Top.Mail.Ru

Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы

Описаны основные цели уничтожения электронных документов / информации, а также соответствующие им способы уничтожения. Практика уже выявила проблемы этого процесса: сложной задачей является уничтожение всех экземпляров и копий электронных документов; уничтожение информации на мобильных и офисных устройствах, в т.ч. сообщений электронной почты; уничтожение информации внешними поставщиками услуг в случае, если используется аутсорсинг (например, в виде облачных технологий); методы надежного уничтожения информации и самих носителей; автоматизация определения сроков хранения документов в информационных системах (в т.ч. с учетом «двойного назначения» некоторых документов); задача выборочного уничтожения на носителях однократной записи, в базах данных и др. наболевшие темы. Не по каждой из них есть готовые решения, потому организации вынуждены «изобретать собственные велосипеды». Но хотя бы понимать существующие риски уже необходимо. Тогда мы будем знать, на что обращать внимание. В заключение сформулированы предложения по организации внутренней нормативной базы компании, регулирующей уничтожение электронных документов.

Уничтожение документов и информации с истекшими сроками хранения является важным завершающим этапом их жизненного цикла. Правильно проводимое (в установленных законодательством рамках) уничтожение позволяет снизить правовые, финансовые и репутационные издержки и риски, а также способствует эффективной работе информационных и документационных систем.

Желательно, чтобы касающиеся уничтожения решения принимались в результате сопоставления ожидаемой отдачи, затрат и возможного ущерба. А риски могут быть связаны:

  • как с неоправданно ранним уничтожением документов (до истечения установленных сроков хранения либо тогда, когда они еще представляют ценность для организации);
  • так и с избыточно длительным их хранением (особенно это касается документов, содержащих персональные данные).

Эффективное уничтожение возможно только в случае хорошо отлаженной работы по инвентаризации информационных ресурсов, установлению и отслеживанию оптимальных сроков хранения.

В силу особенностей электронных документов их столь же трудно полностью и необратимо уничтожить, сколь трудно сохранять. В отношении электронных документов сложнее гарантировать полное и необратимое уничтожение всех экземпляров и копий, поэтому растет значение взаимодействия с IT и юридической службами организации.

При уничтожении документов / информации в информационных системах следует обратить внимание на уничтожение соответствующих резервных копий и избыточных метаданных. В случае информации, записанной на съемных носителях, предпочтительным является ее уничтожение вместе с носителями. Неразрушающую очистку носителей и их повторное использование следует допускать после тщательного анализа рисков, обычно только в пределах одного и того же подразделения.

В условиях правовой неопределенности и быстро меняющихся технологий организациям важно продемонстрировать свою добросовестность и принятие всех разумных мер, соответствующих существующей хорошей практике в стране и своей отрасли.

Цели и основные способы уничтожения электронных документов

Деятельность по уничтожению может проводиться в различных целях, основными из которых являются следующие:

  • ликвидация информации, дальнейшее существование которой создает для государства, организации и / или других заинтересованных сторон неоправданно высокие риски. В этом случае главной задачей является полная ликвидация собственно информации;
  • ликвидация информации с целью снижения расходов, связанных с ее хранением, и / или с целью повышения эффективности обрабатывающих информацию систем. В этом случае главной задачей является снижение расходов, высвобождение ресурсов и повышение эффективности, а полная ликвидация информации не является самоцелью;
  • ликвидация носителей информации, представляющих угрозу для жизни и здоровья людей. В этом случае главной задачей является устранение угрозы, связанной с носителями ввиду их биологического, химического, радиационного и т.д. загрязнения, а ликвидация информации становится побочным эффектом;
  • ликвидация информации, переданной во временное пользование другим сторонам в интересах защиты коммерческих интересов владельца информации;
  • ликвидация информации, ее носителей, оборудования и / или информационных систем ввиду утраты технической возможности для доступа и использования (например, вследствие износа, морального устаревания, утраты ключей шифрования и паролей; неподдающегося лечению заражения системы вирусом-вымогателем и т.п.).

