Вопрос
В некоторых приказах слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» пишется на отдельной строке, а в других – маленькими буквами вразрядку в конце первого абзаца (констатирующей части текста). Недавно коллега назвала первый из этих вариантов оформления устаревшим. Это действительно так? Любая организация может выбрать какой-то один из этих способов и применять его? Либо для каких-то организаций или ситуаций установлены жесткие правила? Тогда для кого и какими документами? И еще – что значит «писать вразрядку»? Это вставлять между букв пробел? Или имеется в виду нечто иное? Как это реализовать при наборе документа в ворде?
Отвечает

Коллеги имеют право высказывать разные мнения по поводу оформления документов. Самое главное – они должны соблюдать единые требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя вашей организации. А служба делопроизводства должна ее грамотно составить.

Если вы работаете в частной коммерческой организации, то в Инструкции по делопроизводству или Регламенте издания распорядительных документов с учетом требований ранее действовавшего ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций по его внедрению1 должны были быть закреплены общие правила оформления приказов, например:

Пример 1. Общие правила оформления приказов

Текст приказа состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной, которые разделяются словом (термином делового стиля) «ПРИКАЗЫВАЮ». Этот термин, отражающий принцип единоначалия, оформляется на отдельной строке прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению» существенных изменений в оформление реквизитов и правила создания документов не внес. Методические рекомендации по его внедрению не разработаны. То, что в тексте п. 5.18 нового стандарта зафиксировано: «в приказах текст излагается от третьего лица единственного числа («приказываю»)», подразумевает общую норму изложения текста, ее нельзя считать примером оформления. То есть при добровольном присоединении к требованиям данного стандарта, организация в своей индивидуальной Инструкции по делопроизводству формально может сохранять действующее ранее и освоенное сотрудниками правило изложения текста (см. Пример 1). Для исполнителей в таком случае в процессе подготовки проектов приказов ничего не изменится и не устареет.

Есть изменение в оформлении текстов приказов, которое в настоящее время становится обязательным для государственных организаций, – требуется его внесение в инструкции по делопроизводству таких организаций. Проверьте, относится ли ваша организация к категории государственных, и обратите внимание на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

В ней сформулирован специальный п. 3.24, в котором зафиксировано: «распорядительная часть приказа начинается словом “п р и к а з ы в а ю”, которое печатается строчными буквами вразрядку», т.е. правило оформления находит свое прямое нормативное закрепление. Но заметьте, что:

  • словом «приказываю» должна заканчиваться констатирующая часть текста, а не начинаться распорядительная;
  • в приведенных в Примерной инструкции примерах слово «приказываю» напечатано обычным способом, а не вразрядку.

Это или профессиональная небрежность разработчиков, или очередная техническая ошибка Примерной инструкции, см. отметки «1» во Фрагменте этого документа:

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

Способ печати «вразрядку» означает, что при изготовлении текста каждая буква в слове, которое надо выделить, печатается через пробел (как правило, через 1). Способы подчеркивания, печатания вразрядку и (или) жирным шрифтом применяются, когда необходимо выделить слово или фразу, чтобы подчеркнуть их значение, привлечь внимание, облегчить зрительное восприятие. В текстовом редакторе MS Word специальной кнопки для разрядки нет, но вместо вставки пробелов можете поступить так:

  • выделив слово «приказываю», нажмите правую кнопку «мышки»;
  • в открывшемся меню выберите «Шрифт»;
  • тогда появится окно, в нем перейдите на закладку «Дополнительно»;
  • потом выберите в поле «Интервал» вместо «Обычный» новый вариант – «Разреженный», а правее – на сколько пунктов его «разрежать», это зависит от размера шрифта (в Рисунке 1 выбран вариант с 2 пунктами, цифрами в кружках здесь показан алгоритм установки данного параметра);
  • нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 1. Алгоритм установления выделенному фрагменту текста в MS Word разреженного написания

Сноски 1

  1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М.: ВНИИДАД, 2008; п. 6.1. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Где и сколько хранить заявления (основания приказов), если личные дела не ведутся, при вахтовой работе?

Очень прошу ответить на следующий вопрос. Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т.е. на одного работника может быть 2-3 экземпляра заявлений.

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?