Каким способом разрешено уничтожать документы?

Вопрос
Помогите, пожалуйста, разобраться с вопросом уничтожения документов. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов от 2015 г. не закреплен способ уничтожения документов. Единственное, что отражено в Правилах, это то, что организация должна их уничтожать (утилизировать). Есть ли правовой документ, закрепляющий способы уничтожения документов (интересует шредирование, сжигание)? Будет ли нарушением экологического законодательства сжигание документов?
Отвечает

В нормативных правовых актах в области делопроизводства и архивного дела способы и методы уничтожения документов не устанавливаются.

Сама организация, особенно небольшая, самостоятельно практически не может реализовать ни один из общеизвестных методов уничтожения: механический (шредирование), термический (сжигание), закапывание, химический. Самыми распространенными в настоящее время являются механический (путем шредирования) и термический метод (сжигание). Для деятельности по сбору, транспортировке, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов требуется лицензия, а также специальное разрешение на выброс вредных – загрязняющих веществ в атмосферный воздух и т.п. Возникнет необходимость уплаты экологического сбора, платы налогов за негативное воздействие на окружающую среду. Кроме того, в этом случае организация подпадает под жесткие проверки со стороны территориальных органов Росприроднадзора, МЧС, а также инспекций и отделов экологического контроля.

В малых объемах шредировать свои документы организация может самостоятельно, но полупромышленный шредер уже производит столько резаной бумаги, что утилизация ее своими силами без соответствующей лицензии может стать проблемой.

Поэтому организации обычно обращаются за услугами в соответствующие компании, которые специализируются на утилизации документов или осуществляют более широкую лицензированную деятельность по сбору, использованию, обработке, обезвреживанию, транспортировке и размещению отходов, рассматривая документы как макулатуру, вторичное сырье.

Компании, предоставляющие услуги аутсорсингового хранения документов, как правило, в типовом договоре предусматривают и услугу их уничтожения. Кроме того, в аренду (лизинг) они предоставляют шредеры, которыми пользуется организация самостоятельно, а потом и услугу вывоза бумажных отходов.

Но документы, выделенные к уничтожению, организация может сдать на переработку как вторичное сырье, получив за них небольшую плату. В этом случае документы, как правило, вывозятся в соответствующую компанию (пункт), принимающую вторсырье, причем транспорт может быть предоставлен заготавливающей организацией. Далее в присутствии представителя вашей организации на промышленных шредерах измельчаются документы (даже папки, т.е. сформированные дела), перемешивают полученные обрезки, прессуют в блоки и грузят в контейнеры для отправки на переработку. Такой порядок утилизации с использованием промышленных шредеров является самым распространенным.

В настоящее время ответственность за организацию работы по обращению с твердыми коммунальными (муниципальными) и твердыми бытовыми отходами возлагается на создаваемые в субъектах РФ органы, которые являются соответствующими региональными операторами. Региональный оператор на своей территории контролирует всю деятельность по сбору, размещению и использованию отходов, и может дать справку, куда организация может обратиться за услугой утилизации документов. Контакты такого регионального оператора могут дать в администрации вашего города или района.

Метод сжигания, конечно, используется для уничтожения документов, но применяют его лишь компании, имеющие не только соответствующие разрешительные документы, но и оборудование (печи, поддерживающие температуру примерно 800 оС), а также договоры со специальными промышленными комбинатами по обезвреживанию и размещению опасных отходов, на которые вывозится зола и шлаки, представляющие собой диоксиды, диоксины и т.п. опасные зольные остатки.

А сжигание документов просто во дворе своего здания или где-то в загородной местности может повлечь, например, штраф на юридическое лицо от Росприроднадзора в размере до 250 тыс. рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток за несоблюдение экологических и санитарно-эпидемиологических требований при обращении с отходами производства и потребления, веществами, разрушающими озоновый слой (ст. 8.2 КоАП РФ) и нарушение правил охраны атмосферного воздуха (ст. 8.21 КоАП РФ), а также штрафы от территориальных органов МЧС России (ст. 20.4 КоАП РФ).

