Вопрос
В случае необходимости как дать указание сотруднику, занимающему должность в основном офисе (в головной организации)? У нас филиал. Как это сделать корректно?
Отвечает

Предположим, что речь идет о взаимодействии с головной организацией по вопросам управления документами. Возможно, это касается контроля за исполнением документов, который является самым актуальным.

В рамках служебно-товарищеского стиля коммуникаций ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обратиться в службу делопроизводства в головном офисе с помощью:

  • служебной записки (строго официальный характер), или
  • электронного сообщения (менее официальный характер), или
  • по телефону (еще менее официальный, но служебный разговор).

Текст необходимо сформулировать в форме вопроса, напоминания, обсуждения, просьбы о разъяснении или предложения по улучшению взаимодействия, технологии выполнения работ, краткого отчета по контролируемому вопросу и т.п.

Пример

Если сотрудник-контролер головной организации не снял с контроля документ или поручение даже при получении своевременного отчета филиала, то сотрудник филиала имеет право в форме электронного сообщения или по телефону напомнить ему, что отчет филиалом был представлен вовремя. Служебно-товарищеское взаимодействие может строиться «на равных».

Ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обращаться письменно непосредственно к руководителю службы делопроизводства головной организации в рамках своего функционального подчинения или к сотруднику данной службы, в чьей зоне ответственности находится соответствующая функция. Взаимодействие приобретает более официальный характер и может строиться «по вертикали» по отношению к вышестоящему по данной функции сотруднику.

Если же в вопросе речь действительно идет о должностном лице головной организации, то руководителю филиала в форме служебной записки или при личной встрече придется разъяснить спорную или критичную ситуацию вышестоящему руководителю данного должностного лица. Ведь именно его вышестоящий руководитель в головной организации может дать ему указания по вопросу взаимодействия с конкретным филиалом или всеми филиалами, если вопрос имеет общекорпоративное значение.

Конечно, все зависит от корпоративной культуры организации, от того, как построена система административно-функционального подчинения. Данные аспекты обычно находятся в компетенции заместителя руководителя по организационному развитию. В крайнем случае, руководитель филиала может обращаться к нему по всем вопросам организации взаимодействия.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если приказ на бланке с указанием филиала, то как его упоминать в тексте?

На официальном бланке приказа/распоряжения, в левом верхнем углу указано полное наименование головной организации и ниже – нашего Филиала с указанием города. При оформлении на таком бланке в тексте приказа можно ли вместо полного наименования филиала писать просто «Филиал»? Ведь по официальному бланку и подписанту итак понятно, что за Филиал имеется в виду. Или все-таки в начале следует указывать полное наименование, а в скобках писать «(далее – Филиал)»?

Какие описи объединенного архива согласовываются с экспертной комиссией организации? Всего 20 источников комплектования

В организации имеется объединенный архив. Какие описи архива согласовываются с экспертной комиссией организации? Всего 20 источников комплектования, в них входит 19 учреждений и управление.

Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.

Можно ли из документов обособленных подразделений и филиалов формировать отдельные архивные фонды?

Составляем список фондов. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, нет конкретного описания, что считать фондом. Правильно ли будет выделить документы филиалов в отдельные фонды, так как филиал – это самостоятельная структура, которая отвечает за сохранность своего документального фонда? И можно ли выделить документы обособленных структурных подразделений в отдельные фонды в связи с тем, что они территориально удалены от центрального офиса и также осуществляют самостоятельное хранение документов?

Если приказ на бланке с указанием филиала, то как его упоминать в тексте?

На официальном бланке приказа/распоряжения, в левом верхнем углу указано полное наименование головной организации и ниже – нашего Филиала с указанием города. При оформлении на таком бланке в тексте приказа можно ли вместо полного наименования филиала писать просто «Филиал»? Ведь по официальному бланку и подписанту итак понятно, что за Филиал имеется в виду. Или все-таки в начале следует указывать полное наименование, а в скобках писать «(далее – Филиал)»?

Как составить сводные учетные сведения об архивном фонде организации, который хранится децентрализованно

По окончании года мы стараемся подвести его итоги. В этой статье практик рассказывает об опыте крупного производственного предприятия по организации централизованного учета архивного фонда, который хранится децентрализованно: в двух специализированных архивах, еще в некоторых структурных подразделениях без их передачи в архив (внутри головного офиса) и филиалами. Вы узнаете: как организации регламентировать подобную конструкцию и что считать архивными документами юрлица, какие учетные документы надо вести всем этим подразделениям и как можно ежегодно собирать с них информацию о накопившихся архивных документах.

Как руководителю грамотно давать негативную обратную связь

Руководство людьми включает усилия по исправлению их недостатков. И надо уметь при этом добиваться нужного вам результата, не разрушая рабочие отношения и не приумножая себе врагов. Для этого надо овладеть приемами конструктивной критики: рассказываем о 10 золотых правилах и 10 самых распространенных ошибках, еще разбираем 2 частных случая (проблемы с дисциплиной и беседа при увольнении). Как правильно принимать негативную обратную связь, вам тоже подскажем.

Построение блок-схем «на пальцах»

Узнаете, какие фигуры для обозначения чего используются в блок-схемах (дан базовый состав). На наглядных примерах показан алгоритм создания простых блок-схем в двух удобных и при этом доступных системах: в программе Visio, которая входит в пакет Microsoft Office, и в онлайн-режиме на бесплатном англоязычном сайте draw.io. Автор объясняет, чем удобны эти варианты в отличие от MS Word и MS Power Point, в которых, кстати, тоже можно создавать блок-схемы.