Предположим, что речь идет о взаимодействии с головной организацией по вопросам управления документами. Возможно, это касается контроля за исполнением документов, который является самым актуальным.
В рамках служебно-товарищеского стиля коммуникаций ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обратиться в службу делопроизводства в головном офисе с помощью:
- служебной записки (строго официальный характер), или
- электронного сообщения (менее официальный характер), или
- по телефону (еще менее официальный, но служебный разговор).
Текст необходимо сформулировать в форме вопроса, напоминания, обсуждения, просьбы о разъяснении или предложения по улучшению взаимодействия, технологии выполнения работ, краткого отчета по контролируемому вопросу и т.п.
Пример
Если сотрудник-контролер головной организации не снял с контроля документ или поручение даже при получении своевременного отчета филиала, то сотрудник филиала имеет право в форме электронного сообщения или по телефону напомнить ему, что отчет филиалом был представлен вовремя. Служебно-товарищеское взаимодействие может строиться «на равных».
Ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обращаться письменно непосредственно к руководителю службы делопроизводства головной организации в рамках своего функционального подчинения или к сотруднику данной службы, в чьей зоне ответственности находится соответствующая функция. Взаимодействие приобретает более официальный характер и может строиться «по вертикали» по отношению к вышестоящему по данной функции сотруднику.
Если же в вопросе речь действительно идет о должностном лице головной организации, то руководителю филиала в форме служебной записки или при личной встрече придется разъяснить спорную или критичную ситуацию вышестоящему руководителю данного должностного лица. Ведь именно его вышестоящий руководитель в головной организации может дать ему указания по вопросу взаимодействия с конкретным филиалом или всеми филиалами, если вопрос имеет общекорпоративное значение.
Конечно, все зависит от корпоративной культуры организации, от того, как построена система административно-функционального подчинения. Данные аспекты обычно находятся в компетенции заместителя руководителя по организационному развитию. В крайнем случае, руководитель филиала может обращаться к нему по всем вопросам организации взаимодействия.
