Вопрос
В случае необходимости как дать указание сотруднику, занимающему должность в основном офисе (в головной организации)? У нас филиал. Как это сделать корректно?
Отвечает

Предположим, что речь идет о взаимодействии с головной организацией по вопросам управления документами. Возможно, это касается контроля за исполнением документов, который является самым актуальным.

В рамках служебно-товарищеского стиля коммуникаций ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обратиться в службу делопроизводства в головном офисе с помощью:

  • служебной записки (строго официальный характер), или
  • электронного сообщения (менее официальный характер), или
  • по телефону (еще менее официальный, но служебный разговор).

Текст необходимо сформулировать в форме вопроса, напоминания, обсуждения, просьбы о разъяснении или предложения по улучшению взаимодействия, технологии выполнения работ, краткого отчета по контролируемому вопросу и т.п.

Пример

Если сотрудник-контролер головной организации не снял с контроля документ или поручение даже при получении своевременного отчета филиала, то сотрудник филиала имеет право в форме электронного сообщения или по телефону напомнить ему, что отчет филиалом был представлен вовремя. Служебно-товарищеское взаимодействие может строиться «на равных».

Ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обращаться письменно непосредственно к руководителю службы делопроизводства головной организации в рамках своего функционального подчинения или к сотруднику данной службы, в чьей зоне ответственности находится соответствующая функция. Взаимодействие приобретает более официальный характер и может строиться «по вертикали» по отношению к вышестоящему по данной функции сотруднику.

Если же в вопросе речь действительно идет о должностном лице головной организации, то руководителю филиала в форме служебной записки или при личной встрече придется разъяснить спорную или критичную ситуацию вышестоящему руководителю данного должностного лица. Ведь именно его вышестоящий руководитель в головной организации может дать ему указания по вопросу взаимодействия с конкретным филиалом или всеми филиалами, если вопрос имеет общекорпоративное значение.

Конечно, все зависит от корпоративной культуры организации, от того, как построена система административно-функционального подчинения. Данные аспекты обычно находятся в компетенции заместителя руководителя по организационному развитию. В крайнем случае, руководитель филиала может обращаться к нему по всем вопросам организации взаимодействия.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Если приказ на бланке с указанием филиала, то как его упоминать в тексте?

На официальном бланке приказа/распоряжения, в левом верхнем углу указано полное наименование головной организации и ниже – нашего Филиала с указанием города. При оформлении на таком бланке в тексте приказа можно ли вместо полного наименования филиала писать просто «Филиал»? Ведь по официальному бланку и подписанту итак понятно, что за Филиал имеется в виду. Или все-таки в начале следует указывать полное наименование, а в скобках писать «(далее – Филиал)»?

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Если приказ на бланке с указанием филиала, то как его упоминать в тексте?

На официальном бланке приказа/распоряжения, в левом верхнем углу указано полное наименование головной организации и ниже – нашего Филиала с указанием города. При оформлении на таком бланке в тексте приказа можно ли вместо полного наименования филиала писать просто «Филиал»? Ведь по официальному бланку и подписанту итак понятно, что за Филиал имеется в виду. Или все-таки в начале следует указывать полное наименование, а в скобках писать «(далее – Филиал)»?

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Как руководителю грамотно давать негативную обратную связь

Руководство людьми включает усилия по исправлению их недостатков. И надо уметь при этом добиваться нужного вам результата, не разрушая рабочие отношения и не приумножая себе врагов. Для этого надо овладеть приемами конструктивной критики: рассказываем о 10 золотых правилах и 10 самых распространенных ошибках, еще разбираем 2 частных случая (проблемы с дисциплиной и беседа при увольнении). Как правильно принимать негативную обратную связь, вам тоже подскажем.