Вопрос
В некоторых приказах слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» пишется на отдельной строке, а в других – маленькими буквами вразрядку в конце первого абзаца (констатирующей части текста). Недавно коллега назвала первый из этих вариантов оформления устаревшим. Это действительно так? Любая организация может выбрать какой-то один из этих способов и применять его? Либо для каких-то организаций или ситуаций установлены жесткие правила? Тогда для кого и какими документами? И еще – что значит «писать вразрядку»? Это вставлять между букв пробел? Или имеется в виду нечто иное? Как это реализовать при наборе документа в ворде?
Отвечает

Коллеги имеют право высказывать разные мнения по поводу оформления документов. Самое главное – они должны соблюдать единые требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя вашей организации. А служба делопроизводства должна ее грамотно составить.

Если вы работаете в частной коммерческой организации, то в Инструкции по делопроизводству или Регламенте издания распорядительных документов с учетом требований ранее действовавшего ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций по его внедрению1 должны были быть закреплены общие правила оформления приказов, например:

Пример 1. Общие правила оформления приказов

Текст приказа состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной, которые разделяются словом (термином делового стиля) «ПРИКАЗЫВАЮ». Этот термин, отражающий принцип единоначалия, оформляется на отдельной строке прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению» существенных изменений в оформление реквизитов и правила создания документов не внес. Методические рекомендации по его внедрению не разработаны. То, что в тексте п. 5.18 нового стандарта зафиксировано: «в приказах текст излагается от третьего лица единственного числа («приказываю»)», подразумевает общую норму изложения текста, ее нельзя считать примером оформления. То есть при добровольном присоединении к требованиям данного стандарта, организация в своей индивидуальной Инструкции по делопроизводству формально может сохранять действующее ранее и освоенное сотрудниками правило изложения текста (см. Пример 1). Для исполнителей в таком случае в процессе подготовки проектов приказов ничего не изменится и не устареет.

Есть изменение в оформлении текстов приказов, которое в настоящее время становится обязательным для государственных организаций, – требуется его внесение в инструкции по делопроизводству таких организаций. Проверьте, относится ли ваша организация к категории государственных, и обратите внимание на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

В ней сформулирован специальный п. 3.24, в котором зафиксировано: «распорядительная часть приказа начинается словом “п р и к а з ы в а ю”, которое печатается строчными буквами вразрядку», т.е. правило оформления находит свое прямое нормативное закрепление. Но заметьте, что:

  • словом «приказываю» должна заканчиваться констатирующая часть текста, а не начинаться распорядительная;
  • в приведенных в Примерной инструкции примерах слово «приказываю» напечатано обычным способом, а не вразрядку.

Это или профессиональная небрежность разработчиков, или очередная техническая ошибка Примерной инструкции, см. отметки «1» во Фрагменте этого документа:

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

Способ печати «вразрядку» означает, что при изготовлении текста каждая буква в слове, которое надо выделить, печатается через пробел (как правило, через 1). Способы подчеркивания, печатания вразрядку и (или) жирным шрифтом применяются, когда необходимо выделить слово или фразу, чтобы подчеркнуть их значение, привлечь внимание, облегчить зрительное восприятие. В текстовом редакторе MS Word специальной кнопки для разрядки нет, но вместо вставки пробелов можете поступить так:

  • выделив слово «приказываю», нажмите правую кнопку «мышки»;
  • в открывшемся меню выберите «Шрифт»;
  • тогда появится окно, в нем перейдите на закладку «Дополнительно»;
  • потом выберите в поле «Интервал» вместо «Обычный» новый вариант – «Разреженный», а правее – на сколько пунктов его «разрежать», это зависит от размера шрифта (в Рисунке 1 выбран вариант с 2 пунктами, цифрами в кружках здесь показан алгоритм установки данного параметра);
  • нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 1. Алгоритм установления выделенному фрагменту текста в MS Word разреженного написания

Сноски 1

  1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М.: ВНИИДАД, 2008; п. 6.1. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?