В зависимости от целей можно выделить разновидности уничтожения:

  • максимально полное одновременное уничтожение определенных документов или информации во всех видах, на всех носителях и во всех системах (примером служит традиционное уничтожение документов по истечении установленных сроков хранения);
  • уничтожение документов или информации только в определенном (определенных) видах и сохранение их в иных видах (например, уничтожение бумажных оригиналов после их оцифровки);
  • уничтожение основного массива однотипной информации с сохранением определенной ее выборки, сделанной по тем или иным критериям (например, прием на архивное хранение репрезентативной выборки документов с уничтожением основной их массы);
  • выборочное уничтожение части содержащейся в документах или информационных ресурсах информации (примеры: цензурирование, обезличивание секретной информации или персональных данных);
  • полное уничтожение всей информации на определенных носителях или в определенных системах (в случаях, когда носители представляют угрозу для жизни человека; или же по тем или иным причинам полностью утрачена возможность доступа к информации).

При уничтожении документов, информационных объектов и ресурсов могут полностью или частично еще уничтожаться связанные с ними метаданные (реквизиты, регистрационные данные) и их связи с другими документами, индексы и научно-справочный аппарат.

Основными способами уничтожения информации являются:

  • физическое уничтожение носителей информации;
  • очистка / перезапись носителей информации;
  • действия, делающие информацию недоступной или непригодной для использования (разрушение каталогов и индексов, уничтожение ключей шифрования и т.п.).

Простая утилизация (продажа, передача в дар, выбрасывание и т.д.) - самый простой и самый небезопасный метод избавления от ставших ненужными носителей без какой-либо предварительной специальной обработки (в лучшем случае может быть проведено стирание файлов обычными средствами операционной системы). Этот метод может применяться только тогда, когда носители не содержали конфиденциальной информации, если есть полная уверенность в том, что раскрытие информации не приведет к ущербу для организации или других лиц.

Надежное стирание информации - в этом случае неразрушающая очистка носителей может проводиться как при помощи обычных программно-аппаратных средств, которые позволяют надежно уничтожить конфиденциальные документы и информацию в соответствии с существующими стандартами и хорошими практиками, так и при помощи специального оборудования и программных средств, с привлечением специально обученного персонала.

Наиболее распространенным вариантом является многократная перезапись информации. По мере того как совершенствуются и...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Реестровая модель предоставления государственных и муниципальных услуг

Записи в госреестрах имеют большую юридическую силу, чем выписки из них, которые выдаются организациям и населению. Что похожего еще вошло в нашу жизнь в рамках цифровизации госуправления и какие удобства это дает. Принципы работы реестровой модели показали на примере сферы лицензирования: порядок действий и срок предоставления лицензии, форма и цена получения выписки.

Реформа применения электронных подписей... немного сбоит

Электронные подписи (ЭП) уже есть у большинства организаций. Что надо успеть сделать с ними до нового 2022 года. Как меняются планы на 2022 год в отношении электронных доверенностей, необходимых для применения электронных подписей физлиц в служебных целях.

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Электронные доверенности для использования электронных подписей

В России полным ходом идет реформа использования электронных подписей. Кто и где может получить квалифицированный сертификат электронной подписи (что было раньше и как будет дальше). Что происходит с основной массой удостоверяющих центров и выданными ими ключами ЭП (процесс идет в 3 этапа). Кто может подписывать документы организации квалифицированной ЭП без доверенности, и кому она нужна в силу закона. Какую технологию работы с этими доверенностями сейчас закладывают в разрабатываемые подзаконные акты. Как оформить доверенность уже сейчас, самостоятельно закрасив «белые пятна» регулирования. Как минимизировать использование квалифицированной ЭП, перейдя на простую или неквалифицированную подпись в доверенной среде. Как придать документу юридическую силу, если его потребуется выпустить во внешнюю среду.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).