Связанный материал
Оформляем акты на уничтожение документов
№ 04 / 2017

См. статью «Оформляем акты на уничтожение документов» журнала № 4′ 2017

Связанный материал
Уничтожение документов: пошаговая инструкция
№ 05 / 2014

См. статью «Уничтожение документов: пошаговая инструкция» журнала № 5′ 2014

Связанный материал
Особенности составления акта о выделении к уничтожению научно-технической документации
№ 05 / 2014

См. статью «Особенности составления акта о выделении к уничтожению научно-технической документации» журнала № 5′ 2014

Связанный материал
Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы
№ 11 / 2017

См. статью «Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы» журнала № 11′ 2017

Связанный материал
Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы
№ 10 / 2017

См. статью «Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы» журнала № 10′ 2017

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы

Описаны основные цели уничтожения электронных документов / информации, а также соответствующие им способы уничтожения. Практика уже выявила проблемы этого процесса: сложной задачей является уничтожение всех экземпляров и копий электронных документов; уничтожение информации на мобильных и офисных устройствах, в т.ч. сообщений электронной почты; уничтожение информации внешними поставщиками услуг в случае, если используется аутсорсинг (например, в виде облачных технологий); методы надежного уничтожения информации и самих носителей; автоматизация определения сроков хранения документов в информационных системах (в т.ч. с учетом «двойного назначения» некоторых документов); задача выборочного уничтожения на носителях однократной записи, в базах данных и др. наболевшие темы. Не по каждой из них есть готовые решения, потому организации вынуждены «изобретать собственные велосипеды». Но хотя бы понимать существующие риски уже необходимо. Тогда мы будем знать, на что обращать внимание. В заключение сформулированы предложения по организации внутренней нормативной базы компании, регулирующей уничтожение электронных документов.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы

Ознакомившись с выборкой положений из нормативно-методической базы об уничтожении электронных документов и информации, вы сами увидите, как много «общих формулировок» и как мало конкретных рекомендаций, разработанных специально для электронных документов (а не просто опыта, перенесенного из бумажного делопроизводства). С одной стороны, в таком нормативном вакууме каждой организации приходится разбираться с этим вопросом самостоятельно («изобретая свой личный велосипед»). С другой стороны, это развязывает руки. Так давайте посмотрим на те немногие требования, которые нам необходимо будет соблюсти, и те алгоритмы работы и методы уничтожения, которые уже применяются.

Особенности составления акта о выделении к уничтожению научно-технической документации

Чем отличается акт о выделении к уничтожению научно-технических документов от аналогичного акта для управленческой документации? Какова логика его заполнения?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Уничтожение документов: пошаговая инструкция

Когда практик с многолетним опытом работы описывает процедуру уничтожения документов в виде алгоритма, она кажется гораздо проще. Вы поймете, как действовать. На какие документы обратить особое внимание при их отборе на уничтожение. Как оформить акт о выделении к уничтожению и как потом на нем шаг за шагом отобразить всю дальнейшую процедуру. Как оформить протокол экспертной комиссии. Какими документами зафиксировать факт физического уничтожения. Как потом хранить весь комплекс документации, подтверждающий соблюдение вами предписанной процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы

Описаны основные цели уничтожения электронных документов / информации, а также соответствующие им способы уничтожения. Практика уже выявила проблемы этого процесса: сложной задачей является уничтожение всех экземпляров и копий электронных документов; уничтожение информации на мобильных и офисных устройствах, в т.ч. сообщений электронной почты; уничтожение информации внешними поставщиками услуг в случае, если используется аутсорсинг (например, в виде облачных технологий); методы надежного уничтожения информации и самих носителей; автоматизация определения сроков хранения документов в информационных системах (в т.ч. с учетом «двойного назначения» некоторых документов); задача выборочного уничтожения на носителях однократной записи, в базах данных и др. наболевшие темы. Не по каждой из них есть готовые решения, потому организации вынуждены «изобретать собственные велосипеды». Но хотя бы понимать существующие риски уже необходимо. Тогда мы будем знать, на что обращать внимание. В заключение сформулированы предложения по организации внутренней нормативной базы компании, регулирующей уничтожение электронных документов.

Уничтожение электронных документов: анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы

Ознакомившись с выборкой положений из нормативно-методической базы об уничтожении электронных документов и информации, вы сами увидите, как много «общих формулировок» и как мало конкретных рекомендаций, разработанных специально для электронных документов (а не просто опыта, перенесенного из бумажного делопроизводства). С одной стороны, в таком нормативном вакууме каждой организации приходится разбираться с этим вопросом самостоятельно («изобретая свой личный велосипед»). С другой стороны, это развязывает руки. Так давайте посмотрим на те немногие требования, которые нам необходимо будет соблюсти, и те алгоритмы работы и методы уничтожения, которые уже применяются.