Учетный порядковый номер – это просто номер по порядку, который фиксируется в учетных документах, т.е. номер внесенной записи.
В делопроизводстве мы порядковые номера записей о документах вносим во все виды журналов регистрации документов (журналы выдачи доверенностей, во внутренние описи документов дела, в описи дел, акты приема-передачи, инвентаризации, выделения документов к уничтожению и т.п. учетные документы). Графа для учетного порядкового номера часто обозначается «№ п/п», что означает «номер по порядку».
Учетный порядковый номер – достаточно универсальное понятие, которое применяется во многих сферах.
Регистрационный номер – реквизит документа, который является результатом выполнения делопроизводственной операции «регистрация». Термин «регистрационный номер» используется в предметных областях «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами». В нашем профильном терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплены следующие определения:
В терминологическом словаре «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) определение, данное в ГОСТ Р 7.0.8-2013, повторяется, но к нему даются синонимы:
С учетом того, что регистрация документов должна осуществляться в пределах документопотоков, регистрационный номер документа обычно не совпадает с его учетным порядковым номером, т.к.:
Такой идентификатор обычно отделяется от порядкового номера документа внутри потока косой чертой и мы можем получить, например, такие регистрационные номера документов:
Для лучшего понимания еще посмотрите Пример с Журналом регистрации приказов по основной деятельности. Такой Журнал обычно ведется как «переходящий» документ несколько лет, пока не закончится. А регистрация документов осуществляется в валовом порядке в пределах каждого календарного года. В конце календарного года 31 декабря (или ранее – в последний рабочий день года) руководитель службы делопроизводства оформляет в Журнале итоговую заверительную надпись, ее не нумеруют. А в следующем году нумерацию регистрируемых приказов начинают заново с первого номера. При этом учетные порядковые номера в Журнале (в графе «№ п/п») продолжаются в валовом порядке на протяжении всех лет, пока ведется этот Журнал.
В связи с внедрением информационных технологий широко распространяется понятие «уникальный идентификационный номер» – это идентификатор информационного объекта в информационной системе, в базе данных и т.п. Применяется этот термин в обработке больших массивов информации и может относиться как к записи, так и к документу как самостоятельным информационным объектам в системе. Уникальные идентификационные номера присваиваются в базовых государственных информационных ресурсах организациям, физическим лицам, контрактам, партиям товаров и т.п. В СЭД регистрационные карточки и электронные проекты, документы-оригиналы и копии системно получают сначала уникальные идентификационные номера, а потом только документам присваиваются собственно регистрационные номера в пределах соответствующих документопотоков. Все правила и процессы идентификации обычно регламентируются положениями о соответствующей информационной системе (ресурсе, базе данных, регистре и т.п.).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
