Простой ответ может быть следующим – храните до тех пор, пока существует здание и исчисляется его амортизация (даже если оно списано с баланса, то все равно до тех пор, пока здание существует, т.е. не рухнуло и не снесено).
Срок хранения является результатом оценки конкретной ситуации и значимости документов. В процессе экспертизы ценности документов необходимо выявить, в состав какого комплекса документов входит этот акт, т.е. в каком деле он хранится, т.к. отдельно сами по себе подобные акты храниться и оцениваться не могут. Имеют значение права собственности на здание, т.к. права владения с 1983 года или получение прав в результате приватизации или купли-продажи должны подтверждаться в аспекте законности владения именно этим объектом. Наконец, все особенности появления акта государственной приемки здания в документальном или уже архивном фонде, его авторство, копийность или подлинность влияют на определение его ценности для организации. Во всяком случае, срок хранения подобных актов постоянный, т.к. даже в случае ликвидации организации комплекс документов о приемке зданий и сооружений фиксирует состав этих активов и помогает при их оценке.
В процессе экспертизы ценности документов о строительстве и приемке зданий в 1983 году можно было бы руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения, который использовали Госстрой СССР и подведомственные ему организации. Прошло много времени, и если вопрос о сроке хранения акта возник только сейчас и необходимо оформить ссылку на статью соответствующего перечня, то можно руководствоваться Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 03.12.1967), см. «!» в Таблице 1. По данному типовому перечню срок хранения актов приемки зданий и сооружений – постоянный для организаций – источников комплектования (ст. 637).
Сравните этот срок хранения со сроком по ст. 801 ныне действующего Перечня, которая также устанавливает постоянный срок хранения актов приема и передачи зданий и помещений, правда, современное наименование этой категории документов дано в более обобщающей формулировке.
Таблица 1. На документы каких годов какие перечни управленческих документов с указанием сроков хранения распространяются
Рекомендуем использовать также Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 28.03.1969. Могут быть использованы перечни научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы (версии 1987 г. и 1997 г.), в которых устанавливались сроки хранения документации в области капитального строительства. Срок хранения документа 1983 года на основании данных перечней может определяться по принципу аналогии вида и категории документа.
Но в любом случае срок хранения актов приемки зданий должен быть подтвержден экспертной комиссией вашей организации и зафиксирован в протоколе ее заседания.
