка.

s*e*l*n*3*_*0*4@
12.02.2019, 11:43

Добрый день! В данной статье неправильно раскрыто понятие межстрочного интервала. Из текста статьи следует вывод, что межстрочный интервал = пустой строке. В примере 1 указано, что 2 межстрочных интервала - это 2 пустых строки между текстом с данным интервалом, 1 межстрочный интервал - 1 пустая строка. А если нет пустых строк между текстом, то интервал будет равен нулю? Попробуйте установить нулевой межстрочный интервал. Получилось?
По факту межстрочный интервал - это расстояние между строками, т.е. междустрочные интервалы выглядят следующим образом:
1 строка Один междустрочный интервал (один Enter, текст на второй строке)
2 строка Один междустрочный интервал
1 строка Два междустрочных интервала (два Enter, текст на строке № 3)
2 строка
3 строка Два междустрочных интервала
1 строка Три междустрочных интервала (три Enter, текст на строке № 4)
2 строка
3 строка
4 строка Три междустрочных интервала
Для удобства определения межстрочных интервалов вручную, нужно установить одинарный межстрочный интервал и считать количество пустых строк - их всегда на одну меньше интервалов, т.е. для двух
межстрочных интервалов - 1 строка, для трех - 2, и т.д.

Анонимный гость
12.02.2019, 13:34 s*e*l*n*3*_*0*4@

Светлана, позволю себе с Вами не согласиться. Представьте, что у Вас в ворде в документе установлен межстрочный интервал 1,5. Тогда по Вашей логике двойной энтер после строки будет означать интервал 4,5 (три интревала по 1,5). Странно, не правда ли?

s*e*l*n*3*_*0*4@

И небольшое дополнение. Не путайте энтер и пустую строку.
Пример:
1 строка Три междустрочных интервала - энтер раз
2 строка - пустая - энтер два
3 строка - пустая - энтер три
4 строка Три междустрочных интервала.
Т.е. три энтера, но две пустых строки.

Анонимный гость
12.02.2019, 14:29 s*e*l*n*3*_*0*4@

А вы не путайте энтер и межстрочный интервал

s*e*l*n*3*_*0*4@

А я и не путаю. Просто пытаюсь объяснить разными способами, как определить междустрочный интервал

s*e*l*n*3*_*0*4@

Прочитайте, пожалуйста, внимательно последний абзац.
Там как раз и говорится о том, что нужно установить одинарный интервал, а потом считать междустрочные интервалы.

Анонимный гость
12.02.2019, 14:32 s*e*l*n*3*_*0*4@

Во-первых, прочитал последний абзац. Что значит "нужно установить"? Почему нужно, кому нужно, зачем нужно, кто сказал, что это нужно?
Во-вторых, откройте ворд и посмотрите стандартные интервалы. Там есть, например, интервал 1,15. А теперь представьте что у вас после строки, допустим, три энтера. То есть у вас общий интервал 4,6 (1,15*4). Вы где-нибудь такое видели? Вот чтобы такой ерунды не было на практике энтер = интервал. Надеюсь, доходчиво объяснил. За сим завершаю дискуссию.

s*e*l*n*3*_*0*4@

я приводила примеры с одинарным интервалом, пустыми строками и энтером для удобства восприятия.
в Вашем примере при интервале 1,15 и трех пустых строках между текстом общий интервал как раз и получится 4,6. Можете проверить опытным путем.
Просто такой интервал нигде не используется.

Анонимный гость
12.02.2019, 13:22 s*e*l*n*3*_*0*4@

ГОСТом Р 7.0.97-2016 понятие «межстрочный интервал» не определено. А в профессиональном сообществе давно принято использовать его в том смысле, в котором оно употребляется в данной статье.
Но если смотреть с точки зрения логики, Ваши замечания справедливы.

Рекомендовано для вас

Составляем текст приказа – советы практика

Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Комплект документов для оформления командировки

Показан состав документов, которыми оформляется командировка, как его можно минимизировать и при этом соблюсти требования законодательства (в т.ч. в нестандартных ситуациях, например, когда приходится задержаться в месте командировки по личным или рабочим причинам, когда меняются билеты, когда повышается класс проезда или проживания, когда нет проездных документов). Показаны доработанные под эти цели унифицированные формы документов (приказ о направлении в командировку и авансовый отчет), а также шаблоны плана работы в командировке, заявки на приобретение билетов и бронирование проживания, образец служебной записки.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Правила внесения записей в трудовую книжку

В этом номере журнала объясняем правила внесения записей в раздел «Сведения о работе». Показываем на примерах, как вписать сведения о приеме на работу, о присвоении нового разряда (профессии, специальности, квалификации), о переводе, об изменении трудовой функции, о переименовании компании, подразделения или должности, о времени военной службы или обучения на курсах повышения квалификации и др..