Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы

Описаны основные цели уничтожения электронных документов / информации, а также соответствующие им способы уничтожения. Практика уже выявила проблемы этого процесса: сложной задачей является уничтожение всех экземпляров и копий электронных документов; уничтожение информации на мобильных и офисных устройствах, в т.ч. сообщений электронной почты; уничтожение информации внешними поставщиками услуг в случае, если используется аутсорсинг (например, в виде облачных технологий); методы надежного уничтожения информации и самих носителей; автоматизация определения сроков хранения документов в информационных системах (в т.ч. с учетом «двойного назначения» некоторых документов); задача выборочного уничтожения на носителях однократной записи, в базах данных и др. наболевшие темы. Не по каждой из них есть готовые решения, потому организации вынуждены «изобретать собственные велосипеды». Но хотя бы понимать существующие риски уже необходимо. Тогда мы будем знать, на что обращать внимание. В заключение сформулированы предложения по организации внутренней нормативной базы компании, регулирующей уничтожение электронных документов.

Уничтожение документов и информации с истекшими сроками хранения является важным завершающим этапом их жизненного цикла. Правильно проводимое (в установленных законодательством рамках) уничтожение позволяет снизить правовые, финансовые и репутационные издержки и риски, а также способствует эффективной работе информационных и документационных систем.

Желательно, чтобы касающиеся уничтожения решения принимались в результате сопоставления ожидаемой отдачи, затрат и возможного ущерба. А риски могут быть связаны:

  • как с неоправданно ранним уничтожением документов (до истечения установленных сроков хранения либо тогда, когда они еще представляют ценность для организации);
  • так и с избыточно длительным их хранением (особенно это касается документов, содержащих персональные данные).

Эффективное уничтожение возможно только в случае хорошо отлаженной работы по инвентаризации информационных ресурсов, установлению и отслеживанию оптимальных сроков хранения.

В силу особенностей электронных документов их столь же трудно полностью и необратимо уничтожить, сколь трудно сохранять. В отношении электронных документов сложнее гарантировать полное и необратимое уничтожение всех экземпляров и копий, поэтому растет значение взаимодействия с IT и юридической службами организации.

При уничтожении документов / информации в информационных системах следует обратить внимание на уничтожение соответствующих резервных копий и избыточных метаданных. В случае информации, записанной на съемных носителях, предпочтительным является ее уничтожение вместе с носителями. Неразрушающую очистку носителей и их повторное использование следует допускать после тщательного анализа рисков, обычно только в пределах одного и того же подразделения.

В условиях правовой неопределенности и быстро меняющихся технологий организациям важно продемонстрировать свою добросовестность и принятие всех разумных мер, соответствующих существующей хорошей практике в стране и своей отрасли.

Цели и основные способы уничтожения электронных документов

Деятельность по уничтожению может проводиться в различных целях, основными из которых являются следующие:

  • ликвидация информации, дальнейшее существование которой создает для государства, организации и / или других заинтересованных сторон неоправданно высокие риски. В этом случае главной задачей является полная ликвидация собственно информации;
  • ликвидация информации с целью снижения расходов, связанных с ее хранением, и / или с целью повышения эффективности обрабатывающих информацию систем. В этом случае главной задачей является снижение расходов, высвобождение ресурсов и повышение эффективности, а полная ликвидация информации не является самоцелью;
  • ликвидация носителей информации, представляющих угрозу для жизни и здоровья людей. В этом случае главной задачей является устранение угрозы, связанной с носителями ввиду их биологического, химического, радиационного и т.д. загрязнения, а ликвидация информации становится побочным эффектом;
  • ликвидация информации, переданной во временное пользование другим сторонам в интересах защиты коммерческих интересов владельца информации;
  • ликвидация информации, ее носителей, оборудования и / или информационных систем ввиду утраты технической возможности для доступа и использования (например, вследствие износа, морального устаревания, утраты ключей шифрования и паролей; неподдающегося лечению заражения системы вирусом-вымогателем и т.п.).

В зависимости от целей можно выделить разновидности уничтожения:

  • максимально полное одновременное уничтожение определенных документов или информации во всех видах, на всех носителях и во всех системах (примером служит традиционное уничтожение документов по истечении установленных сроков хранения);
  • уничтожение документов или информации только в определенном (определенных) видах и сохранение их в иных видах (например, уничтожение бумажных оригиналов после их оцифровки);
  • уничтожение основного массива однотипной информации с сохранением определенной ее выборки, сделанной по тем или иным критериям (например, прием на архивное хранение репрезентативной выборки документов с уничтожением основной их массы);
  • выборочное уничтожение части содержащейся в документах или информационных ресурсах информации (примеры: цензурирование, обезличивание секретной информации или персональных данных);
  • полное уничтожение всей информации на определенных носителях или в определенных системах (в случаях, когда носители представляют угрозу для жизни человека; или же по тем или иным причинам полностью утрачена возможность доступа к информации).

При уничтожении документов, информационных объектов и ресурсов могут полностью или частично еще уничтожаться связанные с ними метаданные (реквизиты, регистрационные данные) и их связи с другими документами, индексы и научно-справочный аппарат.

Основными способами уничтожения информации являются:

  • физическое уничтожение носителей информации;
  • очистка / перезапись носителей информации;
  • действия, делающие информацию недоступной или непригодной для использования (разрушение каталогов и индексов, уничтожение ключей шифрования и т.п.).

Простая утилизация (продажа, передача в дар, выбрасывание и т.д.) - самый простой и самый небезопасный метод избавления от ставших ненужными носителей без какой-либо предварительной специальной обработки (в лучшем случае может быть проведено стирание файлов обычными средствами операционной системы). Этот метод может применяться только тогда, когда носители не содержали конфиденциальной информации, если есть полная уверенность в том, что раскрытие информации не приведет к ущербу для организации или других лиц.

Надежное стирание информации - в этом случае неразрушающая очистка носителей может проводиться как при помощи обычных программно-аппаратных средств, которые позволяют надежно уничтожить конфиденциальные документы и информацию в соответствии с существующими стандартами и хорошими практиками, так и при помощи специального оборудования и программных средств, с привлечением специально обученного персонала.

Наиболее распространенным вариантом является многократная перезапись информации. По мере того как совершенствуются и...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?